Leçons tirées de la mise en oeuvre SAP Global en Asie

Avec mon rôle actuel de la gestion globale des équipes de projet virtuel, j'ai été invitée à plusieurs reprises par mes pairs sur ce que sont les facteurs clés de succès de la mise en œuvre de SAP pour les installations de start-up en Asie, en particulier, car les utilisateurs n'ont aucune expérience de SAP et des connaissances des processus d'affaires , et l'anglais n'est pas leur première langue.

Comme vous pouvez le voir, les équipes de projet global avoir plusieurs personnages et des défis uniques, comme le multi-fonctionnelle, en constante évolution pour répondre aux entreprises et aux contraintes budgétaires, la matrice structuré, culturellement diversifiée et géographiquement distribués. Ces défis ont entraîné dans cette culture d'entreprise n'est pas très conducteur pour une communication efficace et l'apprentissage inter-équipes. Beaucoup de possibilités d'apprentissage ne sont pas saisies et des entreprises ont payé le prix fort pour répéter les erreurs similaires. Ainsi, la capture et le partage des leçons apprises, doit à des processus de gestion de projet permettra de réduire les coûts du projet global et d'accroître les clients et la satisfaction des utilisateurs.

Si vous êtes responsable de SAP lancement mondial, voici quelques enseignements qui peuvent profiter à votre équipe et votre entreprise.

Leçons apprises - Leadership Local Buy-in événement
Le plus souvent, l'équipe de projet global de rencontres des questions telles que les rôles et les responsabilités de l'équipe * étendus ne sont pas bien définis, les ressources locales équipe de soutien ne sont pas commis après le début du projet, il n'ya pas de feu à la personne sur place pour coordonner les questions entre le site de l'équipe des affaires, et équipe de projet, etc Afin d'obtenir le plein soutien de l'équipe de direction locale, un projet de buy-in a besoin pour effectuer par l'équipe de gestion du changement 3-6 mois avant le lancement du projet pour aider les dirigeants locaux de comprendre que SAP projet de mise en œuvre n'est pas seulement une mise en oeuvre des TI, mais un projet d'entreprise, ainsi, aider les dirigeants locaux à comprendre l'importance de la conjugaison des affaires de SAP, de communiquer avec les dirigeants locaux structure clairement sur l'organisation, les processus opérationnels et des unités d'affaires qui seront touchés par mise en œuvre, les besoins en ressources, etc

Leçons apprises - décodage des messages par courriel
Comme de nombreuses sociétés sont de transférer leur activité vers l'Asie, de communiquer efficacement dans un environnement de travail interculturel peut assurer le succès des entreprises du commerce international. En raison de la barrière de la langue et les différents systèmes de vocabulaire, l'équipe de base et les utilisateurs locaux de la difficulté à comprendre et décoder des messages e-mail. En conséquence, les malentendus se pose souvent des questions et ne pas résolus à temps, ce qui affecte l'horaire des activités et, éventuellement, affecte le calendrier de déploiement.

La recommandation est de procéder à une session Cross-Cultural Communication au cours de la période de lancement pour les utilisateurs locaux et l'équipe de projet à reconnaître les différences culturelles, à la conscience des différences de communication et de surmonter ou de minimiser les obstacles à la communication culturelle à la communication de haute qualité.

Leçons apprises - coordonnateur de site local
Global SAP équipe de projet ERP est généralement dénommé «équipe virtuelle». membres de l'équipe travaillent sur la télécommande et dispersés partout dans le monde. Par exemple, mon équipe a une soixantaine de membres et ils sont situés en Allemagne, Budapest, Mexique, États-Unis, Canada, Singapour, en Chine. Un grand nombre de fois, les membres de l'équipe de base ne sais pas à qui s'adresser pour traiter les activités locales d'affaires et les questions liées, les utilisateurs ne savent pas à qui s'adresser pour mettre en place des projets et des problèmes liés aux entreprises et gestion de site local ne reçoit pas plus tard l'état du projet ne peut donc pas fournir un soutien en juste-à-temps.

La recommandation est de nommer un coordonnateur de site expérimentés sur place pour servir de locaux vont-à la personne pour toutes les questions liées à SAP. Le rôle est tenu de communiquer à toutes les parties concernées sur l'état global du projet, les enjeux, les réussites et les obstacles à tenir les membres engagés dans le projet.

Leçons apprises - concept ERP et Global Business Process
Pour la plupart des compagnies internationales, la mise en œuvre mondiale de SAP est d'offrir une solution ERP à l'appui de la construction de la production nouvelle start-up en Asie. La plupart des utilisateurs sont les nouvelles recrues et qu'ils ne comprennent pas le concept d'ERP ou le modèle global, ils ne comprennent pas leurs rôles et les processus opérationnels associés.

Recommandation est de procéder à un modèle global de familiarisation session d'introduire des mécanismes mondiaux de bout en bout pour les utilisateurs. Ensuite, l'équipe de gestion du changement devrait travailler avec les entreprises locales afin de déterminer quels processus sont applicables au site, et ceux qui ont besoin de localisation en raison des exigences juridiques et linguistiques. Un exercice de cartographie des processus est fortement recommandé ainsi, lorsque le point d'être des processus (diagramme Visio avec swim-voies) sont finalisés et présentés à l'équipe de gestion locale. Après leur accord, les rôles SAP sont capables verrouillé, cours de formation pour différents rôles SAP peuvent être affectés.

