Comment organiser un séminaire ou un événement

La plupart du temps, des séminaires semblent fonctionner comme sur des roulettes avec tous les événements fluidité conformément au calendrier prévu. En réalité, terrain a beaucoup travaillé avec le but de développer la bonne atmosphère dans plus d'une expérience bénéfique pour classes participants.

1. Établir le thème de l'événement

Chaque événement fait suite à un thème et le but qui va pousser l'événement mis en place, les publics cibles ou les participants, les invités et l'approche marketing. En général, un événement d'affaires comme une conférence internationale pour une industrie particulière fera appel aux participants la conduite des entreprises dans ce secteur ainsi que les commanditaires kilométrage gain qui, par la publicité de leurs produits lors de l'événement.

En dehors de cela, le thème du séminaire permettra également de déterminer le type de circuits de commercialisation pour être utilisé à des fins publicitaires. Cela vaut également pour l'équipe marketing séminaire qui aura besoin du thème de l'événement d'identifier correctement les participants visés et les entreprises de vendre l'événement.

2. Choisir un endroit

Lieu de sélection est très dépendant de l'ampleur de l'événement. Habituellement, cela est déterminé par le nombre de participants, la présence de tous les invités d'honneur (comme des redevances ou des politiciens) les activités durant l'événement, ou si il ya d'espace de plancher supplémentaires nécessaires à des fins d'exposition.

Un séminaire typique d'environ 100 - 200 peut être facilement mis en œuvre dans une salle de séminaire sur l'hôtel, éventuellement dans un cadre de style théâtre ou salle de classe. Cependant, les événements à plus grande échelle avec le nombre de participants d'échelle entre 500 - 1000 peut exiger d'un grand hall, salle de bal, un auditorium ou un centre de congrès.

L'emplacement et la norme de qualité du lieu est également important, surtout si l'événement implique la participation de personnalités. Avec cela, un endroit réputé serait impératif, y compris de bonne qualité et une vaste gamme de salles de séminaires disponibles. Il est toujours sage d'étudier la possibilité d'un peu d'endroits et d'examiner leur pertinence emplacement, le niveau des services, l'ambiance, et les coûts avant de prendre une décision.

3. Séminaire Marketing et publicité

Séminaire de marketing est de loin la plus critique et souvent la plus difficile tâche d'organiser la conférence, et est souvent considéré comme le facteur le plus déterminant de la réussite d'un événement. C'est parce que le nombre de participants tournant pour un séminaire est fortement tributaire de la force des activités de marketing et de publicité. Que ce soit ou non l'événement atteint son objectif, ou si les organisateurs à pied à la maison avec un bénéfice ou la perte dépend en grande partie sur la qualité marchande de l'événement. Cela signifie que la stratégie de marketing et de positionnement séminaire doivent être adoptées afin d'en tirer adéquates événement signe-ups.

planificateurs d'événements La plupart du temps, qui ont de gros budgets se tourneront vers au-dessus du marketing en ligne telles que les journaux et publicités dans les magazines, ainsi que la radio et la télévision la publicité pour faire connaître l'événement. Communiqués de presse peut également être envoyés dans des grands quotidiens, afin de créer la prise de conscience de l'événement à venir. En outre, les grands médias des bannières publicitaires et des affiches peuvent aussi être achetés à la publicité pour l'événement dans les zones à haut trafic d'êtres humains. Lorsque la publicité imprimée à l'aide, le magazine ou un journal spécifique utilisé doit être le public cible de votre événement comme leur lectorat primaire. Également tous les supports d'impression doivent être copie écrite avec une approche séduisante, en soulignant les nombreux avantages de la participation.

Toutefois, si le budget est un problème, puis en dessous de la commercialisation en ligne peut également faire des merveilles. Si l'événement est l'industrie spécifique, la masse de télécopie à des sociétés appartenant à l'industrie serait possible. Le télémarketing est un canal de marketing très efficace pour faire prendre conscience au sein du groupe participant à droite. En outre, la répartition du personnel de vente pour assister aux exigences de groupes de participants grande est une stratégie idéale et efficace. emailing de masse est devenue l'une des méthodes les plus rentables pour atteindre les publics cibles importantes. Ce serait vraiment utile que si l'organisateur de l'événement ont déjà une base existante. Sinon, une liste de noms peuvent être loués à des sociétés de base de données pour atteindre les mêmes résultats.

