De comptabilité et de tenue de livres de base Partie 1

Introduction
C'est la partie 1 d'un guide simple et en 2 parties de la comptabilité à double entrée. Double-entrée est un motif comme tous les modèles de bonne qui a résisté à l'épreuve du temps et est utilisée dans le monde de faire rapport, de gérer et de comprendre les états financiers des entreprises par tous les comptables professionnels et aux comptables.

Moderne à double entrée est près de 600 ans et n'a guère changé. Il a été décrit dans le traité de Benedetto Cotrugli de Delia del Mercante Mercatura et Perfettoin en 1458 et agrandi en Summa Pacioli de Arithmetica de 36 ans plus tard. Le problème avec la plupart des guides (et certainement tous ceux que j'ai lu sur le sujet), c'est qu'ils commencer par le bilan. Ce n'est pas un bon endroit pour commencer si vous n'avez pas la moindre idée de les écrous et boulons de la comptabilité (par exemple, les débits et crédits).

Ce guide a une approche totalement différente. En utilisant un peu de transactions et des lignes directrices simples la logique à double entrée est clair et le jargon tombe en place.

Des mots comme du grand livre et balance nominal deviendra une seconde nature. Vous n'aurez aucun problème avec votre débits et crédits. En bref, vous serez en mesure de publier un journal aussi facilement que vous pouvez désormais poster une lettre.

À la fin, vous serez en mesure de parler et de comprendre la même langue que votre directeur de banque, comptable, et inspecteur des impôts.

Transactions
Quand nous achetons quelque chose, il ya deux choses à considérer:
a) Lorsque l'argent est venu (à savoir le compte qui est payant, par exemple bancaire ou en espèces)
b) Lorsque l'argent est allé à (c'est à dire ce qu'il a été dépensé, par exemple, essence, la papeterie, de l'assurance)

En une seule entrée-système d'entrée comptables sont enregistrées une après l'autre dans un livre qui a généralement des colonnes pour le compte utilisé et l'analyse de ce qui a été acheté. Alors que nous n'avons aucun problème la recherche à la banque et des colonnes de trésorerie comme des comptes, nous pensons rarement des positions analyse des comptes en leur nom propre.

Dans un système à double entrée Tous ces éléments sont dénommés «comptes (par exemple un compte de caisse, un compte, etc essence), et plus important encore, des entrées distinctes sont présentées pour chaque compte impliqués dans une transaction.

Supposons que nous payons pour une essence avec de l'argent. Deux entrées sont nécessaires:
1) un à montrer où venait l'argent (en espèces)
2) et l'autre pour montrer où il est allé (essence).

Cette provenance et à destination des aspects de chaque transaction est connu comme crédit et de débit. C'est ce que le terme à double entrée.

Pour enregistrer ces inscriptions dont nous avons besoin quelque part de les écrire. Ces livres sont appelés Day ou des journaux.

Le Journal
Il s'agit d'un livre (semblable à un journal) qui contient différentes colonnes, où chaque jour les transactions financières sont enregistrées. Le nombre minimal de colonnes requis est de cinq:
1) Date
2) compte
3) de référence
4) le montant à débiter
5) Le montant au crédit

Tous les transactions sont entrés l'un après l'autre dans l'ordre chronologique, par conséquent, le livre contient un historique complet des transactions dans l'ordre chronologique. Dans la pratique, une entreprise utilise plus d'un livre, dont chacune sera consacrée à un certain aspect de l'entreprise et chacun sera donné un nom à tenir compte de cette (par exemple les «ventes» ou «achats»).

Commençons par l'exemple donné plus tôt: l'essence de l'achat comptant. Deux comptes sont impliqués dans cette transaction (essence et de l'argent) donc nous devons faire deux entrées.

Les entrées de montrer comment les flux d'argent d'un compte à un autre. Pour parvenir à cette entrée de la première de crédit l'un des comptes et la seconde de débit de l'autre. Toutefois, la décision qui compte à débiter et qui au crédit n'est pas particulièrement évidente (il se le mauvais sens est de loin l'erreur la plus commune en double-entrée).

