Optimisation de la productivité - Création du tabouret à trois pattes

La science de la productivité individuelle croissante est dérivé de l'art de marier ensemble trois disciplines étroitement liées: la gestion du temps, des compétences organisationnelles, et le traitement de flux de travail. Cet article résume chaque région et fournit une liste de QuickTips spécifiques qui permettront d'améliorer votre productivité immédiatement.

Gestion du temps

J'ai souvent boutade qu'il n'y a rien de tel que la gestion du temps parce que le temps tiques inexorablement vers l'avant. Bien que vous ne pouvez pas vraiment gérer le temps lui-même, vous pouvez gérer la façon dont vous l'utilisez. La distinction entre la gestion de quelque chose d'extérieur - le temps - et de gérer quelque chose d'interne - comportement.

Changer les comportements établis de longue date est difficile. Je conseille à la recherche d'un ou deux petits changements à apporter à l'expérience de la rétroaction positive de succès immédiat. Une fois un certain nombre de petits changements sont des dividendes de la productivité, des changements plus importants peuvent être abordés. Voici quelques QuickTips facile la gestion du temps d'essayer.

o Éliminer / Raccourcir réunions. Si vous contrôlez l'apparition ou la durée de toutes les réunions, posez-vous trois questions.

    1. Est-ce que la réunion même de se produire?
    2. Si oui, à quelle fréquence?
    3. Si oui, pouvez-vous réduire le temps prévue pour la réunion de 25%, par exemple réduire d'une réunion de 60 minutes à 45?

De nombreuses réunions sont tout simplement inutiles et contre-productif parce que les gens ont à se préparer et y assister au lieu de travail se fait. Même les réunions nécessaires peuvent souvent être réduites en fréquence, par exemple, une réunion hebdomadaire déplacé à bi-hebdomadaire. En outre, le travail remplit le temps imparti. En conséquence, 45 minutes suffiront pour la plupart des réunions de 60 minutes et 20 minutes pour la plupart des réunions de 30 minutes. Le résultat net de ces petits changements peuvent signifier des centaines d'heures de productivité accrue.

Groupe o Tout comme les tâches. Il est très fréquent de voir des gens autour de la charge de faire les choses. Toutefois, si vous regardez ce qu'ils font réellement, vous trouverez une grande partie de la charge autour de fait double emploi. Une personne peut ruée vers le placard d'approvisionnement pour prendre un nouveau comprimé uniquement à charge revient cinq minutes plus tard pour un nouveau stylo! La même chose est vraie de personnes "baisse de" poser une question - encore et encore toute la journée. La réponse ici est simplement de groupe (et demander aux autres de groupe) les tâches en catégories logiques, de sorte qu'ils peuvent être effectués en même temps pour gagner du temps.

o laisser le temps entre les réunions. Une des plus grandes erreurs plupart des gens occupés faire est la planification de réunions back-to-back. Deux problèmes se posent ici. Tout d'abord, vous êtes à court d'une séance sans capturer toutes vos pensées et se précipiter dans la prochaine réunion n'est pas prêt de se concentrer sur ce sujet. Il en résulte une perte de données inutiles sur les deux côtés de l'équation. Deuxièmement, vous êtes en cours d'exécution et de se précipiter autour de laquelle ne fait qu'accélérer votre épuisement mental et réduit l'efficacité globale.

Laissez au moins cinq minutes ouverte entre les réunions (15 est préférable), plus le temps de Voyage réaliste. Ces précieuses minutes vous permettra de recueillir et d'enregistrer toutes les informations de la dernière réunion avant d'entrer dans la prochaine réunion. Vous pourrez également être plus concentré lors de l'entrée de la prochaine réunion avec la dernière réunion mettre au lit mentalement. Oh, et si vous êtes au début de la prochaine réunion, de prendre une pause et de profiter de la vue de tout ce qui est autour de vous - cela s'appelle de détente!

o Utilisez Sous réserve des conventions de nommage Line. Lorsqu'il s'agit d'e-mails, calendrier des événements et des tâches, créer et utiliser une convention de nommage significatif pour les lignes d'objet. Les conventions de nommage vous permettra d'économiser beaucoup de temps lorsque vous êtes à la recherche d'informations relatives à cette question. Par exemple, pour un rendez-vous dans votre calendrier, il faut mettre dans la ligne d'objet:

MTG: John Doe (123-456-7890) - Re: Campagne de marketing Johnson - Bureau de M. Doe

Maintenant vous pouvez regarder directement l'objet événement sur votre ordinateur (et smartphone) et de voir exactement ce qui va se passer et où.

