Si
vous envisagez de recourir à une gestion de projet société de conseil
pour aider votre organisation à mettre en place un Project Management
Office (PMO), il ya un couple de facteurs importants que vous devriez
considérer lors du choix de l'entreprise droite.
Selon
PMAlliance, Inc, une Atlanta, Géorgie société d'experts-conseils de
gestion de projet, la mise en œuvre d'un PMO peut présenter des défis
importants. Pour
cette raison, une approche progressive pour la mise en œuvre CPM n'est
pas seulement indispensable mais aussi une caractéristique distinctive
des entreprises de conseil en gestion de projet réussie. Des
consultants expérimentés de gestion de projet sait que d'une approche
progressive: (1) aide à surmonter la résistance au changement, (2)
permet de leçons apprises dans les phases précoces d'être incorporées
dans les systèmes installés dans les phases ultérieures et (3) établit
une base solide de projet disponibles des données au niveau préalable à l'information au niveau des entreprises enroulement.
Deuxièmement,
le succès des consultants en gestion de projet savons aussi que, quand
il s'agit de la conception d'un PMO, il n'y a pas une telle chose comme
une «solution universelle». Pour être efficace, un bureau de projets
doivent être adaptés aux types de projets de votre organisation, la
gestion des capacités du personnel / et la culture organisationnelle. Une
approche par étapes pour la mise en œuvre permet au temps nécessaire
(dans les phases initiales) pour recueillir des informations de
première main sur les caractéristiques du projet, le personnel et les
nuances culturelles de sorte que la solution livrée peut être adapté de
manière appropriée.
Les quatre phases de mise en œuvre de gestion de projet
I.
Initiation phase: Au cours de la phase d'initiation, des consultants en
gestion de projet utilisent projets pilotes visant à créer une
dynamique processus, surmonter la résistance naturelle au changement,
et d'acquérir des connaissances de première main de votre organisation.
Cet
objectif de cette phase est de mobiliser avec succès de votre
organisation, remédier à toute projets en cours à risque, et de
préparer le terrain pour les deux prochaines phases d'installation. Pendant
cette phase, la méthodologie de gestion de projet est introduite et la
formation aux logiciels est effectuée, mais seulement pour les
personnes qui seront spécifiquement associés à des équipes de projet
pilote. En
outre, un plan pour la phase d'installation du projet niveau est
développé et les principaux outils sont créés qui seront utilisées
pendant les phases d'installation restants.
II. Phase
d'installation du projet niveau: La deuxième phase utilise les
informations recueillies à partir de projets pilotes dans la phase
d'initiation à déploiement structuré de planification du projet et les
processus de contrôle pour tous les projets restants, ainsi que
d'établir formellement par le Project Management Office. Cette
phase peut comprendre la création de descriptions d'emploi du CPM, des
lignes directrices officielles pour la planification de projet / de
contrôle, un site Web du projet, et un système d'activité sur le Web
mise à jour - essentiellement l'infrastructure nécessaire pour appuyer
l'application cohérente, efficace des techniques de gestion du projet
par le CPM. Projet
de formation en gestion est également étendue à d'ensemble de
l'organisation au cours de la phase d'installation niveau du projet. À
la fin de cette phase, le noyau d'une gestion de projet de bureau est
en place, tous les membres de l'équipe de projet ont été formés, et les
conseillers en gestion de projet sont prêts à commencer la transition
entre leur rôle d'appui exigences équipe de projet pour appuyer le
personnel PMO .
III. Phase
d'installation au niveau des entreprises: Pendant la phase
d'installation au niveau des entreprises, des outils sont mis en œuvre
qui sont axés sur la gestion de l'ensemble du portefeuille de
l'organisation des projets. Des
exemples de ces outils comprennent, les mesures de performance de
l'entreprise, une gestion «tableau de bord» pour gagner de niveau
sommaire de visibilité à l'état du projet et la planification de projet
basé sur des ressources limitées et la priorité du projet (mise à
niveau des ressources d'entreprise). Le
but de ces types d'outils est de (1) assurer la gestion de
l'information opportune et exacte sur l'état de l'ensemble des projets
entrepris par l'organisation et (2) de soutien aux entreprises de
décision qui influe sur la réussite de projets tels que : modifications à la dotation, le financement, la hiérarchisation des projets, et la charge de travail.
