Ressources humaines Communications Politiques

Faire les choses au clair

Les politiques sont un ensemble de documents qui décrivent les lignes directrices d'une organisation pour le fonctionnement et les procédures nécessaires pour s'acquitter de ces politiques. Les politiques sont souvent entrepris en collaboration avec le département Business Development ou en raison de certaines exigences externes, telles que la réglementation des affaires et, éventuellement, une nouvelle législation.

La Politique de communication sera de fournir des informations politiques RH et les avantages d'une manière cohérente et efficace. Ces politiques sont maintenus, revu et mis à jour par Ressources humaines en consultation, le cas échéant, avec les syndicats.

Manuels des politiques de communication à la baisse des exemples destinés à aider les employés à effectuer leur travail. L'objectif de la politique est d'améliorer la conformité aux politiques et avoir toutes les réponses que l'employé peut se demander en noir et blanc. Cela aura pour effet de réduire ou à éliminer les appels à la DRH.

Un traitement juste et cohérente

politiques et procédures RH peuvent aider les organisations à élaborer des approches équitables et cohérente pour la gestion et de développement des personnes et peut protéger contre des poursuites. Ils peuvent fournir à tous les employés des conseils sur leurs propres responsabilités et de l'organisation. Dans son introduction, la communication politique de ressources humaines peut établir les principes sur lesquels la communication ouverte, efficace et productive devrait avoir lieu.

Les politiques doivent être adaptées à la culture, des circonstances et de la taille d'une organisation. Par exemple, la politique peut couvrir: publications, sondages auprès des employés, le système de suggestions, réunion du conseil d'administration, réunions du personnel, l'appartenance syndicale, les médias, la responsabilité et publicité dans les médias.

En tant qu'organisation pousse, ou l'environnement dans lequel elle opère des changements, de sa nécessité pour les politiques et procédures RH va changer. De nouvelles politiques devront être développé et formalisé, ou les politiques existantes a examiné, pour assurer une approche cohérente et équitable - et d'éviter de gaspiller du temps en ayant des crises traitées de façon ad hoc. L'introduction d'une politique RH ne signifie pas que l'organisation n'avait auparavant pas de dispositions en place. Il traduit la volonté de formaliser les modalités dans certains domaines de la gestion des personnes et le développement pour les raisons suggérées.

Utilisation de systèmes de communications

Avoir une politique de communication est essentiel aujourd'hui, car les systèmes de communication ne sont pas seulement un outil essentiel pour faire des affaires, mais aussi une partie intégrante du travail quotidien de nombreux salariés. Étant donné que ces systèmes affectent pratiquement toutes les fonctions d'organisation, de service à la clientèle à la production, les employeurs devraient adopter une politique de communication des systèmes qui identifie la bonne utilisation des systèmes de communication et encourage les employés à explorer les ressources de nouvelles informations.

Ce type de politique devrait fournir des informations concernant les communications entre employés, y compris la surveillance des conversations téléphoniques, messagerie vocale et e-mail, utilisation de matériel employeur, l'ouverture du courrier au bureau, et les attentes de la vie privée des employés.

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Les employeurs sont de plus en plus frustrés par le temps que les employés passent sur Internet ou sur les e-mails personnels. Naturellement, ils se tournent vers la surveillance. Mais est-garder un œil sur votre personnel justifiée ou morale?

Une politique de communication peut aider à la conformité à la loi, mais les employeurs ont aussi un certain nombre de considérations, juridiques et pratiques, pour en arriver à une politique. Faut-il interdire tous les courriels personnels et l'utilisation d'Internet? Cela résout le problème d'avoir à établir une distinction entre les communications personnelles et la communication d'entreprise (intercepter le contenu des communications personnelles n'est pas autorisée par le Règlement), mais peut-être pas très populaire auprès des employés qui se voient souvent e-mail et internet comme un avantage de l'emploi. Une alternative est d'offrir aux employés l'utilisation d'un modèle personnel afin qu'il soit toujours clair si un e-mail est personnel et l'employeur peut s'assurer qu'il ne contrôle pas le contenu de ces.

Les employés peuvent avoir des préoccupations en matière des droits si tout usage de téléphone personnel est interdit, afin que les employeurs doivent tenir compte ce qui est raisonnable et admissible, par exemple permettre l'utilisation raisonnable ou fournir des téléphones payants.
Un des principes clés de la Loi sur la protection des données est de dire aux gens ce qui se passe avec leurs informations, et c'est là une politique de communication est un outil utile. Un précieux conseils aux employeurs est donc d'établir une politique et de la communiquer.