Cela est vrai des lignes objet de l'e-mail ainsi. Au lieu de:

Mise à jour

Essayez quelque chose comme ceci:

Johnson campagne marketing - Mise à jour suite d'une réunion avec John Doe

Ce n'est pas seulement plus facile pour vous de chercher et de trouver plus tard, le destinataire de votre e-mail immédiatement savoir ce que le contenu de l'email est.

Coach o Demander Versus. Lorsque vous gérez d'autres, la meilleure chose que vous pouvez faire pour vous et pour eux est de développer leurs capacités à faire leur travail avec peu de supervision que de vous que possible. Vous y arriver en les guidant sur la façon d'obtenir le résultat dont vous avez besoin contre les instruire sur les mesures spécifiques pour atteindre ce résultat. La différence est subtile mais importante. Si vous les aider à comprendre comment réussir par eux-mêmes, vous n'aurez pas besoin de regarder par-dessus leur épaule le long du chemin.

petites avancées réalisées dans ces comportements de gestion du temps de démontrer mon point qu'il suffit d'un peu d'économies chaque jour à s'agréger en une amélioration significative sur le long terme. Rappelez-vous aussi que je parle à la fois votre productivité et votre sentiment d'accomplissement.

Sens de l'organisation

Nous avons tous vu le bureau qui ressemble à un ouragan récemment passé au-dessus. La cornue qu'on entend souvent est: «Mais je sais où tout est." Et cela peut être vrai dans une certaine mesure. Toutefois, lorsqu'il est pressé, il faut habituellement environ 30-45 secondes pour réellement trouver un élément spécifique. Ces secondes s'accumuler avec le temps, entraînant des heures perdu à chercher.

Je ne préconise pas que vous vivez une vie très structurée ou de conserver votre environnement de travail Über-organisée. Toutefois, de petits changements à vos comportements organisationnels de gros dividendes à la fois en termes d'efficacité et une plus grande tranquillité d'esprit. Essayez ces quelques QuickTips pour voir comment ils travaillent pour vous.

o Créer un espace de travail. C'est la façon la plus simple pour améliorer la productivité que je n'ai jamais découvert. Prenez tout ce que sur votre bureau et mettre tout cela derrière ou à côté de vous. Voir cet espace grand ouvert devant vous? C'est ce qu'on appelle un ordinateur de bureau! J'appelle cela un espace de travail désigné et il ne devrait en aller la seule chose que vous travaillez en ce moment.

Multi-tâches est beaucoup moins efficace que mono-tâche. Sérieusement, il suffit de faire une recherche Google pour les centaines d'articles récents sur le sujet. Création d'un espace de travail désigné permet de vous concentrer sur la seule chose qu'il faut faire. Lorsque vous avez fini avec lui, de le ranger et de se retourner et ramasser la prochaine chose!

o Mettre en place un système structuré de classement (physique ou électronique ou les deux). Documents empilés tout autour de vous n'est pas un système de classement. Il s'agit d'un "bruit" que les coûts de collecte vous et d'autres précieuses minutes tous les temps. Le même est vrai pour votre ordinateur où vous pouvez avoir des centaines d'e-mails entassés dans votre boîte de réception et des dizaines de raccourcis sur votre écran.

La plupart des entreprises ont un système de classement des fichiers physiques. Profitez-en, et si vous avez un assistant, déléguer à lui la tâche de saisir les produits finis de votre espace de travail quotidien. Si vous n'avez pas un assistant, faire partie de la "tâches regroupées" ci-dessus! Pour le dépôt électronique, il suffit de double système physique de votre entreprise. Créer des dossiers et sous-dossiers et fichiers stuff loin, à la fois dans votre e-mail et sur votre ordinateur.

o de centraliser la gestion la liste des tâches. Au lieu d'avoir une douzaine de petits notes collantes partout sur la place, créer une liste de tâches centralisées et développer une méthode pour systématiquement l'examen et la mise à jour. Plus les choses se répandre autour, plus la probabilité de défaillance du système. C'est facile à faire et permettra d'accroître considérablement votre productivité.

o Utiliser une ligne d'objet Naming Convention. Je vais le répéter - tirer parti de vos lignes d'objet autant que possible par une convention de nommage descriptive. Voir ci-dessus pour des exemples.

Considérez sens de l'organisation de l'huile dans la machine. Quand les choses sont là où vous vous attendez à être et vous pouvez facilement trouver et / ou de les identifier, tout se déroule plus en douceur. Le résultat est une productivité accrue et un plus grand sentiment de bien-être.

