Pratiques exemplaires sont vitales pour les petites entreprises

Les grandes entreprises comptent depuis longtemps sur ce qu'on appelle des «pratiques exemplaires». Toutes les initiatives connexes telles que ISO 2000 et Six Sigma a commencé dans l'environnement des grandes entreprises. En réalité, cependant, les petites entreprises peuvent avoir besoin les meilleures pratiques plus et peut répondre à leur disparition en l'absence d'entre eux. Cela est particulièrement vrai dans les principales catégories de la gestion financière, technologies de l'information (IT) des systèmes de gestion, ressources humaines, le marketing et la gestion des risques. Comprendre l'intention des meilleures pratiques et les principes de base à respecter au sein de ces catégories et sur une base opérationnelle globale est indispensable.

Qu'est-ce qu'une meilleure pratique?

En termes simples, une meilleure pratique est une politique et / ou de la procédure qui améliore un processus métier ou d'une zone opérationnelle. Il est accompagné d'étalonnage pour assurer que la pratique est suivie et atteint son objectif prévu.

Les meilleures pratiques sont conçues pour atteindre un ou plusieurs des objectifs suivants:

- Amélioration de la précision et éviter les erreurs
- Augmenter les performances et la productivité
- Réduire les coûts

Où sont les meilleures pratiques à partir de?

Pour les petites entreprises, elles sont souvent empruntées à des entreprises plus grandes ou des concurrents. Contrairement aux grandes entreprises avec les ministères de contrôle de qualité pour lesquels une initiative meilleure pratique serait d'une mission naturelle, les petites entreprises doivent souvent exercer leurs comités de direction et du personnel clé dans les domaines de la finance, marketing / ventes, service à la clientèle et l'informatique. Ces personnes ont généralement une assiette pleine déjà et peut-être pas le temps de concevoir des idées nouvelles, en particulier lorsque les meilleures pratiques peuvent être empruntés à d'autres organisations.

Pour commencer, une zone à la fois.

Alors, où une petite entreprise commence à développer ses meilleures pratiques? Un bon endroit est à son association de l'industrie. Souvent, une partie de la valeur ajoutée d'une association fournit à ses membres l'étude de marché, résultats de l'enquête, des livres blancs et rapports spéciaux qui prennent le pouls de membres de l'industrie. De nombreuses organisations toile de leurs membres au sujet des améliorations opérationnelles. En outre, les réseaux directs et conversations avec des collègues de l'industrie peut être très utile dans l'identification des problèmes et des solutions communes qui peuvent avoir travaillé pour une autre société. conseillers de confiance d'une entreprise et des consultants extérieurs dans les domaines de la comptabilité, droit, assurances et gestion des risques, ressources humaines, informatique et du marketing peuvent aussi apporter une multitude de bonnes idées qui peuvent évoluer vers les meilleures pratiques. Enfin, un chef de la direction des petites entreprises devraient se tourner vers ses employés pour suggestions et mener ses propre étude de marché sur les meilleures pratiques recommandées par neutre petits groupes de défense des entreprises comme la Fédération nationale des entreprises indépendantes, la Small Business Administration, SCORE et Small Business Development Centers .

Pour commencer un programme de meilleures pratiques, prendre une zone d'opérations à la fois. Considérons d'abord les éléments qui peuvent être améliorés, de déterminer comment, puis élaborer des politiques et procédures pertinentes pour faciliter le processus commerciaux améliorés.

L'analyse comparative est clé.

Créer une métrique permettant de mesurer les résultats de l'amélioration des pratiques. Cet étalonnage doit être effectué sur une base mensuelle une base trimestrielle. Une fois les meilleures pratiques ont été déterminées et mises en œuvre dans un domaine, l'avance à la zone suivante et ainsi de suite jusqu'à ce que toutes les activités de base ont subi une cure de jouvence des meilleures pratiques.

