D'assurer le succès du logiciel de conversion grâce à ces conseils

La tâche de mettre en œuvre un ensemble de construction de nouveaux logiciels n'est pas facile. Le réussir, vous devez comprendre vos objectifs d'affaires et comment ils se rapportent au nouveau logiciel. Alors seulement vous serez en mesure d'élaborer un plan pour répondre aux logiciels de votre entreprise et répondre à ces objectifs.

Cet article va dans quelques détails au sujet de plusieurs facteurs clés que les entreprises doivent garder à l'esprit quand ils essaient de mettre en œuvre avec succès un nouveau logiciel. Ces choses devraient tous être discuté et réfléchi avant toute mise en œuvre commence. Non seulement ils soulèvent certaines questions clés, mais ils contribueront également à développer le meilleur plan pour chaque organisation.

Formez votre équipe

Votre équipe de conversion devrait ressembler à une pyramide de sortes. Avec un chef d'équipe au sommet, suivi par des couches de personnel de soutien avec les différents niveaux de participation, vous allez créer une base solide pour des résultats positifs.

Conversion de plomb: Le leader en interne de l'équipe de conversion sera le principal contact entre votre organisation et le fournisseur du logiciel. Cela est généralement la personne avec le plus d'expertise dans le domaine et pourrait être le CEO, CFO, ou même le contrôleur. Leur principale responsabilité est de superviser le processus de mise en œuvre intégrale et assurez-vous que les choses restent dans les délais prévus.

Niveau deux - Gestion: Ci-dessous le chef de projet dans la structure de l'équipe seront les gestionnaires de tous les ministères de la compagnie Yoru qui seront touchés par le nouveau logiciel. Leurs responsabilités principales sera d'assurer que le nouveau logiciel effectue toutes les opérations que leur service informatique doit sans aucun problème.

Saisie de données du personnel: A la base de votre pyramide est à votre personnel de saisie des données. Lors de votre conversion, il est important d'inclure le personnel qui va utiliser le logiciel sur une base quotidienne. Discuter des moyens de traitement des procédures en cours et d'identifier que le nouveau logiciel permet d'améliorer ou de rationaliser les flux de travail.

Autres: En plus des groupes de base, vous devez être sûr que le personnel d'autres provenant d'autres paliers de l'organisation sont inclus. La clé est de s'assurer que tous les ministères ou les personnes qui seront touchées par le nouveau logiciel ont une voix dans le processus de mise en œuvre de nouveaux logiciels.

Vous pouvez également envisager de demander à votre comptable (si vous utilisez un service extérieur) à une partie de l'équipe en tant que consultant, car ils seront également touchés par le changement.

Obtenez l'aide du Fournisseur de logiciel

La source la mieux renseignée à l'aide de conversion est votre fournisseur de logiciels. Avec des centaines ou des milliers de mises en œuvre sous leur ceinture, votre fournisseur peut fournir des conseils précieux à chaque étape du chemin.

La plupart des vendeurs ont la conversion ou la mise en œuvre des gestionnaires qui doivent être utilisés. En outre, si elles offrent des listes de conversion ou de quelque chose de semblable, assurez-vous que vous les utilisez.

Gardez à l'esprit que certains vendeurs vont exiger des frais pour ces services additionnels. Dans la plupart des cas, les coûts en valent la peine. Vous devrez payer une taxe à l'avant pour les services, mais le logiciel sera en place et le fonctionnement plus rapide et vous pourrez commencer à profiter des avantages de réduction des coûts du nouveau logiciel plus tôt.

Astuce: Obtenez votre fournisseur de recommandation sur le cas d'ordonner de nouveaux contrôles et des formulaires pour votre logiciel.

Élaborer un calendrier de mise en œuvre

Avec l'aide de représentants de votre fournisseur, élaborer un calendrier détaillé pour la mise en œuvre. Commencez par une liste de tout ce qui doit être fait et obtenir la contribution de tous les membres de votre équipe et le vendeur. Le plus approfondie de votre liste, les mieux équipées pour réussir, vous serez comme il permettra d'éliminer le risque de choses surgissent qui ne sont pas prévues pour.

Une fois la liste / réflexion est terminée, vous pouvez classer chaque tâche l'organisation obtenir. Les choses peuvent être qualifiés de «pré-installation», de «testing» et ainsi de suite. Si vous allez avoir besoin de mettre à jour votre matériel lors de la mise en œuvre, n'oubliez pas de rendre compte de cela aussi.

La conversion est un excellent moment pour évaluer votre liste actuelle des comptes et des codes de coûts, et d'apporter des modifications si nécessaire. L'ajout de ces articles à votre calendrier, vous serez invité à examiner et de réviser avant qu'il ne soit trop tard.

