Il est 2 heures - Ne Vous Savoir où sont vos informations d'organisation?

Ayant été dans le domaine de la gestion de l'information pour un bon moment maintenant, j'ai développé un credo quelques qui semblent prouver de plus en plus utile que les volumes d'information organisationnels continue de croître. J'avais l'habitude de conduire l'un de mon équipe précédente complètement fou avec celui-ci:

"La seule chose pire que pas d'information est BAD information"

Pensez-y. Lorsque vous n'avez aucune information, vous chercher des réponses, des solutions et des conseils. Lorsque vous avez une mauvaise information, il est probable que vous ne savez pas que c'est mauvais, de sorte que vous réagir à l'information. Seulement après avoir utilisé les informations et a déterminé qu'il était incorrect-vous (après quelques mots bien choisis) continuer votre recherche de bonnes informations.

Prenons un exemple d'un représentant du centre d'appels qui répond au téléphone et fournit au client à l'autre bout de ce qu'ils pensent être le prix des produits les plus récents à partir d'un document imprimé, ils hier. Ils ne savent pas qu'une nouvelle copie de la feuille de taux a été publié quelques heures auparavant avec la variation des taux significatifs qui est maintenant une incidence sur leur potentiel de vente.

Avaient-ils l'information? Oui! Était-ce une bonne information? Non!

La réalité est que les organisations sont la production d'informations de plus en plus sur une base horaire. Prenez un moment et pensez à tous les documents, tableurs, présentations, courriels, messages vocaux et les notes collantes vous avez généré sur une base quotidienne il ya 3 ans. Maintenant, ajoutez blogs moderne, tweets, les messages texte, messages du forum, commentaires, mises à jour, vidéos, podcasts, et les postes de wiki à votre liste et ce que vous obtenez? Plus d'informations? Absolument! Mais le plus gros problème est le fait que l'information est aujourd'hui répartie dans plus d'endroits, ce qui rend plus difficile pour les autres employés et les clients de le trouver.

Dans le passé, les clients peuvent simplement appeler un numéro 1-800 pour le soutien et obtenir un service à guichet unique. Dans l'ère moderne des médias sociaux, cependant, ils peuvent appeler le numéro 800, tweet leurs problèmes, chercher des solutions dans une base de connaissances, par courrier électronique, se plaignent d'un forum en ligne, mettre une vidéo sur YouTube de votre mauvais fonctionnement du produit, ou un blog sur il. Aggraver le problème avec le fait que vos employés ont de la difficulté à trouver les méthodes les plus actuels pour résoudre le problèmes des clients et vous avez tout à fait une information sur les catastrophes dans la fabrication. En fait, c'est une situation qui pourrait avoir un impact négatif sur le client et la satisfaction des employés.

Pour certains, la tentation pourrait être de baisser les bras en l'air et la remise sur le fait qu'il ya juste trop de canaux là-bas. Si vous êtes curieux de savoir comment confusion il est vraiment, il suffit de jeter un oeil à toutes les nouvelles chaînes en cours de création dans l'espace des médias sociaux via le seul prisme des médias sociaux! Maintenant, pensez à ce que votre employé à des employés et des canaux de communication entre employés et clients vont ressembler à 5 ans. Croyez-moi ... Je comprends le désir de simplement revenir en rampant dans le lit et d'ignorer les médias sociaux. La réalité est, cependant, que les entreprises peu jamais réussir en ignorant les changements. Au lieu de cela, vous allez avoir besoin d'arrêter rejetant les médias sociaux (internes et externes) comme une mode et commencer à travailler sur la façon de résoudre le problème.

Malheureusement, je n'ai pas un produit magique que je peux vendre au prix de 19,99 $ à servir la balle magique. Celui-ci va exiger des gens intelligents dans votre organisation retroussé leurs manches et de construire une solide architecture de l'information de gestion. Non, ce n'est pas facile, mais ça va être une exigence pour les entreprises de survivre dans l'avenir! Un bon endroit pour être serait en regardant les critères suivants:

1. Comment faire votre travail personnel? Sont-ils demandé de stocker des informations dans de multiples endroits (par exemple, Mes documents, des partages de fichiers, les référentiels de documents, wikis, etc ..)?

2. Vos employés savent où aller pour la seule source de vérité? (Indice, indice ... il devrait être votre Intranet)

3. Où entreposez-vous vos informations? Dans d'anciennes applications qui ne sont pas consultables? Dans les dépôts qui ne nécessitent pas d'examen périodique du contenu?

4. Votre organisation offre une interface de recherche unique qui permet aux employés pour rechercher des informations dans de multiples référentiels?

5. Est-ce votre gouvernance de l'information mise à mort de votre capacité des employés à partager l'information (par exemple, pas de blogs, wikis, microblogs, etc ..)?

6. Comment sont vos clients interagissent avec votre organisation? Sont-ils en quête de réponses à partir de sources multiples (par exemple, téléphone, site web, Twitter, etc.)

7. Vos clients savent où aller pour une source unique de la vérité (indice, indice ... il devrait être votre site Web)

8. Avez-vous l'infrastructure en place pour répondre à de nouveaux types d'interactions? Avez-vous des comptes sociaux de sites comme Twitter, YouTube, Blogger, LinkedIn et Facebook? Ce que quelqu'un de surveiller les recherches sur votre entreprise et vos produits?

9. Êtes-vous le rendre aussi facile que possible pour vos clients à obtenir de l'aide et résoudre les problèmes?

10. Êtes-vous embrasser les outils d'information internes et externes qui permettront à vos employés de partager l'information plus facilement et offrent aux clients plus de façons de se servir ou demander de l'aide?

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Its-2-AM---Do-You-Know-Where-Your-Organizational-Information-Is?&id=3334874