Gestion du changement dans un projet global

Un nouveau système SAP peut faire une installation de démarrage d'une catastrophe ou la victoire, tout en fonction de la préparation de sa mise en œuvre. Le SAP est l'épine dorsale d'information de l'entreprise nouvelle usine et de gestionnaire de projet doit l'aborder avec une équipe de projet bien structuré. Si la portée de mise en œuvre comprend la finance, ventes, logistique de distribution, la fabrication, de Supply Chain Management et de Business Warehouse fonctionnalités de plusieurs lignes de production à l'usine nouvelle et la majorité des utilisateurs sont des nouveaux employés ou nouveaux sur le SAP, puis y compris une équipe de gestion du changement dans l'intégration équipe est le point de départ qui assure le succès de mise en œuvre.

Qu'est-ce que la gestion du changement?
Change Management (CM) est une organisation, l'application systématique des connaissances, des outils et des ressources. CM est chargé d'élaborer et de gérer l'exécution des stratégies et des activités visant à soutenir la mise en œuvre réussie du projet. Modifier les stratégies de gestion consiste à obtenir l'appui des dirigeants, faire en sorte que l'organisation de l'entreprise aligne, processus et systèmes, impliquant des constituants essentiels pour la compréhension et l'acceptation, de la préparation, l'équipement et la formation du personnel d'exploitation dans leurs nouveaux rôles, et l'alignement de la main-d'œuvre pour soutenir l'initiative. Comme on peut le voir, CM est une clé pour la mise en œuvre de SAP, parce que la mise en œuvre permettra de simplifier et de normaliser les processus d'affaires, aura une incidence sur les gens, va changer la façon de conduite des affaires des gens et la façon dont ils trouver du travail accompli.

Comment l'équipe de gestion du changement-elle structurée?
Un type de gestion du changement d'équipe comprend coordonnateur du site, gestionnaire de CM, CM Partner, Spécialiste des communications, Coordonnateur de la formation, Key Performance Indicator (KPI) spécialiste de la sécurité primaire Personne de responsable (PPR), et un couple de formateurs. Voir l'illustration ci-dessous.

Quels sont les rôles et les responsabilités d'une équipe de CM?
CM Manager est un rôle à plein temps dans SAP mise en œuvre globale et devraient être sur place. Le rôle est chargé de diriger l'équipe CM, communiquer avec Gestionnaire de projet, Coordonnateur du site / partenaire CM sur la communication, la formation, le suivi des KPI et les questions de sécurité.

Coordonnateur du site peut être un rôle à temps partiel et devrait être sur place. Ce rôle est un "go-to" personne à l'égard des questions du site pour l'équipe de base *, ** équipe élargie, l'équipe de direction d'entreprise et l'équipe de gestion du site. Le rôle est tenu de communiquer à toutes les parties concernées sur l'état global du projet, les enjeux, les réussites et les obstacles à tenir les membres engagés dans le projet.

CM Partner sur le site et peut être un rôle à temps partiel. Ce rôle est chargée d'appuyer le CM plomb pour exécuter la CM et des activités de formation sur le site dans la langue locale. Il / elle est d'aller à personne pour l'équipe élargie.
Coordonnateur de la formation est un rôle à temps partiel à partir du site. Ce rôle est responsable de la gestion du site pour SAP une formation efficace, qui inclut les processus d'affaires et de bases de SAP, la mise en œuvre pour que l'ensemble du déploiement de SAP pour réussir.

Les formateurs sont généralement les locaux existants experts en la matière (PME). Ils seront plus efficaces si elles sont très familiers avec les processus métiers existants et également une connaissance approfondie de SAP. Ils sont membres de l'équipe élargie depuis le début du projet et devient le groupe de travail Super utilisateur après la mise en.

Sécurité PPR est une ressource partagée et est chargé de donner aux utilisateurs SAP un accès adéquat à exercer les fonctions nécessaires pour faire leur travail dans le SAP et assurez-vous que "sensibles codes de transaction" (T-CODES) sont conformes aux processus de contrôle SOX

Quelles sont les principales tâches de gestion du changement?
Comme je l'ai mentionné plus tôt, CM est chargé d'élaborer et de gérer l'exécution des stratégies et des activités pour préparer les utilisateurs à utiliser avec succès SAP à l'appui de l'entreprise. Pour être plus précis, les tâches suivantes CM nécessité de procéder à soutenir la mise en œuvre réussie du projet.

Évaluation de l'impact organisationnel
L'objectif de l'évaluation d'impact est Org pour identifier les rôles pour le personnel d'emplois critiques et veiller à ce que la main-d'œuvre droit est une formation adéquate dans les processus métier et SAP. Les entrées sont les flux de travail / pistes (par exemple, de gré à gré), les processus d'affaires (par exemple, conserver les données de prix), les fonctions d'emploi (par exemple, soutien des ventes), les rôles et responsabilités (par exemple, créer et modifier des clients et / ou matériel des prix spécifiques), le nom, la formation cours que cette personne a besoin de participer, etc Le résultat de l'évaluation est une matrice d'évaluation. La matrice permettra de relier à la dotation plan si applicable, et plus tard, l'approche de la formation.