C'est là que notre premier indice utile est disponible en:
Chaque transaction doit venir de quelque part et aller à un autre endroit. Le du côté est du côté de crédit et la sur le côté est du côté des perdants.

Ainsi, à partir de crédit = et = débit. Vous pouvez facilement s'en souvenir parce que le F à partir vient avant le T et C pour le crédit est soumis à la D en débit. N'oubliez pas cette règle simple de la sagesse et vous savez toujours vos crédits de votre débit.

Traditionnellement, la colonne débit est indiqué à gauche, et la colonne des crédits vers la droite. C'est, à double entrée va avant qu'il ne sait d'où il vient, d'où le fameux slogan de T-Shirt Comptables le faire à reculons!

Si vous appliquez ce principe à partir et à notre première opération, vous saurez ce qui compte à débiter et qui au crédit: l'argent vient de la trésorerie et va à l'essence afin de trésorerie de crédit et de débit d'essence que nous.

Jetons un regard sur le compte de trésorerie de comprendre exactement pourquoi nous l'avons de crédit lorsque nous prenons de l'argent de lui.

Le compte de trésorerie devrait être considéré comme une boîte de trésorerie réels. Lorsque vous supprimez un peu d'argent pour acheter des marchandises, vous devez le remplacer par un reçu ou un bordereau de la petite caisse pour dire ce que l'argent a été utilisé pour. Un accusé de réception ou de glissement de la petite caisse est une forme de note de crédit, de sorte que la caisse contient maintenant une note de crédit plutôt que de l'argent, c'est pourquoi nous montrent l'entrée comme un crédit. (Logiquement, si vous avez retourné la marchandise parce qu'ils étaient défectueux, la réception serait rendu en échange de la trésorerie).

Exactement la même s'applique à tout compte monétaire si elle est en espèces ou un compte bancaire courant. Lorsque vous prenez l'argent de lui, il est crédité dans vos livres.

En regardant du côté de débit (là où l'argent est allé à l'), le compte de l'essence a maintenant l'argent (bien que sous la forme d'un demi-réservoir d'essence!), Il a reçu le prix du numéraire, de sorte qu'il est en dette de trésorerie - c'est donc est inscrit comme un débit.

C'est le principe fondamental de la double entrée, nous gardons une trace d'où venait l'argent (un crédit) et où l'argent est allé à (un débit).

En outre, la première règle des États comptables que tous les débits doit être égal au crédit. Par conséquent, à condition que toutes les entrées de votre sont corrects, pas d'argent ne peut jamais échapper au système ou être introduits sans un dossier complet de celui-ci étant indiqué dans le journal.

Le second exemple sera une vente. Vous aurez besoin d'un plus compte du fait que nous allons appeler le service commercial. Dans cet exemple nous vendre quelque chose pour argent comptant. Par conséquent, la deuxième série d'entrées sera ventes à crédit (où provenaient les fonds) et de la trésorerie débit (là où il est allé).

Comme nous entrons dans les transactions de plus en plus, il deviendra de plus en plus difficile de calculer le solde de notre trésorerie à court terme (ou d'ailleurs notre chiffre d'affaires total). Par conséquent, nous devons trouver une façon de regarder chaque compte séparément. Ce résultat est obtenu en faisant des copies exactes des entrées dans le journal à un autre livre appelé le livre. C'est ce qu'on appelle annonce.

Affectation
Lors de la publication vous ne vous déplacez une entrée, mais en faire une copie de celui-ci ailleurs. De vos écritures originales existera toujours dans l'ordre que vous les inscrit dans le journal.

L'affichage est fait traditionnellement à la fin de chaque mois, mais est entièrement à votre discrétion - si vous avez besoin de savoir ce que vos chiffres de vente sont, alors vous devez vous assurer que toutes vos transactions sont inscrites dans le journal et affiché à tous les comptes concernés dans le grand livre que nous nous apprêtons à voir dans la partie 2 de ce guide