De comptabilité et de tenue de livres de base Partie 2

Le grand livre
Un grand livre est simplement un autre livre, mais à chaque page consacrée à un seul compte. Il s'agit simplement d'une vision alternative de vos entrées de journal - les entrées de journal sont en ordre de date, le grand livre est un ré-arrangement de la revue pour compte.

La chose importante à retenir est que toutes vos transactions sont inscrites dans le premier journal. Le livre ne contient que des copies de ces ré-arrangé par compte.

Tout comme le journal, la plupart des entreprises utilisent plus d'une livre, chacune consacrée à un certain aspect de l'entreprise et donne à chacun un nom différent pour tenir compte de cette ex («livre des ventes» et «achat Ledger»), mais quel que soit le cas, un grand livre général unique sera toujours ouverte. C'est ce qu'on appelle le grand livre nominale (appelé le grand livre général aux Etats-Unis).

Bien qu'il soit appelé «nominal» pour des raisons qui apparaîtront plus tard, il est néanmoins important de réaliser que c'est le grand livre d'une entreprise (là où d'autres livres sont également en cours d'utilisation, le solde final de ces livres seront également organisées dans le grand livre nominale). Par conséquent, le grand livre nominale tiendra une image complète d'une entreprise mais beaucoup d'autres registres sont utilisés.

Pour poster (c.-à faire des copies de) les entrées du journal, nous devons établir une liste des comptes utilisés jusqu'à présent et donner à chacun sa propre page dans le grand livre.

Nous avons besoin de trois comptes à ce stade: un compte de caisse, un compte de l'essence et un compte de vente.

La présentation de chaque compte dans le grand livre est identique à la revue à l'exception que la colonne «compte» n'est plus nécessaire - nous cherchons à les entrées d'un seul compte afin qu'il puisse être inclus dans le titre de la page au lieu.

Une fois que nous avons publié nos entrées dans le grand livre, nous pouvons alors commencer à voir comment l'entreprise se porte.

Posté entrées sont des copies exactes de l'original. Si l'entrée est une entrée de débit dans le journal puis c'est aussi une écriture de débit dans le grand livre. Bien que nous pouvons maintenant voir les données pertinentes, nous ne savons pas encore ce que l'équilibre est, en outre, nous ne savons pas si cet équilibre signifie que nous avons un surplus ou un déficit de trésorerie. Pour le savoir, suivez cette procédure:

1. Commencez par ajouter les colonnes de débit et de crédit et les totaux sur une nouvelle ligne.
2. Soustraire les uns des autres pour obtenir l'équilibre en utilisant les règles suivantes:
a) Si le total est supérieur de débit: l'équilibre = débits-crédits et le résultat est mis dans la colonne débit.
b) Si le total du crédit est plus grande: le solde des crédits =-débits et le résultat est mis dans la colonne crédit.
c) En d'autres termes, nous aurons toujours pour obtenir un solde positif, et il sera toujours placé sous le total le plus élevé (c'est la raison pour les colonnes ont été atteint en premier).

Parce que le solde de chaque compte est toujours exprimée comme une valeur positive, il ne nous dit pas où nous en sommes par rapport à lui (par exemple, nous avons un excédent de trésorerie ou est-il découvert?).

Nous pouvons résoudre ce problème en appliquant notre partir de / pour guider à nouveau (à partir de crédit = et = débit). Si le solde est dans la colonne débit, alors nous avons un solde de trésorerie positif (plus d'argent est allée à lui que d'elle). Si elle présente un solde créditeur alors il est à découvert.

Comment l'appliquer à la vente de compte? Si elle a un solde créditeur, puis nous avons des ventes positive. Où est l'argent? des ventes. Et enfin, regardez le compte de l'essence. Où est allé l'argent pour? essence.

La prochaine étape consiste à vérifier que toutes les entrées du journal ont été affichés correctement dans le grand livre. C'est ce qu'on appelle une balance.

La balance
La balance est une liste complète des soldes de vos comptes du grand livre. La disposition est similaire à la livre, sauf que seulement trois colonnes sont nécessaires: le nom de compte et une carte de débit et de la colonne crédit.

Juste la ligne de paiement du solde de chaque compte est copié dans la balance en utilisant la colonne de débit si le compte présente un solde débiteur, ou de la colonne crédit si le compte présente un solde créditeur.

Le débit et de crédit colonnes sont ensuite additionnés et vérifié qu'ils correspondent les uns les autres pour satisfaire la première règle de la comptabilité (tous les débits doit être égal au crédit).

Si elles ne sont pas égaux entre eux, il est la preuve qu'une erreur a été commise. Une vérification est alors effectuée pour trouver l'erreur.