La politique doit être appliquée de façon uniforme à travers la formation des employés, la surveillance continue et la discipline appropriée. L'obtention du consentement préalable sert aussi à diminuer l'attente d'un employé de la vie privée et, en général de protéger les employeurs de toute responsabilité. L'un des objectifs clés pour les communications de l'employeur de la politique est d'éliminer toute les attentes des employés que les communications d'affaires sont confidentielles.

la politique d'interception

Une fois que l'employeur est convaincu qu'il a l'autorité légale d'intercepter les communications des employés, il doit faire des efforts raisonnables pour informer les gens sur l'interception. C'est là que les politiques de communication à nouveau entrer, dire aux employés ce qui peut arriver. Les employeurs peuvent également prendre en considération la façon dont ils font des efforts raisonnables pour informer les tiers. Peut-on inclure dans leur plan des affaires, sur leur avis de ces e-mail, sur leurs sites web? Comme les employeurs liste de base devrait élaborer une politique claire, de la communiquer aux employés, créer des pistes d'audit, contrôle de la politique et envisager d'autres moyens techniques.

Cohérence dans l'application d'une politique est particulièrement importante. Un tribunal du travail, par exemple, ne peut pas prendre de bien vouloir la preuve qu'un employé a été choisi pour l'action lorsque les yeux depuis longtemps tournés vers des activités particulières. S'il ya eu des politiques précédentes qui n'ont pas été appliquées, les employeurs doivent recommencer.

Par où commencer?

Un manuel de politique qui peut aller jusqu'à une centaine de pages peut présenter un défi pour les professionnels RH occupé. Mais prenez courage: le travail a déjà été fait pour vous sous forme de téléchargement gratuit de logiciels ou achetables. Un excellent exemple d'une politique de communication (qui régissent l'utilisation autorisée d'un accès Internet et e-mail à supposer que l'utilisation personnelle limitée est autorisée) est disponible pour téléchargement gratuit à partir outlaw.com qui peuvent être adaptés aux besoins de votre entreprise.

Il contient les sections suivantes: Introduction, principes généraux, l'utilisation de l'utilisation du courrier électronique d'entreprise, à usage personnel; utilisation d'Internet et intranet; sécurité du système; le travail à distance; blogs et sites web personnels, la surveillance des communications par la société, la protection des données, la conformité aux la politique.

Une liste de contrôle

Ce qui suit est une liste de contrôle à utiliser dans l'élaboration d'une politique sur l'utilisation des employés des communications électroniques de l'employeur et des systèmes informatiques:

    * Définir les systèmes sont couverts par la politique, par exemple, la messagerie vocale, e-mail, Internet, et des systèmes informatiques et des fichiers.
    * Assurez clair que l'utilisation de systèmes informatiques de l'employeur doit être utilisé à des fins commerciales seulement, et tous les fichiers et les messages sont la propriété de l'entreprise.
    * Si l'usage personnel est autorisé, d'interdire son usage personnel qui interfère avec le travail salarié ou celle des autres (par exemple, l'interdiction de sites non liés au travail tels que les salles de chat, jeux, Voyage, shopping, les transactions boursières, la haine et la discrimination, la pornographie, etc ).
    * Interdire l'utilisation inappropriée, y compris la transmission ou le téléchargement de matériel qui est discriminatoire, diffamatoire, injurieux, offensant, pornographique ou obscène.
    * Interdire la copie et l'envoi d'informations confidentielles ou exclusives, ou un logiciel qui est protégé par les lois de copyright et autres la protection de la propriété intellectuelle.
    Interdire l'accès non autorisé * par les employés des communications des autres employés électronique.
    * Aviser les employés que toute utilisation abusive sera soumis à la discipline, jusqu'à et y compris la résiliation.
    * Informer les employés que l'employeur peut accéder, de rechercher et de surveiller la messagerie vocale, e-mail ou fichiers de la société de tout employé qui sont créés, conservés ou supprimés à partir de systèmes informatiques de l'entreprise.
    * Informer les employés ne doivent pas attendre leurs communications ou l'utilisation de systèmes informatiques de l'employeur comme confidentielles ou privées.
    * Avez-employés de la société politique panneau ou un avis sur l'utilisation acceptable des systèmes informatiques de l'employeur.
    * Pensez à installer un système d'alerte à l'écran qui s'affiche chaque fois que les employés se connecter à leurs ordinateurs.


Présentation de la politique

La culture de l'organisation et la complexité des politiques influenceront la façon dont une politique est introduit. Par exemple, quand il s'agit de la communication, des copies papier peuvent être donnés aux employés ou mis sur les panneaux d'affichage, ou «douces» qui a été diffusé par e-mail ou placé sur un intranet.

Il est important que les politiques soient liés à la stratégie d'affaires, avec un but précis pour leur création. Le processus de communication doit être adaptée à l'organisation.

Communications politiques sont des documents flexible, capable de s'adapter aux changements de stratégie et de la direction. Ils sont ouverts et transparents, adaptés dans le ton à la culture de l'organisation et développé grâce à la participation des employés et des intervenants intéressés. Ils doivent être faciles à comprendre, rédigée en anglais et / ou en maltais ne contenant pas de jargon et être communiquées à tous les employés. La politique devrait être dans un format employés utilisation, pratique et applicable, et la mise en œuvre logique. Le soutien des gestionnaires, y compris le soutien des cadres supérieurs, est crucial.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Human-Resources-Communications-Policies&id=899794