Le calendrier que vous développez doit être dans un format de calendrier clair avec des périodes difficiles ou des dates précises pour chaque étape. Un des membres de votre équipe doit être responsable de surveiller vos progrès le long de la timeline pour faire en sorte que le calendrier est maintenu ou qu'il est mis à jour pour refléter les changements.

Comme vous le créer et remplir vos articles calendrier, il sera important de poser des questions. Communiquez avec votre fournisseur et de l'équipe de conversion en demandant: Nous sommes sur la bonne voie? Y at-il des choses à ajouter à la timeline? Quel est le potentiel des pièges ou des retards que nous pouvons anticiper et éviter?

Astuce: N'oubliez pas d'ajouter votre "Go Live" date à votre calendrier.

Conversion de données

Vous avez deux options pour la conversion de vos données depuis votre ancien logiciel vers le nouveau système: manuel et électronique. En fin de compte, votre choix dépendra de ce que les services de votre fournisseur offre et la façon dont une grande partie des anciennes données que vous souhaitez transférer plus.

Conversion de données manuellement: Il n'y a rien de fantaisie sur la conversion manuelle des données et c'est exactement ce que cela ressemble - les données sont entrées dans le nouveau système manuellement par les employés. C'est souvent un bon choix pour les entreprises qui ne plan pour déplacer une petite quantité de données.

Electronic Data Conversion: la conversion de données électronique implique l'utilisation de la technologie pour mettre vos données existantes dans le nouveau logiciel. Cette option est idéale dans de nombreux cas et pour une multitude de raisons. Moins de main-d'œuvre que la méthode manuelle, les avantages route électroniques équipes de conversion plus ou moins des délais plus agressive.

Si votre fournisseur offre des outils de conversion électronique, vous devriez sérieusement envisager de les utiliser. Ils seront en mesure de vous fournir des orientations pour la récupération des données de votre ancien système, ainsi que de vous donner une liste de formats acceptables pour la conversion des données.

Nettoyage des données: Le vieil adage du «garbage in, garbage out" s'applique bien ici. Si les données de votre ancien système est inexact, pleine d'erreurs, etc, alors vous voulez le nettoyer avant de le transférer vers le nouveau système. Mettez de côté un certain temps pour passer vos anciennes données, il normaliser, de duplicatas de supprimer, de tester sa validité, et de procéder aux ajustements nécessaires de mise en forme avant de le transférer.

Test: Testez vos données converties est tout aussi crucial que le nettoyage des données. Manuellement ou électroniquement entrer des données dans une base de données de test sur votre nouveau système vous donne la chance d'évaluer les processus critiques et de l'examen des rapports vitaux pour la précision.

Dans un certain sens, vous pouvez penser à des essais après la conversion, comme un galop d'essai pour la fin réelle. Vérifier son intégrité, exécuter des requêtes de test, et de comparer les rapports avec les rapports générés par l'ancien logiciel pour la précision.

Les entreprises qui sont extrêmement nombreuses et ont beaucoup de données à convertir devrait envisager l'embauche d'aide temporaire au cours de la période de transition de données. Cela permettra d'accélérer le processus en place sans la nécessité de prendre d'autres personnes hors de leurs fonctions normales.

Formation

Une fois que votre logiciel est installé et vos données converties, la formation est la prochaine étape dans votre application. Ne pas couper les coins ronds sur la formation. Des instructions adéquates sur les fonctionnalités et les caractéristiques de votre nouveau logiciel permettra de jeter les bases d'une amélioration continue dans votre processus de workflow.

Organiser une formation sur site est le plus advatageous car il permet aux utilisateurs de se familiariser avec le logiciel dans l'environnement qu'ils vont l'utiliser en tant que bien que le travail avec des données réelles. Commencez par les modules de base et de passer à partir de là.

Suivi des séances de formation sont également recommandées, mais qui peut être fait à l'aide en ligne ou des séances de formation de téléphone. La formation continue / rafraîchissants devraient être obligatoires pour tous les employés à intervalles réguliers.

Une poursuite du partenariat avec le fournisseur de votre

Longtemps après la date de votre go-live est passé, votre relation avec votre fournisseur va se poursuivre. Entretenir cette relation lorsque cela est possible. demandes d'amélioration communiquer à l'équipe de développement. Offre d'être une référence pour les clients potentiels. Et si l'utilisateur conférences régionales ou nationales sont prévues, y assister si vous le pouvez.

L'environnement de la comptabilité de la construction est complexe. Construire une relation à long terme avec votre fournisseur est l'un des meilleurs moyens d'assurer le succès continu pour votre entreprise.