Gestion des documents via un fichier structuré de nommage

Migration vers des pratiques sans papier-office invoque la nécessité de faire face à de plus grandes quantités et variétés de documents électroniques. L'acquisition d'un système de gestion de document pourrait aider mais il ya des coûts importants et complexes qui peuvent être trop difficile à justifier. Une approche plus utile est d'adopter une politique de dénomination de fichiers structurés pour aider à gérer vos documents de façon abordable et efficace. Structurés de nommage des fichiers est un puissant pourtant sous-exploitées outil pour l'indexation des documents. C'est un moyen très efficace de la recherche et récupération de documents. Cet article explique brièvement comment appliquer ce concept.

Bien que les "noms de fichiers structurés» peut être un terme familier pour certains, de nombreux utilisateurs utilisent effectivement la pratique sans s'en rendre compte. Si vous nommez votre fichier avec deux ou plusieurs segments descriptives et font un effort conscient pour être cohérent, vous demandez un fichier structuré stratégie de nommage. Pour mieux apprécier ce concept, nous pouvons prendre l'exemple suivant structuré nom de fichier: GLOBAL-LIGHTING_P76328_INVOICE_2009-1-25.pdf

Dans cet exemple, il est relativement clair par le nom de fichier que ce document est une facture numérotée P76328 auprès d'un fournisseur, Global Lighting, qui a été publié le Janvier 29, 2009. Le nom de fichier peut encore être amélioré en prenant avantage des abréviations (ID) qui fera le nom de fichier plus concis. Le résultat devrait ressembler à: GLOBAL_P76328_INV_090125.PDF

Indépendamment de la méthode, il est important de toujours veiller à ce que tous les descripteurs de critiques relatives à votre document sont inclus dans la structure et que vous constamment à y adhérer. En fin de compte, votre productivité et votre efficacité dans la récupération et l'identification des documents est une fonction de la façon dont vous avez exécuté votre politique de nommage propre. Si vous avez été diligent, vous serez en mesure d'éviter d'avoir à ouvrir un tas de fichiers pour identifier le document recherché.

Riche en information de nommage de fichiers structurés permet d'améliorer l'efficacité de votre immense. Vous n'aurez plus une forte dépendance de complexes multi-niveaux des structures de dossiers hiérarchiques. Néanmoins, nous vous recommandons de toujours maintenir un sous-dossier pour l'entité de dépôt primaire (par exemple, des clients, fournisseurs, employés, projets, etc ..).

Inversement, si vous avez consacré des sous-dossiers pour chaque entité nous vous recommandons fortement de continuer à inclure le nom de l'entité comme préfixe dans le nom de fichier structuré. En d'autres termes, même si vous avez un sous-dossier dédié for Global Lighting Company, le nom de la société GLOBAL devrait toujours être présent dans le nom du fichier.

Voici quelques raisons pour lesquelles:
• Elle réduit l'ambiguïté des résultats de recherche.
• des documents mal classés peut encore être trouvée.
• documents mobiles peuvent encore être facilement identifiés.
• La recherche est plus direct et précis.

Une structure à usage général le nom de fichier qui pourrait fonctionner dans à peu près chaque situation est comme suit: sous-dossier NAME_REF ID LIST_REF-ID_DOC TYPE LIST_ DOC NAME_VERSION. Extinc cette structure sous-dossier nom est synonyme de Nom de l'entité principale (par exemple le nom des fournisseurs / ID). LISTE implique que les entrées sont basées sur une liste prédéterminée finie de possibilités. Ce n'est pas un champ de texte libre. Pour illustrer comment cette structure peut être utilisé, s'il vous plaît se référer aux exemples suivants: GLOBAL_GENEXPENSE_P76328_INV_090125.PDF SMITH-J & L. _SUNLIFE_367450_POLICY_EXP120215.PDFLAGOCONDOS_PPELEC_5786_SUBCON_H DOC

Combien de segments et les segments de vous optez pour votre décision est strictement sauf si vous devez travailler en collaboration dans le cadre d'une unité d'affaires. Dans ce dernier cas, un consensus est requis avec des collègues ou de l'échec est probable.

Les autres raisons de l'échec potentiel de nommage de fichiers manuels structurés pourraient être:
• Segment ordre est involontairement compromis.
• des incohérences dans ce qui est inscrit.
• la saisie fastidieuse répétition des entrées de nom de fichier.

Si vous travaillez seul et vous pouvez gérer avec une structure de nom de fichier très simple, les chances de succès sont bonnes. Si plusieurs collègues sont impliqués dans la nomination des documents partagés, jetez un œil à un fichier semi-automatique structuré de nommage outil pour assurer l'intégrité, le respect des politiques et le succès global