Conseils pratiques d'organisation des directeurs d'association gagnante

Que vous avez travaillé dans la gestion d'association pour les années ou débutant, il est sûr de dire que les cadres sont occupés association cherche toujours des moyens simples et pratiques pour mieux gérer les demandes des membres et employés, et de l'équilibre de carrière avec la famille et de leurs vies personnelles.

En âge de l'électronique d'aujourd'hui, il peut sembler que les conseils suivants sont dépassés, mais des outils concrets pour rester organisé ne se démodent pas, surtout quand vous n'avez pas une connexion Internet, il n'y a pas de temps à démarrer votre ordinateur portable , ou vous avez quitté votre iPad dans votre mallette d'autres. Compte tenu de l'imprévisible, l'exécutif de l'association gagnante en faire une pratique d'intégrer les cinq conseils dans la gestion de leur section locale, région, ou d'une association nationale.

Astuce # 1: Réunir un trois-Ring "Bible" Donc, vous êtes toujours dans le savoir

Cette bible est une compilation des informations vitales de votre association. Il est conçu pour vous faire gagner du temps, assurez-vous regardez bien, et à vous organiser. C'est aussi un outil de sauvegarde grande dans le cas d'un ordinateur vers le bas ou perdus ou endommagés PDA ou tout autre dispositif électronique portable.

Pour créer votre bible, vous aurez besoin d'une magnifique reliure à trois anneaux que vous serez un transport confortable dans les réunions et conférences, l'une qui convient à vos besoins exacts. Considérons un ou un et demi-organisateur de pouce à trois anneaux avec des poignées.

Ensuite, vous aurez besoin d'un ensemble de séparateurs supplémentaires large avec huit pattes, et de préférence ceux qui sont protecteurs de feuilles ainsi. Ceux-ci permettent l'utilisation du recto et du verso des diviseurs d'accès aux documents bien référencé rapidement.

Enfin, l'étiquette de vos onglets et de recueillir vos documents en utilisant la liste suivante des démarreurs idée. En fonction de vos besoins organisationnels, envisager d'insérer le premier et deuxième documents listés dans l'onglet Feuille protectrice.

Tab 1 - Points de contact (POC)
· Liste des membres du Conseil les informations de contact
· Liste des présidents des commissions et des dirigeants Groupe de travail
Des représentants d'Etat ·
· Porte carte de visite
· A-Z répertoire interne du téléphone

Tab 2 - Calendrier
· Master calendrier de votre Chapitre / événements de la région »
· Master calendrier des manifestations des organisations nationales
· Calendriers Autres ou une liste de dates limites utile à votre organisation

Tab 3 - Finances
Graphique · des comptes
· Planches de l'information financière pertinente telles que les numéros d'identification fiscale, l'année et l'état de la constitution, des renseignements bancaires et les contacts (numéros de compte, mais jamais complète et / ou mot de passe.)
· Perte courante & exercice, le bénéfice et / ou des bilans
· P&L de fin d'année pour les dernières années

Tab 4 - Adhésion
· Numéros membres actuels par type
· Numéros de base de données actuelle à des fins de diffusion et de courrier électronique
Les critères d'adhésion · et application
· Info sur l'adhésion de processus
· Toute documents pertinents utiles pour répondre à la question «qui devrait adhérer à cette organisation?"

Services aux membres et avantages - Onglet 5
· l'information des avantages d'adhésion, brochures, flyers
· Courant Newsletter (copie du électroniques au besoin)
· Toute autre information pertinente nécessaire pour répondre à la question "qu'est-ce que votre organisation pour ses membres?"

Tab 6 - Politiques
· Statuts
· Règlements nationaux
Chapitre · Politiques / Région
· Autres régissant les règles, règlements, politiques ou procédures

Événements & Réunions - onglet 7
· Liste des conférenciers confirmés et / ou sujets
· manifestation invitations à venir, prospectus, brochures

Tab 8 - Projets / Planification
· Objectifs ou de planification stratégique; à long terme et l'année en cours
· Fiches de projet et / ou de l'information
· Toute autres articles reliés à l'œuvre majeure de l'organisation

Astuce # 2: réserver un montant peu de temps au début ou fin de chaque semaine à jour le contenu de la Bible.

membre du conseil, membre du comité, et les changements se produisent régulièrement des informations d'appartenance, tout comme le calendrier, financiers, et les informations du projet. L'exécutif de l'association gagnante sait que se tenir au courant des informations est essentielle à la réussite de l'organisation.

