Gestion de documents peut économiser de l'argent non lucratif

Peut-être aucune autre industrie a été durement touchée par l'économie que sans but lucratif. Ils obtiennent un coup double: plus de clients, moins d'argent. Ce n'est pas souvent que l'ajout d'un nouveau processus sera la baisse des charges. Mais l'exception est le nouveau buzz - gestion des documents.

Dans sa définition la plus simple, la gestion des documents est le processus de gestion des documents et autres formes d'information tels que des images de la création de stockage au partage. Il comporte également l'indexation, stockage et récupération de documents dans une méthode organisée.

À but non lucratif face à tant de paperasse. applications des bénévoles. données relatives au donneur. Dossiers des employés. dossiers d'impôt. Gestion de documents payer pour lui-même par une meilleure organisation, la réduction de stockage et une conformité accrue et la sécurité des documents.

Augmentation de l'organisation des fichiers et la productivité du personnel.

Un des plus grands coûts cachés qui font face à but non lucratif est le temps qu'il faut pour travailler avec des dossiers papier. Avec un système de gestion de documents, vous pouvez économiser de l'argent dans votre bureau avec:

temps de récupération améliorée - obtenir du papier provenant du stockage ou une archive est généralement plus lent que la récupération électronique de la documentation. Prenons un exemple: Il faut un employé de 20 $ l'heure à cinq minutes de marche d'une salle des dossiers, recherchez un fichier, agir sur lui, re-déposer, et le retour à son bureau. A seulement quatre dossiers par jour, soit plus de 86 heures par an consacrées dépôt - environ 1.700 $ en salaires. A dix fichiers par jour, que des roquettes jusqu'à 216 heures par an - plus de cinq semaines, ou 4.300 $ - et ce n'est que pour un employé. Un système de gestion de documents permet aux utilisateurs de tirer vers le haut documents en quelques secondes sans jamais quitter leur bureau, ce qui élimine conversations «refroidisseur d'eau« ceux qui ont tendance à prolonger les tâches.

Amélioration de la productivité du personnel - moins de temps passé à rechercher des documents ou d'essayer de trouver la version actuelle d'un document. les cycles de révision et d'approbation plus rapide document, en particulier lorsque plusieurs réviseurs et les approbateurs sont impliqués dans le processus d'affaires, sont aussi des avantages. les appels de service à la clientèle sont traitées avec plus de rapidité et de précision avec un accès immédiat à l'information. En réduisant le temps de traitement des organisations peut augmenter le volume des transactions et des recettes.

«Notre gestion de document nous donne un accès rapide aux documents signés - affidavits bénévoles, entrevues, vérification des références, de la jeunesse applications Exchange, héberger des applications de la famille, passeports, papiers d'assurance et plus», a expliqué Michael Cloutier, président directeur de la jeunesse pour les États d'échange d'étudiants ( Wessex), une organisation à but non lucratif composé de 24 districts du Rotary International.

Amélioration de l'organisation - systèmes de gestion de documents aussi éliminer le "document perdu" coût - le temps qu'il faut pour recréer un document qui a été détruit ou égaré. Certains fournisseurs d'estimer le coût de remplacement de chaque document perdu à 250 $.

Réduction des besoins de stockage.

En plus de l'organisation et la productivité, le coût physique de dépôt et le stockage des documents papier se développe au fil du temps que des classeurs de bureau consomment de l'espace de plus en plus précieux et les frais d'entreposage hors site s'additionnent.

Les économies supplémentaires proviennent de l'espace dans votre organisation qui peut être libéré en éliminant la plupart des dossiers papier. Avec des coûts de l'immobilier à 15 $ à 50 $ ou plus par pied carré dans plusieurs grandes villes, la conversion de salles dossiers dans l'espace de bureau utilisable peut économiser des sommes considérables d'argent. Dans d'autres cas, vous pourriez être en mesure d'éliminer les coûts de stockage pendant des années de vieux disques.

De nombreux organismes sans but lucratif ont été en mesure d'ajouter du personnel ou des services dans l'espace précédemment occupé par des classeurs.

Diminution de la quantité de matériel et de fournitures de bureau nécessaires.

systèmes de gestion de documents peuvent vous faire économiser de l'argent sur le papier, l'imprimante et les coûts de toner. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'imprimer des documents papier en version électronique sont disponibles pour utilisation ou la réutilisation. Il est également possible d'éliminer les machines de fax, puisque les documents peuvent être envoyés par courriel dès la sortie de la plupart des systèmes de gestion de documents.

Toucher sur le respect ...

Ajout de la gestion des documents peuvent également créer des économies potentielles. À la suite de la gestion de leurs informations de manière plus efficace, à but non lucratif peut être plus à venir avec leurs documents d'affaires pour aider à la conformité réglementaire. Cela réduit le risque des amendes éventuelles et les sanctions en cas de vérification ou de poursuite.

Et le stockage redondant hors site assure la continuité des activités devrait organisation de votre expérience tout type de stockage de données en cas de catastrophe. Tous les documents qui ont été ajoutées à votre système de gestion de document (tant qu'elle est basée sur le Web) sera là si votre bureau subit une catastrophe naturelle ou d'origine humaine.

"Nous avons plusieurs clients à la Nouvelle Orléans qui avait des bureaux qui ont été durement touchés par l'ouragan Katrina», a expliqué Leslie Haywood, directeur général de eBridge Solutions, un système de document basé sur le Web de gestion basée à Tampa, en Floride. "Les dossiers qu'ils avaient balayé dans notre système de gestion de documents ont survécu. Tout le reste, y compris les fichiers électroniques sur leurs disques durs des ordinateurs, a été perdu."

L'élimination des coûts d'approvisionnement en papier, en augmentant l'efficacité et la réduction des avantages que toute entreprise peut utiliser aujourd'hui. Devenir plus souple et la construction d'un back-up ensemble de documents sont les avantages cachés qui pourraient porter leurs fruits à l'avenir devraient vérifier la grève en cas de catastrophe ou. Comme les entreprises partout dans le monde chercher des façons de faire plus avec moins, de nombreux organismes sans but lucratif se rendent compte que la gestion des documents peut effectivement économiser de l'argent.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Management-Can-Actually-Save-Non-Profits-Money&id=4677127