Simple et abordable Initiative bureau sans papier

Le très attendu «sans papier» de bureau est toujours un "paperfull« bureau. Il existe deux sources de papier au bureau: l'intérieur et de la source externe. Nous devrions être en mesure de faire face à l'ancienne mais pourquoi l'assaut de papier entrants provenant de sources externes et que pouvons-nous faire?

Pourquoi tant de nombreux documents sur papier?

• En dépit des progrès technologiques, les signatures humides continuent d'être nécessaires sur les documents les plus officiels. est synonyme de signature manuscrite sur papier.

• Soutenir les documents ou pièces jointes (par exemple, certificats, permis, et les recettes) sont généralement moins sur le papier une copie numérisée ou en version PDF existe.

• EDI a été autour depuis plus de vingt-cinq ans, mais il est assez cher et n'a pas eu l'adoption généralisée. En conséquence: les factures, les documents d'expédition, bons de commande et les paiements sont encore très majoritairement à base de papier.

• Les banques, les organismes publics et les services publics communiquent à l'aide de leur standard de facto signifie: "papier".

La solution?

En règle générale, nous devrions faire un effort pour produire moins de papier, mais nous pouvons avoir un contrôle peu ou pas de documents papier à partir de sources externes (par exemple les fournisseurs, les clients et le gouvernement). Afin de minimiser l'impact négatif des documents papier entrants, la solution est de les numériser dès que possible. Ils peuvent être numérisés dans le point d'entrée-mail chambre, dans l'unité d'affaires ou au niveau ministériel. Une fois numérisés, ils doivent immédiatement être indexés pour faciliter la recherche et la récupération. Ils seront par la suite transformé à partir d'un fardeau de la paperasserie à un actif précieux document numérique.

Quelques avantages:

• Améliorer les processus opérationnels de workflow.
• Accroître la productivité grâce au partage de documents.
• Éliminer le dépôt et la recherche de documents papier.
• Protéger les données importantes grâce au cryptage.
• Veiller à la récupération en cas de catastrophe et la continuité des activités.
• Respecter la conformité réglementaire.
• un espace bureau, réduisez les coûts de stockage.

Beaucoup profitent déjà
La plupart des grandes entreprises ont été numérisation et d'indexation des documents papier il ya des années. Ils étaient au début de reconnaître les avantages des gains de productivité et les coûts d'exploitation réduits grâce à une plus grande efficacité. Ils ont été en mesure de réaliser un retour sur investissement rapide Merci de cisaillement de volume, en dépit des coûts élevés de l'investissement initial que les adopteurs précoces.

Les PME devraient commencer
Aujourd'hui, les solutions d'imagerie sont à portée de main des entreprises plus petites aussi. Ceci est dû en grande partie aux réductions de prix importantes et largement amélioration de la technologie matérielle du scanner. logiciel de gestion de document est également plus abordables en raison de pressions de la concurrence même si parfois encore inutilement complexe. Il faut toujours être prudent, car il peut y avoir des coûts supplémentaires importants en raison de l'infrastructure exigeants, installation, personnalisation et formation. Ces coûts peuvent constituer une source de la résistance des pratiques commerciales en raison d'un investissement plus important et le risque.
Cherchent une approche simple et abordable
La vérité est que la plupart des opérations d'affaires il n'est pas nécessaire pour l'imagerie des documents hautement complexes ou sophistiquées et des logiciels de gestion. Ce que la plupart des petites entreprises ou les ministères ont besoin est un moyen commode de numériser leurs documents papier et une méthode intuitive de stocker et de les récupérer. dépôt des documents numériques doivent être moins compliqué que le dépôt sur papier! Il vient d'être extrêmement flexible, efficace et surtout moins sujet aux erreurs. Quelle que soit la solution, il est préférable de profiter de solutions packagées qui ont un coût fixe qui comprend un scanner, un logiciel, d'installation, de formation et de personnalisation.

Un faible coût de remplacement efficaces
L'indexation des documents peut se faire de plusieurs façons. La plupart des systèmes classiques de gestion des documents exigent souvent la saisie manuelle des métadonnées ou des mots-clés pour chaque document. L'innovation et le plus simple est d'utiliser l'approche structurée de nommage des fichiers de base de l'indexation des documents. Le concept consiste à structurer le nom du fichier en segments descriptifs qui fournissent toutes les informations nécessaires pour rechercher, extraire et d'identifier le document cible.