Travailler en collaboration avec votre équipe de projet de la Croix-fonctionnelle: Le processus d'établissement des objectifs

Diriger une équipe interfonctionnelle peut présenter des défis différents de ceux conduisant un dans votre département, pouvant nécessiter différentes qualités dans le chef d'équipe. Les chefs d'équipe doivent avoir la capacité et la volonté de plomb, de développer et de communiquer une vision convenue entre collègues sur vous ne connaissez probablement pas (et qui peuvent avoir des points de vue radicalement différent), et la patience de plomb par consensus. Élaboration d'une poker face "m'a aussi aidé à sortir de certains endroits restreints.

Allais-je retrouver toutes ces qualités en moi? Pourrais-je les utiliser efficacement, afin d'aider mon équipe à atteindre l'objectif devant nous? J'ai trouvé quand j'ai eu l'occasion de diriger une équipe interfonctionnelle à une grande compagnie d'assurance à New York.

J'ai dirigé une équipe de projet inter-fonctionnelles dont la responsabilité a été d'examiner les demandes d'inscription pour pension différée à base de la société Section 403 (b) les régimes de retraite, et de veiller à ce qu'ils continuent de répondre aux attentes de nos clients et tous les New York State Insurance exigences du ministère de la réglementation.

Notre objectif était de réduire ce qui avait été une forme de quatre pages sur une seule page d'inscription, avec une page d'accompagnement pour les instructions. Le but principal était d'accueillir un nouveau système électronique d'imagerie documentaire de l'entreprise avait installé, mais il y avait aussi évident prestations de service client pour raccourcir et simplifier les demandes.

Nous avons réussi bien au-delà de nos attentes dans la création d'une page, des applications faciles à utiliser d'inscription de rente que les clients aimé et qui s'est réuni toutes les normes réglementaires applicables Etat. études sur la qualité des services a montré que la satisfaction des clients avec les nouvelles demandes d'inscription a été bien plus de 90 pour cent.

Mon équipe était composée de 22 collègues de six ministères, dont la plupart je ne savais pas ou n'a jamais rencontré. Il y avait des membres du personnel qui représente une zone TI qui a été le principal client, au moins deux personnes morales et des zones de conformité, une région administrative qui a eu un rôle de liaison important avec les régulateurs d'assurance de l'Etat, plus un représentant de conception graphique qui a développé des maquettes de l'inscription formes tout au long des discussions de l'équipe projet.

Former une équipe inter-division pour ce projet gardé le processus plus axé horizontalement. Un des principaux avantages d'une équipe inter-division est qu'elle permet des changements dans les produits et les processus à effectuer par les employés qui connaissent le plus à leur sujet. La recherche de cette gamme de moyens de coupe expertise de toutes les divisions. Nous avons rassemblé les connaissances des employés de différents domaines de la société et a obtenu une solution plus complète que tout autre ministère ou une division verticale unique aurait pu atteindre.

Chef d'équipe de Rôle

Le rôle du chef d'équipe est essentiel et doit être clairement définie. Vous êtes en charge de toutes les réunions d'équipe et les discussions, et vous décidez du moment de déléguer la discussion des questions techniques à des experts de l'équipe. Votre travail comprend au moins les obligations suivantes avant de commencer les réunions d'équipe:

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Si possible, devenir l'expert en la matière ou de la source primaire d'information;
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Suggérez-membres de l'équipe du possible, si elle est donnée d'entrée par les cadres supérieurs;
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Veiller à ce que tous les membres de l'équipe à comprendre les objectifs du projet et les objectifs;
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Développez votre calendrier des réunions;

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Créer ordres du jour, procès-verbaux exacts de fournir de chaque réunion;

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Décourager les «canaux de retour» de la communication;

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Représenter l'équipe à toutes les réunions avec les cadres supérieurs.

Parce que le rôle du leader est si important pour le succès de l'équipe, vous ne devriez pas être neutre ou d'un membre non participants au cours des discussions du groupe et le développement du produit fini. En fait, exprimer ses préférences peut fournir au groupe une idée approximative de solutions que vous êtes en faveur. Mais faut pas pousser: membres de l'équipe de décider s'ils accord avec vous que des discussions procéder. Et soyez prudent sur la façon de vous exprimer.

Adopter le rôle de bâtisseur de consensus et de facilitateur du processus de groupe peut être la plus difficile partie du travail du chef d'équipe. Cependant, vous trouverez que c'est la meilleure stratégie pour parvenir à un résultat que tous les membres de l'équipe de soutien. Si vous êtes trop autoritaire, membres de l'équipe pourrait interpréter ce que votre tentative d'imposer une solution, ce qui pourrait créer de la résistance au sein de l'équipe. Si vous n'êtes pas assez affirmée, il peut sembler que l'équipe manque de direction, ce qui pourrait déclencher un concours pour la domination au sein du groupe. Vous serez à pied que proverbiale "fine ligne" entre les deux. mais il va de pair avec le travail.