Plan de communication
L'objectif du plan de communication détaillé pour permettre à tous les employés savent ce qui se passe en milieu de travail. Un plan détaillé de communication comprend des niveaux de communication (par exemple comité de pilotage), le public, le but, les événements et les messages, développeur de contenu, l'expéditeur / approbateur, fréquence, etc Il peut aider à évaluer l'efficacité des efforts visant à communiquer des informations dans toute l'organisation et peut assurer les messages sur l'importance des changements se font maintenant.

Acceptation de l'événement de l'utilisateur
Après achèvement des essais équipe interne, un mois avant le système go-live, l'équipe de base et étendue de l'équipe travailleront ensemble pour définir des scénarios de test qui sont représentatifs des processus d'affaires clés. Extended membres de l'équipe et les utilisateurs sélectionnés sur Super participera à site. Comme vous l'imaginer, comment l'équipe CM organiser l'événement est essentiel pour l'équipe de base pour mener avec succès des EAU, surtout lorsque les Émirats arabes unis a à peu près en raison du temps et / ou contraintes budgétaires. gestionnaire de CM et de plomb d'intégration devraient travailler en étroite collaboration à venir avec un très détaillées annexe EAU qui comprend les noms / ID des scénarios intégrés, le temps nécessaire, les dates prévues, à court et à de longues descriptions, personne conduite scénario / s, etc Le plan doit être communiquée aux participants 2-3 semaines à l'avance et toutes les questions seront enregistrées et des priorités par l'équipe de CM. Questions «élevée» ou «très élevé» d'impact seront résolus avant la mise en.

Formation des utilisateurs
L'objectif de la formation est de veiller à la communauté des utilisateurs est entièrement formés à l'utilisation (et comprendre) le système SAP pour leur jonction travail spécifique. La formation SAP commence 3-4 semaines avant le système de "go-live. L'équipe de gestion du changement effectue évaluation de la formation, arrive avec un plan de formation détaillé et surveille la qualité de la formation. Si le déploiement SAP est dans une région que l'anglais n'est pas toque maternelle des usagers, l'équipe de CM travaillera avec les besoins locaux pour offrir une formation dans la langue appropriée.
formation des utilisateurs finaux comprend la formation des processus d'affaires pour s'assurer que les utilisateurs finaux sont éduqués sur les règles commerciales critiques associés à la transaction SAP dont ils auront besoin pour effectuer, et SAP formation de base et SAP Delta formation pour s'assurer que les utilisateurs finaux sont formés Comment naviguer dans les transactions critiques pour leur rôles et responsabilités, comment analyser les données et les rapports générés à partir de SAP et en résolution de problèmes au sein de SAP.

la formation des processus d'affaires est normalement fourni par l'utilisateur super / s de l'équipe des affaires; SAP de base et la formation Delta est normalement fournie par les membres de l'équipe de base.

Indicateur de performance clé (KPI) suivi
KPI est une mesure permettant d'évaluer l'efficacité d'un processus. Le système métrique sera déterminé lors de la préparation finale en vue de piste qui est le système fonctionne comme prévu, les personnes utilisant le système correctement ou en contournant le système. KPI spécialiste de l'équipe de CM mène cette activité. Chaque flux de travail a un ensemble de KPI qu'ils ont à surveiller sur une base continue. Exemples d'indicateurs de performance clés sont d'ordre financier (budget, des écarts), le calendrier, le nombre de retards de livraison, etc

Leçons apprises
L'objectif des enseignements tirés de capture est d'identifier ce qui a bien et certaines des plus grandes réussites, d'identifier les défis et les recommandations à prendre pour éviter le défi de se produire dans de futurs projets ou des étapes, et d'identifier les actions nécessaires à partir des informations documentées de l'équipe . Au cours de go-live, directeur CM envoie les enseignements tirés de modèle à suivre ou de l'équipe conduit à demander des réponses. Chef de projet sera de partager les leçons apprises à la réunion de clôture du projet.

Ce sont un ensemble très important des activités de CM qui ont généralement besoin d'être fait pour un déploiement global SAP. Ces activités doivent être gérées de manière proactive, plutôt que réactive. Si ces activités ne sont pas effectuées, l'équipe du projet global rencontrerez de nombreuses questions au cours de la mise en œuvre, et confrontés à un risque élevé d'échec.

L'expérience montre qu'il est essentiel de former une équipe efficace de gestion du changement qui est pris en charge intégralement par les autorités locales de GM et les autres administrateurs. Acheter un leadership local en cas doit être menée 3-6 mois avant le lancement du projet. Un des rôles bien définis et les responsabilités doivent être clairement communiqués à l'équipe de gestion de site pour les ressources à partir du site CM peuvent être allouées et s'engage à projet.

* L'équipe de base: se compose de membres de l'équipe de projet de l'équipe des TI d'applications qui sont généralement à temps plein. Les activités quotidiennes incluent la configuration du système et la documentation des processus d'affaires.

** Étendue de l'équipe: sont experts en la matière (PME), ils fournissent une expertise fonctionnelle à la conception et la mise en œuvre.