Workflow de traitement

Dans le monde d'aujourd'hui, le "traitement de flux de travail" phrase fait penser à des consultants d'innombrables descendants d'une entreprise de faire tout mieux. Bien que dans une certaine mesure vraie, plus simplement considéré, le traitement de flux de travail est simplement d'identifier les étapes à suivre pour quelque chose. La lutte nous sommes tous confrontés aujourd'hui est le flux sans fin des interruptions et des distractions qui nous bombardent pendant que nous essayons de faire exactement cela! Voici quelques QuickTips qui vous aideront à naviguer à travers les champs de mines par jour de façon plus productive.

o évaluer régulièrement les charges de travail. La plupart des personnes touchées au bureau à une course morte ces jours-ci. STOP! Il ya deux moments dans la journée quand il est extrêmement important que vous évaluer ce que votre charge de travail - première chose le matin et dernière chose le soir. Déterminer ce qui est dans votre assiette est la meilleure façon de déterminer la meilleure façon d'intégrer toutes les nouvelles choses qui viennent à vous.

Au lieu de commencer votre journée dans votre boîte de réception e-mail, la première enquête ce qui est déjà sur votre liste de tâches puis sautez dans votre e-mail. De même, passer les cinq dernières minutes de chaque jour l'évaluation de ce qui est dans votre assiette avant de rentrer. Oh, et si vous pouvez, faites-le une fois la mi-journée pour voir vos progrès et de redéfinir les priorités en fonction ce qui s'est passé depuis votre avis matin.

o Pratique E-mail triage. E-mail est la bénédiction et le fléau des temps modernes environnements de travail. Nous avons la chance de l'avoir et la haine de réfléchir à la façon dont il est empilable dans notre droit la boîte de réception dès maintenant. Le problème le plus important avec l'e-mail, c'est qu'il a créé un mécanisme réflexe pavlovien en clair, des gens capables! Nous sautons chaque fois entre et nous nous inquiétons de ce qui nous manque si nous ne siégeons pas dans la boîte de réception tous les jours d'attente pour le prochain à arriver. La folie!

Que vous utilisiez la QuietSpacing (TM) méthode ou un autre système, prenez l'habitude de l'e-mail visualisation comme une autre forme de correspondance et de triage en conséquence. Si vous commencez le traitement des e-mail que la correspondance au lieu d'une ligne de vie, vous briser le sort et se concentrer sur le travail à la main.

o Définir Outlook comme un "centre de commande". Maintenant que vous n'êtes pas dans votre boîte saliver plus (!), Vous pouvez passer à traîner dans ton calendrier. Quand vous y arrivez, il fixé pour la semaine de travail (Voir | Semaine du travail) et d'ajouter votre travail Afficher pour le (Affichage | liste des tâches). Voila! Maintenant vous pouvez voir votre semaine entière d'événements et une liste organisée de vos tâches. La prochaine étape est de commencer à créer les tâches et les utiliser pour recueillir vos tâches ... eh bien ... en un seul lieu organisé. Hey, n'était pas là quelque chose de supérieur à ce sujet?

o séquestrant. Si vous ne pouvez pas amener les gens à vous laisser seul, puis laissez-les! C'est vrai, passer à une salle de conférence ou un bureau vide. Prenez ce que vous devez travailler sur (une ou deux choses) et d'obtenir ces tâches fait. Retournez ensuite vers votre espace de travail et de dire à tous que vous leur participation aux travaux. Aucun le plus sage et vous avez plus fait!

o délégation agressif / priorités. Curieusement, toutes ces nouvelles technologies a créé un problème encore jamais connu - une diminution de la capacité de séparer le grain de l'ivraie. Tout simplement parce que nous pouvons faire des choses ne signifie pas que nous devrions les faire. C'est un peu comme le bouton Répondre à tous. Les gens le frapper parce qu'il est là. Si vous arrêtez de le frapper, moins de gens sont distraits par e-mails inutiles.

Regardez la liste des tâches et demander de chaque article, «Comment cela va conduire mon principaux objectifs?" Si un objet donné ne vous déplacez dans cette voie, il de-priorité ou le supprimer complètement. Vous serez étonné de voir dans quelle mesure vous êtes quand vous vous concentrez vos efforts sur des activités plus productives.

Assis sur votre tabouret à trois pattes de productivité

Vous pouvez ou ne peut pas être réussie avec tous ces changements proposés. Cependant, chaque petit changement génère un contrôle accru de votre productivité et, en général, produit des résultats mesurables. La véritable victoire est de continuer à vous demander: «Comment puis-je faire X un peu mieux?" Il ya toujours quelque chose que vous pouvez améliorer et à chaque fois que vous le faites, vous recevez la récompense de la réussite!

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Maximizing-Productivity---Building-the-Three-Legged-Stool&id=3137142