4. Collaboration avec les commanditaires

Obtenir promoteurs réputés participer à un événement contribueront à dynamiser la crédibilité de l'événement, ainsi que de réduire les coûts. Les promoteurs peuvent également aider à la commercialisation, ils aident également à annoncer votre événement à leurs clients. En dehors de cela, certains des auteurs peut puce dans le location de la salle en échange d'espace d'exposition ou de publicité pour eux-mêmes. Certains parrains ont aussi besoin d'un court message de leur société devant être remis aux participants lors de l'événement. D'autres de donner des produits ou des cadeaux porte-échantillon pour les participants.

5. Gestion des ressources humaine et de travailler avec haut-parleurs

Un séminaire ne sera pas réussie sans que le peuple de l'exécuter, ainsi que les haut-parleurs de partager leurs connaissances aux participants. Inviter des intervenants qui sont de calibre et de la réputation de l'événement, et qui offrira aux participants des renseignements pertinents à leur travail, de l'industrie ou des affaires. Préparer les haut-parleurs à l'avance et travailler avec eux sur leurs présentations Power Point ainsi que les pré-informer des processus de logistique, le calendrier ainsi que la taille de l'auditoire prévu. Vérifiez avec eux sur des demandes spéciales, telles que l'exigence d'un rétroprojecteur ou microphones supplémentaires qui seront utilisés pour des séances de questions réponses.

Tous les événements nécessitent une bonne équipe de personnes qui manipulent des tâches sur inaugurant, l'enregistrement du service client, ainsi que les finances de manutention. Familiarisez l'équipe avec tout protocole événement nécessaires pour éliminer la possibilité de confusion ou d'erreur. Afin d'assurer la bonne mise en œuvre, chaque personne doit se familiariser avec leurs rôles. Cela peut être assuré grâce à une préparation d'un calendrier détaillé des événements associés aux rôles et responsabilités de chaque personne. Idéalement, un gestionnaire de projet devrait contrôler toute l'équipe et veiller à ce que tout le monde est l'accomplissement de leurs tâches de manière efficace. En dehors de cela, le gestionnaire de projet a également l'autorité déléguée pour faire face à toutes les parties telles que la gestion des sites ainsi que les sponsors et les exposants événement.

6. Jour même - Préparation, enregistrement, ouvrant la voie, d'évaluation

Tous séminaire de planification et les préparatifs, constituant 80% du travail total en cause, en cascade à l'événement réel qui peut ne durer que quelques heures ou quelques jours. Le jour avant l'événement, visitez le site pour s'assurer que tout est en ordre selon les exigences et les spécifications. Microphones, projecteurs, systèmes audio et vidéo doivent être tous vérifiés pour être en excellent état de fonctionnement. Plus au bureau, ont établi une liste de colisage et d'obtenir tous besoin d'articles transférés à l'endroit effective d'au moins un jour avant l'événement. personnel de l'événement devraient être expédiés à travailler sur la préparation du site, y compris la mise en place des stands, des décorations et des affiches, la veille de l'événement.

Le jour même, le personnel doit être présent sur les lieux heures au moins 1 ½ avant le début. Ils devraient faire rapport à leurs lieux d'affectation et doit être prêt à recevoir les participants une demi-heure avant la date prévue pour le fichier po inscriptions doivent être faites à la porte pour s'assurer un accès autorisé. Badges, dons de porte et des horaires des activités ou des brochures seront distribuées à ce stade et les placeurs montrer aux participants à leur place dans la salle des fêtes.

Le personnel sera également chargé de fournir des conseils ou d'aide aux participants pendant l'événement. Enfin, les formulaires de rétroaction devraient être distribués et recueillis auprès des participants afin de déterminer le niveau de satisfaction sur tous les aspects de l'expérience événement. C'est dans le but de recevoir des pointeurs, des idées et des conseils pour des améliorations futures