Rappelez-vous, les meilleures pratiques d'aujourd'hui ne peuvent pas être demain. En plus de l'analyse comparative mensuelle et trimestrielle, d'évaluer toutes les pratiques sur une base annuelle afin de s'assurer qu'ils demeurent la "meilleure pratique" pour cette zone ou envisager d'adopter de nouvelles idées ou technologies afin de maintenir une efficacité maximale, la productivité et la rentabilité.

Zone de meilleures pratiques de base.

Pour commencer sur une initiative de meilleures pratiques, examiner ces domaines clés suivants des mesures de base recommandées par des groupes du secteur et des consultants expérimentés:

Gestion financière

- Trouver un Certified Public Accountant l'expérience du financement des petites entreprises et de fiscalité. Cette personne pourrait être un comptable extérieur ou de contrôleur de l'entreprise. Le rôle du comptable portera sur la conformité fiscale, préparation des états financiers, états des flux de trésorerie et des prévisions, des analyses de rentabilité et d'aider à la planification financière le tout conformément aux procédures de comptabilité générale (GAP).

- Envisager d'embaucher un comptable pour superviser les comptes créditeurs, comptes débiteurs, des processus bancaires et les états financiers.

- Achat d'un programme de gestion financière de logiciels pour automatiser la gestion des livres, les opérations comptables et les états financiers.

- Mettre en place des contrôles financiers pour s'assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées et que les registres sont tenus avec exactitude. Ces contrôles devraient couvrir toutes les activités financières de l'établissement d'un plan comptable pour les entrées de chèques, paiement de factures, recouvrement des créances et des audits financiers.

- Créer des budgets spécifiques pour: les opérations, projets spéciaux et les besoins d'urgence.

Technologies de l'information

- Établir une relation fiable avec un prestataire de services informatiques pour la maintenance du système et un suivi régulier pour éviter les arrêts inutiles.

- Appliquer les pratiques courantes de gestion de réseau et, si possible, appliquer un logiciel normalisé qui facilitera mises à jour, correctifs et plus facilement donner accès à un soutien en cas de besoin.

- Instituer un déploiement de logiciels et de stratégie d'audit pour suivre les licences, les nouvelles versions et mises à niveau, et d'éviter passifs violation de copyright.

- La sauvegarde des données sur une base régulière et / ou envisager d'avoir un centre de ressources de données à cet effet.

- Prendre toutes les mesures disponibles pour sécuriser le réseau (par exemple, optimiser les configurations de sécurité du système, établir et tenir à jour un logiciel antivirus, protection par mot de l'institut et limité des politiques d'accès site web, configuration à optimiser la sécurité du système, chiffrer les données sensibles, de prévenir les périphériques non autorisés et contrôler l'installation et la suppression des logiciels, etc.)

- Développer une reprise après sinistre / plan de continuité des affaires.

Gestion des risques d'assurance &

- Avec l'aide d'un spécialiste de l'assurance, identifier tous les risques de l'entreprise (c.-à-, les pertes liées à la propriété, l'interruption d'activité, le passif ou l'employé public, personnes clés, les blessures des employés, des automobiles, et les activités criminelles) et l'assurance liée qui couvre ces risques (par exemple, d'assurances multirisques, aux pratiques d'emploi la responsabilité, responsabilité professionnelle, l'interruption d'activité, etc.)

- Mettre en place un programme de gestion des risques qui englobe vos risques divers, l'utilisation de l'assurance pour couvrir ces risques et les politiques / procédures visant à minimiser ou éviter ces risques.

- Éviter les activités qui présentent des risques (par exemple, pourrait entraîner des blessures aux employés ou des clients, pourrait poser des risques de tiers tels que l'utilisation de personnes non assurées ou sous assurés sous-traitants, etc.)

- Minimiser les risques par la mise en œuvre des procédures de gestion des risques (par exemple, l'installation de l'état de la fumée à la fine pointe et des systèmes de détection d'incendie, systèmes de gicleurs automatiques, systèmes de sécurité et de lumières, des zones fermé qui contient des objets de valeur, etc.)