Astuce # 3: Listes de contrôle utiliser pour rationaliser les tâches So You Don't Have To Think So Much

Une des grandes choses sur le travail de gestion de l'association est la diversité dans la description de travail du directeur général. Comme une petite entreprise, le directeur général est responsable de tout, de la planification d'événements et de marketing et de promotions, de bulletins d'information de production, et de profits et pertes. La diversité comprend certaines tâches répétitives, telles que la compilation des informations de votre corps et de l'adhésion volontaire régissant générale reçoit sur une base mensuelle ou trimestrielle, et la préparation des réunions mensuelles et trimestrielles et des événements, mais il ya souvent de la diversité dans la routine ainsi.

Afin de rationaliser les tâches de routine et les préparations qu'ils impliquent, envisager la création d'une liste de contrôle. A l'exemple des articles à la fin de cet article illustre inclus dans mon mensuel paquets réunion du conseil. Ayant cette liste de contrôle en place me évite d'avoir à me rappeler si j'ai terminé en mai le rapport financier, a reçu le rapport du comité d'adhésion, si j'ai le nombre actuel de sponsors pour collecte de fonds le mois prochain golf grande, ou si j'ai besoin de présenter le répertoire Demande de proposition à la réunion de ce mois ou le lendemain.

Listes de contrôle sont des outils utiles lors de la mise à jour des informations de votre association sur Internet, aussi, surtout si vous avez d'annonces dans des lieux multiples.

B Exemple à la fin de cet article utilise le concept même liste pour créer une liste de colisage pour la réunion du conseil, qui non seulement permet d'économiser la matière grise, mais un temps précieux ainsi.

Astuce # 4: Pré-pack Réunion mensuelle de boîtes pour gagner du temps

Chaque fois que je suis à court d'une réunion la composition du conseil général ou un événement, je trouve utile d'avoir deux boîtes de pré-emballé avec moi. La première est une boîte d'alimentation, l'autre un «cas de réunion." Ma boîte d'alimentation est essentiellement un bureau portable. Il comprend ruban adhésif, ciseaux, règle, agrafeuse, dégrafeuse, Post-it ®, bande de correction, gomme à effacer trombones, surligneurs, et des bandes de caoutchouc. Mon cas réunion contient la boîte d'alimentation, Robert's Rules of Order, un dictionnaire, thesaurus, calculatrice, appareil photo, des tentes table vide, les tags de nom, les détenteurs de badge, porte-affiche acrylique, et tout ce que je peux penser qu'il pourrait être nécessaire en cas des changements de dernière minute ou pour répondre aux besoins des participants. Voir l'exemple C à la fin de cet article pour certains démarreurs idée.

Astuce # 5: Pré-Faire fichiers réunion et d'événements pour contenir le détail et de grandes idées ne s'agit donc pas perdu ou oublié

La plupart des associations organisent des réunions du conseil mensuelles ou trimestrielles et assemblées générales, ainsi que des séminaires de formation, des cours, des orientations, des tournois de golf, dîners prix, et des événements de charité. Alors, comment un exécutif de l'association chargée garder la myriade de détails droite, surtout si vous n'avez pas d'aider le personnel ou des bénévoles? Que faites-vous une idée que vous avez reçu en Février pour un événement en Novembre?

Ma solution est chemises de classement et d'un stylo Sharpie ®. Old school, oui, mais très efficace.
Au début de chaque année, j'ai simplement créer un dossier pour chaque événement à venir et de réunion, et d'organiser leur gauche, au centre et à droite, afin que je puisse voir clairement les onglets. J'utilise le Sharpie ® plume pour écrire directement sur les onglets, les étiquettes et rubans adhésifs étiquetage tendent à s'estomper au fil du temps. Vous pouvez opter pour des dossiers de couleurs différentes pour chaque type d'événement. Les dossiers sont ensuite disposés en ordre de date, a intensifié et facilement accessibles afin qu'ils soient toujours à portée de main.

