Êtes-vous noyer dans E-mail?

Apprenez à réduire la surcharge de courriel de 54%

E-mail qui vous rend stupide! Au moins, c'est ce que un titre dans l'édition de Mars de revendications Entrepreneur Magazine. Mais ce n'est pas tout ... une enquête du Groupe Radicall dit que nous sommes dans une augmentation de 42% du trafic e-mail entre 2010 et 2012. Si vous pensez que vous avez trop d'e-mail maintenant, les projets d'enquête que nous allons passer de 294 milliards de pièces de trafic e-mail à 419 milliards de dollars. Nous sommes tous noyés dans un tsunami de surcharge e-mail!

L'article paru dans le magazine Entrepreneur mettre cette question dans une perspective que chaque organisation dans le monde peut comprendre. Le coût à la performance résultant de ce tsunami de l'e-mail (que j'appelle le «déluge numérique» en termes de stress et de l'argent dur) est extraordinaire. Voici un exemple du coût de ce phénomène de l'article: "Computer géant des puces Intel, pour sa part, a estimé que la surcharge e-mail peut coûter grandes entreprises jusqu'à $ 1 milliard par an en productivité des employés Les intrusions sont constants.: chaque jour un employé de bureau typique des contrôles e-mail 50 fois et utilise la messagerie instantanée 77 fois, selon les secours Time, une gestion du temps de développement de logiciels d'entreprise. "

Nous, en utilisant le système, peut réduire la surcharge e-mail d'un bond de 54%. Ce chiffre est prouvé par les moyennes enquête post de 225 entreprises clientes dans le monde entier et plus de 2.000 personnes qui ont participé à notre formation pour l'utilisation de boîtes à outils tels que Microsoft Outlook et Lotus Notes. Dans l'état de l'Alabama, nous avons pu améliorer le problème d'un fabrication mondiale de la surcharge de courriels par l'amélioration des résultats de plus de 66%!

Nous employons un processus systémique pour accomplir un tel succès exceptionnel pour nos clients. Quelques-unes des stratégies que nous déployons pour vaincre cet e-mail "déluge numérique» est d'abord de travailler à changer les comportements. La plupart des interventions, comme cela ne marche pas parce que trop d'emphase est sur l'outil et des logiciels. Plus d'accent doit être mis sur le comportement d'un individu, et surtout, sur l'équipe ou le comportement de l'organisation. Nous adoptons une approche holistique et travailler à changer le comportement de l'équipe ou l'organisation à créer «la cohérence de l'organisation."

"La cohérence de l'organisation" signifie simplement en utilisant les outils logiciels de façon proactive, et non pas réactive. En conséquence, tout le monde fait la bonne chose, pour la bonne raison, au bon moment. Par exemple, l'organisation Cohérence inclut des choses comme l'élimination multitâche, un rendez-vous e-mail, et ne pas ouvrir votre programme de messagerie plus de quatre fois par jour. Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception pour vérifier vos e-mails, ne pas dépenser plus de 20 minutes par session afin de créer un sentiment d'urgence pour prendre des décisions, Do, délégué, ou Supprimer.

D'autres approches proactives et des changements de comportement importants comprennent vous assurer que votre logiciel ne s'ouvre pas automatiquement à la boîte de réception et d'éteindre les alarmes e-mail. En outre, nous enseignons les "quatre D" formule de la gestion de surcharge e-mail. Les quatre concepts D inclure la compréhension de la façon de décider du moment (date activer pour l'avenir), le faire maintenant, c'est Délégué (collaborer ou partager le travail), ou de supprimer / Dump.

Un moyen important pour renforcer le changement de comportement est d'avoir une trajectoire claire des comportements meilleurs processus de tracé. Nous utilisons des processus dix meilleures pratiques qui deviennent des changements de comportement de routine pour gérer la bête surcharge e-mail. Voici un échantillon de quelques-uns de ces pratiques dix meilleurs top. Numéro un sur la liste le changement de comportement est de convertir vos e-mails en tâches, rendez-vous et contacts. Vous pouvez le faire en apprenant à un clic droit, glisser-déposer, et insérer des liens hypertexte.

L'étape suivante, et probablement le plus important, est d'apprendre comment effacer votre boîte de réception tous les jours. Ne pas utiliser la boîte de réception comme un fourre-tout dossier pour tout ce que vous devez travailler. Celui-ci un nouveau comportement, habitude, de routine ou un procédé crée la controverse parce que certaines personnes avec lesquelles nous travaillons peut avoir 1.000 ou plusieurs e-mails dans leur boîte de réception. Le problème d'avoir tous vos e-mails stockés de cette façon est un jour le service informatique qui va nettoyer les serveurs afin de libérer de l'espace disque et tout ce que les données seront effacées. Ces outils logiciels ont été conçus pour être en contact sensibles, afin d'apprendre à utiliser des dossiers tels que Contacts pour stocker et activer des tâches ou des rendez-vous pour le suivi, et comment insérer des pièces jointes avec des hyperliens pour un rappel ultérieur. La grande chose sur l'utilisation de ce procédé est que vous pouvez également utiliser l'onglet Activités dans les contacts pour obtenir une liste de chaque activité vous avez eu avec chacun de vos contacts. Il s'agit d'une petite astuce notoire que les avantages de nombreuses organisations de premier plan.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Are-You-Drowning-in-E-mail?&id=4057909