- Assurance achats qui transfère les risques et responsabilités liés à une autre partie (par exemple, la compagnie d'assurance, un autre titulaire de cette politique en tant que fournisseur ou un sous-traitant).

- Maintenir l'assurance où la loi l'exige, comme l'indemnisation des travailleurs et l'assurance automobile.

- S'appuyer sur les fournisseurs d'assurance qui offrent des politiques visant à répondre aux besoins du marché des petites entreprises en plus de réclamer la gestion, le contrôle des pertes et des services d'inspection.

Ressources humaines

- Créer de travail qui démontre que la gestion des valeurs à ses employés, reconnaît l'importance de l'équilibre travail-vie personnelle, a adopté des politiques favorables à la famille, et s'efforce de maintenir des employés satisfaits.

- Avoir une politique de portes ouvertes où les employés ont accès à des cadres supérieurs et peuvent partager leurs points de vue concernant les politiques, procédures, défis et préoccupations.

- Incitatifs pour les employés offre et de récompenses pour des performances solides et l'amélioration des performances.

- Évaluer la performance des employés sur une base régulière et de la rétroaction partager avec l'employé dans un esprit constructif, de façon non conflictuelle.

- Assurer la formation des employés, la formation continue et des programmes de mentorat qui facilitent employés croissance, le développement et l'avancement professionnel.

- L'équipe de commanditaire des capacités et des événements comme la camaraderie, renforcement des pique-niques société et des retraites et des voyages hors site pour améliorer la communication sur une base inter-départements et à tous les niveaux du personnel.

- Travailler en étroite collaboration avec un avocat en droit du travail pour assurer le plein respect de toutes les lois du travail.

Marketing

- Réaliser un audit de tous vos documents de marketing existants, de papeterie et cartes professionnelles à des brochures, flyers, site internet, publicités, stand de foire commerciale et la signalisation.

- Évaluer tous les documents de marketing en fonction de critères clés: t-il communiquer notre marque actuelle? Est-il efficace du marché à notre marché cible (s) / clients? T-il champion de nos forces et ce qui différencie notre organisation de ses concurrents? Collectivement, faire notre matériaux présentent une marque unifiée, l'identité d'entreprise et le message?

- Établir un budget marketing annuel de la prise en compte d'abord les frais de commercialisation à partir de matériaux comme indiqué ci-dessus pour le personnel, les listes d'exposition des salons professionnels et Voyage coûts, les frais d'adhésion syndicale, de diffusion, études de marché et toute retenue versés à des consultants en marketing. Passez en revue ces coûts dans le contexte des ventes annuelles et les recettes nettes de projet, un budget marketing réaliste.

- Avec le soutien d'un professionnel du marketing (s), élaborer un plan marketing qui s'appuie sur un marketing mix, y compris l'utilisation d'Internet à bas coûts de marketing et de relations publiques (c'est-à-communiqués de nouvelles gratuit et dispose dans les publications nouvelles, des affaires et du commerce, des allocutions , etc), la publicité traditionnelle et le publipostage, ainsi que des améliorations telles que le site Search Engine Optimization.

Le rôle de la DRE sur les meilleures pratiques

Une ressource de nombreuses petites entreprises à trouver indispensable pour les aider à se conformer aux meilleures pratiques dans divers domaines des opérations, en particulier les ressources humaines et la conformité réglementaire, est un professionnel de l'employeur Organisation (PEO). Le PEO, siégeant en tant que co-employeur aux salariés de ses clients, offre une gamme complète de ressources humaines, notamment: gestion de la paie et l'impôt, des avantages sociaux conception et l'administration, la conformité réglementaire et les services aux employés à valeur ajoutée.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Best-Practices-Are-Vital-For-Small-Businesses&id=3526496