Un audit signifie simplement passer par chaque entrée dans la revue afin de vérifier qu'elle correspond à la documents originaux (ce qu'on appelle une piste de vérification). Si aucune erreur n'est trouvée, il doit être dû à une erreur lors de la publication des inscriptions au grand livre. La vérification se poursuit par la vérification de chaque entrée du journal contre les entrées du grand livre.

OK, laisse ainsi découvrir si l'entreprise a réalisé un profit ou une perte.

Le Compte de résultat
Le Compte de résultat (aka P & L), comme son nom l'indique, nous dit si nous faisons un profit ou une perte: sommes-nous gagner plus d'argent que nous dépensons? (Un bénéfice), ou vice-versa (une perte).

La disposition de la P & L compte est comme n'importe quel autre compte. Pour compiler le P & L compte copier les soldes des comptes de dépenses de ventes et en elle. Nous pouvons ensuite utiliser notre partir de / à guider sur le solde résultant de déterminer si un bénéfice ou la perte a été faite. Si plus d'argent est venu de la vente de dépenses est allé, nous avons réalisé un bénéfice. Autrement dit, si le côté de crédit est supérieur au débit que nous avons réalisé un bénéfice.

Après avoir établi le P & L de compte, nous devons faire une chose: jetez un oeil à l'entreprise dans son ensemble. Pour cela, nous devons préparer le bilan.

Le bilan
Nous pouvons maintenant regarder l'équation principale d'un système de double entrée qui montrera que la première règle de la comptabilité (les débits doit être égal au crédit) ne s'applique pas seulement à chaque transaction, mais elle continue jusqu'à la gg financière de l'entreprise; le bilan.

Le P & L compte reflète l'équilibre d'une zone spécifique de votre entreprise sur une période de temps donnée. Le bilan reflète l'équilibre actuel de tout puisque l'entreprise a commencé.

Le livre contient ces informations, afin que la balance, nous pouvons établir le bilan en copiant tous les soldes des comptes dans un rapport. La seule différence est que les comptes sont ré-arrangé pour montrer ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit. Ce sont répartis en 3 groupes:

Actif
Ce sont les choses de l'entreprise est propriétaire. Ils sont généralement répartis en deux groupes: l'actif circulant et des immobilisations.
Les actifs courants comprennent l'argent en banque, caisse, et les sommes dues à l'entreprise par ses clients.
Les immobilisations corporelles comprennent des éléments d'équipement comme les locaux commerciaux (en supposant qu'ils ne sont pas louées), les voitures de société et matériel de bureau.

Passif
Ce sont des choses que doit l'entreprise à des tiers. Eux aussi sont généralement répartis en 2 groupes: Passif à court terme (par exemple, découvert à la banque) et dettes à long terme (par exemple prêts à long terme).

Équité
Équité représente ce que l'entreprise doit à la propriétaire de l'entreprise. Cela comprend les sommes versées en actions ou du capital introduit, tous les profits (ou pertes) reporté des années précédentes ainsi que l'équilibre actuel de P cette année & L.

Ces trois groupes représentent ce qu'on appelle l'équation comptable:

Actif = Passif + équité

Facile à retenir par ceux qui aiment une bière avec l'acronyme: ALE.

Tout comme une équation mathématique d'un bilan peut être ré-arrangés dans un ordre que vous souhaitez:

Actifs Capitaux propres = - Passif
Passif = actif - actions

Probablement la vue la plus utile est l'équité. Comme l'équité est ce que l'entreprise doit son propriétaire, il représente la valeur de l'entreprise auprès des propriétaires point de vue. Si ce sont vos comptes personnels, il serait votre valeur nette.

Compiler un bilan est plus juste de ce que nous avons fait jusqu'à présent; réarrangeant les soldes des comptes en les copiant dans un ordre différent. Premiers actifs soldes bancaires (soldes de trésorerie, des débiteurs, des stocks invendus, les bâtiments et les véhicules de société), puis du passif (découverts, les créanciers, les prêts, les hypothèques), puis l'équité salariale (P & L, le capital versé, des bénéfices ou des pertes reportées des précédentes ans). Les actifs seront un solde débiteur, le passif (y compris l'équité) aura un solde créditeur. Ajouter les deux colonnes résultant et ils devraient tous deux ont le même équilibre.

Bien que ce soit une vision très simplifiée de la comptabilité d'une transaction initiale droit par le biais de son effet sur le bilan, il montre à quel point le processus est simple en réalité. Avant que les ordinateurs sont arrivés, l'ensemble du processus a été effectuée manuellement exactement comme ci-dessus. logiciel émulé précoce de ce processus, ce qui rend les choses plus vite que de façon marginale en ajoutant automatiquement des colonnes. Le logiciel moderne prend les choses une étape supplémentaire en éliminant le besoin d'afficher quoi que ce soit. Tout ce que vous devez saisir les transactions originales.