Chaque dossier contient d'abord une liste de réunion et liste de contrôle d'emballage. Comme l'année avance, j'ai maintenant un lieu désigné pour mettre l'information, e-mails, et les idées relatives à chaque événement. Ce système maintient non seulement mon bureau d'être encombré, il fait aussi faciliter la planification.

J'ai toujours organisé mes comptes association de cette manière afin que, dans le cas d 'urgence un autre exécutif de l'association peut intervenir pour moi et de savoir exactement où tout est et ce qu'il faut faire. Plus important encore, de sorte que le service ne sera jamais interrompu pour les membres de ma ... les clients une valeur de mes comptes association. J'ai appliquer ce système pour tout nouveau client, ce qui est logique et facile à suivre. Des outils comme la bible, des listes de contrôle mensuel, pré-emballé boîtes, et les fichiers de la réunion pré-faites sont au cœur du travail de l'association bien, et non seulement de gagner du temps et rester organisé, mais donner de nouveaux-venus un regard simple sur la façon dont votre organisation fonctionne. Plus plus, une fois appliquées, ces outils vous donnera une occasion de briller.

Exemple A - CONSEIL INSERTS PAQUET

Pour postale Avant la réunion du Conseil:
Lettre d'accompagnement
Ordre du jour provisoire
Procès-verbal
Des états financiers
Correspondance Rapport
Fiches de suivi Objectif
Chapitre Calendrier
Répartition de l'événement: ____________________________
Rapport du comité: ____________________________

Pour la Journée de la réunion du Conseil:
Ordre du jour définitif
II Correspondance partie Rapport
Répartition de l'événement: ____________________________
Rapport du comité: ____________________________
Articles complémentaires: _____________________________

Exemple B - LISTE D'EMBALLAGE REUNION

Fichier réunion du Conseil
Fichier Réunion du Bureau
Participation Roster
Fichier de correspondance
Les paquets Extra Conseil
Matériaux de paquets supplémentaires
Bloc-notes
Enregistreur numérique
Batteries
Calculatrice
Contrôles à Signé
Carnet de chèque
Appareil photo
Adhésion Binder
Rapports financiers Binder
Autres objets

Exemple C - ENTREES IDEA EMBALLAGE

Inventaire Box d'approvisionnement:
Stylos
Crayons
Surligneurs
Marqueurs Fat
Crayon feutre
Marqueurs de couleur
Gomme
Liquid Paper
Taille-crayons
Règle
Ciseaux
Perforation unique
Renforts
Paper Clips
Trombones Jumbo
Binder Clips
Agrafeuse
Staples
Dégrafeuse
Elastiques
Scotch Tape
Ruban-cache
Double-face de bande
Tape affiche amovible
Mastic adhésif amovible
Bâton de colle
Caoutchouc Clement
Push Pins
Broquettes
Straight Pins
Sécurité Pins
Corde ou chaîne
Cartes de visite
Bloc de papier
Post-it
Place Cartes
Pocket ou un couteau
Pen lampe de poche
Tournevis de poche
Briquet ou des allumettes
Pansements

Réunion d'inventaire de cas:
Cash Box
Rouleau de Billets
Machine de carte de crédit
Roll Paper Credit Card
Recettes
Badge Livre
Les détenteurs de badge
Badge Rubans
L'enregistrement les signes
Inscrivez-vous titulaires acrylique
Signes réservés
Tentes tableau
Tentes Conseil Tableau membres
Réunion des enquêtes
Sacs cadeaux
Papier de soie
Ballons & ruban
Présentation d'urgence
Répertoire des membres
Dictionnaire
Thesaurus
Robert's Rules of Order
En-tête
Tête Enveloppes
Papier couleur
Protège-documents
Standard Enveloppes
Manille dossiers
Fiche d'étiquettes de publipostage
Appareil photo jetable

Inventaire Box Membres:
Brochures pour le recrutement
Les demandes d'adhésion
Cartes de visite
Newsletter
Carte d'abonnement Newsletter
Catalogues

Inventaire membres Box Services:
Binder produit Sampler
Lettres d'information
Événement à venir Flyers / Brochures
Calendrier des événements
Formulaires Changement d'adresse
Formulaires de demande de membres
Formulaires de demande de badge
Formulaires Comité des bénévoles
Copie du répertoire des membres
Brochures / Livres à vendre
Produits Promo

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Practical-Organizational-Tips-For-Winning-Association-Executives&id=4407438