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mercredi 14 avril 2010

Comptes créditeurs externalisation obtient des résultats spectaculaires

L'un des domaines que les entreprises se sont tournés vers l'ordre dans la réduction des coûts est le traitement des factures dans les comptes créditeurs. Auparavant, les entreprises vont mettre en œuvre les dernières technologies dans le cadre d'une solution en interne pour couvrir les différents AP processus tels que l'entrée des données dans un système ERP, la vérification des niveaux d'approbation la signature et de validation des factures en double. Cette approche est rapidement devenu impossible que les coûts ont continué de grimper en raison de l'expansion des ressources informatiques, la nécessité d'apporter des améliorations d'infrastructure, et l'ajout de processeurs AP. Au lieu de se concentrer sur des initiatives commerciales stratégiques, les entreprises ont été contraints de consacrer des ressources de plus en plus faire face aux exigences du système en interne, la maintenance et mises à niveau.

De nouvelles initiatives ont ouvert la voie à une approche technique commune dans laquelle tous les processus d'affaires ont été canalisés à travers une plate-forme technologique unique. Par exemple, de nombreuses entreprises en œuvre d'ERP (Enterprise Resource Planning) les systèmes de gestion de processus tels que le suivi des stocks, les achats et la production. Bien que cela peut avoir une efficacité accrue, les entreprises continuent de faire face aux coûts croissants résultant de l'achat et l'entretien d'un système en interne.

La prochaine percée apparus à la suite de la volonté de réaliser des économies d'échelle tout en déplaçant le focus sur les compétences de base d'une entreprise. Au lieu d'hébergement d'une infrastructure informatique interne, ces sociétés se tourna vers les comptes à payer sous-traitance. Deux approches ont été développées qui ont suivi des méthodologies différentes. La première consistait à utiliser externalisation des processus métier (BPO) de contracter un processus spécifique à un tiers. L'autre était d'utiliser une Software-as-a-Service (SaaS) solution qui a permis à une entreprise de contrôler le processus interne, tandis que l'externalisation de l'infrastructure et les logiciels requis.
Une nouvelle approche des comptes créditeurs et d'automatisation de facturation automatisée

Maintenant, il ya une nouvelle approche qui tire parti des points forts de BPO et SaaS, tout en éliminant les faiblesses. Business virtualisation prend forme et il donne des résultats dramatiques fois mis en œuvre dans un environnement AP. L'exemple suivant montre comment un distributeur en gros a été en mesure d'accroître l'efficacité tout en rationalisant les coûts en mettant en œuvre cette nouvelle approche.

La société a été reçu environ 50.000 factures par mois et complété tous les traitement manuel en interne avec un personnel de processeurs AP 40. Les factures sont tous à base de papier et les signatures nécessaires, le codage et la vérification. Le processus manuel a été trop de temps si l'entreprise a cherché une solution plus novatrice. Après de longues recherches, l'entreprise a décidé de mettre en œuvre ASPEN Edition 360 Comptes créditeurs de systèmes d'archivage. ASPEN réception document 360 intègre, d'imagerie documentaire et de saisie des données, l'image sur le Web d'hébergement et services de gestion de flux de travail pour une solution complète de documents basé sur des services de gestion.

Toutes les factures de la société sont maintenant envoyés à une boîte postale gérée quotidiennement par des systèmes d'archivage. Les factures sont triés et mis en lots, puis préparée pour l'imagerie. Une fois les factures sont numérisées et indexées, les fichiers images sont téléchargées dans le référentiel ASPEN ligne 360 et transmises par voie électronique à la personne appropriée pour approbation fondé sur des règles d'entreprise axée sur le client. Ces règles peuvent incorporer des notifications en double des factures, des factures route-dessus d'un certain montant au personnel notamment, et d'effectuer l'équilibrage des charges. alarmes de workflow et de délais d'approbation de vitesse Avis en alertant les utilisateurs que les factures arrivent et quand les délais pour l'examen et l'approbation sont dépassées.

Dans cet exemple, le processeur de la société AP examine l'information entre la facture et la répartition des détails de compte en ligne. L'approbateur d'affaires peut également entrer les informations d'allocation compte. La facture est alors automatiquement dirigé vers le niveau d'approbation pour la vérification suivante. Après examen final, l'information est interfacé en entreprise dans le système financier interne et les paiements sont terminés.

Tout au long de l'ensemble du processus, la société ne touche jamais une facture sur papier. Après numérisation, les copies papier sont entreposés dans des installations Archives Systems service complet dossiers centre où ils peuvent être récupérés et remis à la Société à tout moment. Tous les traitements sont traités en ligne en utilisant ASPEN 360. la productivité du personnel a également augmenté et la facture des frais de traitement devraient être réduits de près de 50%. La société maintient un contrôle total sur leurs processus d'affaires tout en acquérant de reporting avancées fonctionnalités pour aider à assurer le respect des lignes directrices sont suivies.
Focus sur les compétences essentielles au lieu de gérer une infrastructure d'automatisation AP

En mettant en oeuvre des affaires de virtualisation, les entreprises sont en mesure de concentrer stratégiquement sur leur cœur de métier des initiatives plutôt que sur l'intégration et la gestion d'une infrastructure interne. Ils continuent à garder le contrôle sur l'information commerciale, mais d'éliminer les points de friction qui peuvent retarder un processus critique. Le résultat final est la possibilité de rationaliser les processus commerciaux, de réduire les risques, réduire les coûts et d'accroître l'efficacité.

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