Leçons apprises - Pour-être Processus
Comme je l'ai mentionné ci-dessus, les utilisateurs sont nouveaux et qu'ils n'ont pas beaucoup de SAP et des connaissances des processus d'affaires. Il est irréaliste de s'attendre à des utilisateurs de saisir le point d'être entièrement processus.

Recommandation est de procéder à une acceptation par les utilisateurs d'essai / Process Testing avant go-live après la fin de l'utilisateur de base de SAP et de la formation des processus d'affaires. A l'heure actuelle, la conception a été testé par l'équipe de base, les données réelles a été chargé de l'environnement de test, et super-utilisateurs ont été formés dans le SAP et les concepts d'entreprise. Les super-utilisateurs passent par le script de test d'intégration. Cette étape assure la conception des œuvres, le chargement de données sont exactes et complètes, et les super-utilisateurs sont formés correctement. Cette étape clé de succès devraient être inclus dans le plan de projet afin de donner à l'équipe de base, l'équipe des affaires et l'équipe élargie d'une bonne visibilité.

Leçons apprises - Données de base et de validation de données
Un autre problème équipe mondiale mise en œuvre SAP visages, c'est que la demande de validation des données a pris plus longtemps que prévu. Trois étapes qui participent à des données de base. Il ya la collecte de données, chargement de données et la validation des données. Parce que tous les collègues du monde des affaires ont été informés du processus de collecte de données, le "comment" de valider et de l'importance de la validation, les données de base venait toujours à la dernière minute et après la date limite.

La recommandation est que l'équipe de gestion du changement pour organiser des ateliers sur place pour expliquer le processus de collecte de données et la validation des données aux utilisateurs des entreprises, à aider les utilisateurs à comprendre la signification des champs à valider et de communiquer les rôles et les responsabilités entourant maître de collecte de données et la validation par préciser qui fera quoi et quand. En outre, les demandes de validation doit être à une seule personne, pas un groupe. Chef de projet devrait séparer charger des données et des activités de validation des données dans le plan de travail et les liens de retour à articuler les dates d'échéance pour des activités spécifiques et la liste de distribution des responsabilités.

Leçons apprises - Formation des utilisateurs finaux
Conformément à la méthodologie mise en œuvre normale SAP, l'équipe de gestion du changement des plans des activités de formation un mois avant le système go-live. La formation met l'accent sur les processus-être.

En raison des différences culturelles, les habitants de l'Asie à l'intention nod beaucoup parler d'instructeur quand. Cela signifie qu'ils comprennent ce que l'instructeur parle, cela signifie seulement que "Je vous entends». Ils ne peuvent pas dire si vraiment ils instructeurs comprendre le processus / les transactions SAP ou non. membres de l'équipe de base, par exemple, n'étaient pas au courant que certains utilisateurs ne prennent pas la formation de base SAP jusqu'à ce qu'ils ont commencé la formation du delta. Il en est résulté que SAP utilisateur et le niveau de connaissance des processus d'affaires ne peuvent pas atteindre le niveau attendu et que certains utilisateurs ne parviennent pas à effectuer des transactions dans SAP, par exemple, créer STO pour déplacer les matières premières des États-Unis vers l'Asie, près de go-live.

La recommandation est de mettre en place de processus pour le personnel du nouveau conseil. Le processus comprend obtenir l'ID de SAP, rendez-vous grâce à la formation de navigation SAP, la formation SAP module fonctionnel, d'acquérir les connaissances de spécialistes en la matière (PME), et de passer par le test après la formation. Le processus devrait garantir les nouveaux utilisateurs de bien comprendre le processus et permet de créer des transactions dans SAP de manière indépendante. La formation standard va d'abord, et dans la période de soutien, ont une formation de 2-3 semaines de recyclage. Les gens sont plus familiers avec le processus et de savoir comment SAP soutient le processus. Ils ont ensuite commencer à poser des questions et nous savons que leur situation d'apprentissage.

Pressenti communication entre l'équipe de base et l'équipe locale prolongée est un facteur très important pour SAP déploiement mondial. Y compris tous les membres de l'équipe dans la boucle email et le plan de la mise à jour des réunions régulières équipe peut tenir toutes les parties sur la même page sur chaque étape du projet.

En résumé, de nombreuses entreprises de premier plan utilisent le système SAP ERP comme infrastructure essentielle pour fournir des services intégrés de données normalisé et en temps réel pour soutenir leurs opérations mondiales. Comme ils se déplacent de leurs productions vers l'Asie, ils sont confrontés à des problèmes très complexes et des défis uniques en raison de différences culturelles nationales et les exigences locales. Les recherches de l'impact des différentes cultures sur les systèmes ERP SAP mise en œuvre dans la région de l'Asie n'ont pas été prises largement encore. Les erreurs de mise en œuvre peut coûter des millions société et des millions de dollars. Par conséquent, ces leçons tirées de déploiements SAP en temps réel fournira des orientations sur la mise en œuvre globale SAP ERP en Asie.