Au
cours de la phase d'installation au niveau des entreprises, le Project
Management Office du personnel a déjà commencé à assumer certaines
responsabilités au jour le jour pour développer et maintenir les plans
de projet en cours. Ce
faisant, le personnel CPM est en mesure de libérer la gestion du projet
cabinet de conseil de se concentrer sur la conception et la mise en
œuvre des outils de niveau entreprise. À
la fin de cette phase, toutes les responsabilités pour le développement
et la mise à jour des plans de projets individuels ont été passés de la
gestion de projet Consultants pour le personnel de CPM.
IV. Phase
d'entretien: La phase finale marque la transition importante du Bureau
de gestion du projet par les consultants de gestion de projet à
l'organisation. En
plus d'appuyer les responsabilités au jour le jour pour la
planification et le contrôle des projets individuels, le personnel CPM
sera désormais le point focal pour fournir les informations au niveau
des entreprises et d'analyse par la direction.
À
ce stade dans le processus de mise en œuvre de gestion de projet,
l'organisation a été bien formés, de nombreuses réussites ont été créés
et communiqués, pratiquement tous les projets ont des plans de projet
bien développé, et il ya un large soutien pour investir dans un projet
de planification formelle et le contrôle processus. En
outre, le Project Management Office infrastructure est en place, le
personnel a été formé CPM, et de la gestion a la visibilité nécessaire
à l'information sur les projets au niveau du portefeuille clé.
La
réussite de cette phase crée une continuité à long terme en mettant en
œuvre les politiques et incitations nécessaires pour inculquer en
permanence la gestion de projet dans la culture de l'organisation. Idéalement,
la planification des projets et des processus formels de contrôle est
désormais reconnue comme une compétence de base nécessaire et une
fonction essentielle dans l'organisation.
Livrables à attendre de votre entreprise Consulting Gestion de projet
Phase 1 - Phase d'initiation
* Communication Initiale (s) à la gestion et l'assistance dans l'identification des projets pilotes
* Gestion de projet et la méthodologie de formation pour les logiciels identifiés membres de l'équipe pilote
* Les plans de projet et les processus de contrôle officiel en place pour tous les projets pilotes identifiés
* Une bibliothèque de projet "modèles" pour une utilisation lors de l'installation phases
* Normalisé projet structures de codage et des formats de rapports au niveau du projet
* Finalisation besoins et un plan pour la phase d'installation du projet niveau
Phase II - Phase d'installation du projet niveau
* Réseau plans de projet, structurée et de contrôle des processus formels pour tous les projets ciblés
* Lancement de la formation PM / logiciel à tous les chefs de projet et membres de l'équipe
* Formation et encadrement du personnel du Bureau de
* Mise en place de l'infrastructure initiale PMO
* Finalisation besoins et un plan pour la phase de mise en œuvre au niveau des entreprises
Phase III - Phase d'installation au niveau des entreprises
* Mise en place de l'infrastructure CPM niveau de l'entreprise
*
Chiffre d'affaires au BP du personnel de la responsabilité au jour le
jour pour développer et maintenir les plans de projets individuels
* Finalisation besoins et un plan pour la phase d'entretien
Phase IV - Phase d'entretien
*
Le chiffre d'affaires de Project Management Office du personnel la
responsabilité d'appuyer l'ensemble des exigences de gestion de projet
de l'organisation
*
Recommandations à la direction des politiques et des incitations
nécessaires pour établir de façon permanente la gestion de projet comme
une compétence de base et la fonction essentielle
Conclusion
Sans
aucun doute, la conception d'un Project Management Office doivent être
adaptés aux besoins spécifiques de son organisation afin d'être
efficace. Un
emporte-pièce "universel" approche ne tient pas compte des différences
dans les types de projets, de gestion ou les compétences du personnel. En conséquence, des solutions standardisées ont tendance à avoir une faible probabilité de succès. Une
approche par étapes ne maximise l'efficacité de la firme de consultants
de gestion de projet, mais aussi des organisations qu'ils servent. Il
laisse le temps dans les phases initiales de recueillir crucial, des
informations de première main, permet de surmonter la résistance au
changement, et conduit à un succès bien définis et Project Management
Office, à la fin.
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