Vous organisez un événement dans l'UE? Utilisez cette liste de contrôle pour assurer le succès

Votre entreprise est basée sur l'Union européenne, organisation non gouvernementale, un comité ou groupe de planification d'un événement, party, conférence, atelier ou événement de réseautage? Si vous avez déjà fait, vous savez la planification d'événements peuvent être un casse-tête. Et, si vous n'avez pas, vous êtes probablement déjà dépassé! Atteindre tous vos mandants pertinents peut être difficile et fastidieux. Poursuivez votre lecture pour découvrir une liste de contrôle qui vous aideront à vous assurer que votre organisme est prêt pour votre prochaine réunion ou un événement.

Clouez les informations de base. Être en mesure de répondre à ces questions:
1. Quel est l'objectif de votre événement? (Discussion, un panneau d'information, collecte de fonds, mise en réseau, social, etc)
2. Quel est le nom de votre événement? Ce doit être accrocheur, mais se rapportant à l'objet de votre activité.
3. Lorsque votre événement aura lieu? (Date et heure)
4. Si votre événement aura lieu? (Qu'est-ce pays et la ville?)
5. Qu'est-ce que le tirage au sort - un artiste interprète ou exécutant, le Président, l'activité de collecte de fonds? Si une personne ou un groupe doit être réservé, sont-ils disponibles?

Déterminer quels sont les besoins physiques de votre événement sont. Qu'en est-il:
1. L'espace physique - votre événement aura lieu lors d'un banquet salle de conférence, Université, ministère du gouvernement, restaurant, etc?
2. Tables et chaises? Si vous rencontrez une réunion, une présentation ou un dîner, comment voulez-vous les tables disposées? Tenir compte lors de l'évaluation des sites.
3. Nourriture et boissons - sera un repas sera servi? Snacks au moment des pauses? Boissons? Parfois, cela est livré avec votre position, selon l'endroit, sinon, vous pourriez avoir besoin de réserver un traiteur. C'est une bonne chose à garder à l'esprit lors de la réservation d'un lieu.
4. Equipement - vous avez besoin d'équipement audiovisuel pour l'événement? équipements possibles comprend les téléviseurs, les systèmes de sonorisation, projecteur ordinateur et l'écran, rétroprojecteur, etc. Est-ce que votre alimentation lieu ces équipements, est-il disponible ailleurs, ou avez-vous besoin de le louer?
5. Sécurité - est un événement important? Avez-vous besoin d'une sûreté et la sécurité du personnel pour assurer le bien-être de vos invités?
6. Logement - est une affaire de votre événement sur plusieurs jours, seront invités voyager de longues distances, ou pourraient être invités trop fatigué ou intoxiqué pour rendre à la maison? Envisager de réserver un bloc de chambres dans un hôtel voisin à mettre à la disposition de vos invités. Au minimum, inclure des informations sur l'hébergement à proximité dans le matériel que vous envoyez aux clients.
7. Transports - Comment vos invités entrer et de sortir de votre événement? Vont-ils se conduire, et, si oui, est-il un stationnement? Est-ce le transport public? Cela est particulièrement important de garder à l'esprit si l'alcool doit être servi à votre événement.

Publicité
1. Avez-vous besoin pour annoncer votre événement? Cela peut dépendre de l'objectif de l'événement et le public visé.
2. Si c'est le cas, créez un budget de publicité et des objectifs. L'événement est public ou privé?
3. Identifiez méthodes de publicité - e-mail et le web? Radio? TV? Les journaux? Le milieu approprié pour vous dépendra du type de clients que vous essayez de recruter. Pensez à utiliser de nouveaux outils de médias sociaux et les sites Web des événements, en particulier les géo-ciblées, afin de promouvoir votre événement. Les exemples incluent LinkedIn, Facebook, BrusselsAgenda.eu, etc
4. Conception et diffusion de vos annonces, e-mails, de lettres ou alors sur le temps nécessaire pour recevoir des réponses.

Détails de dernière minute
1. Confirmer les détails avec le lieu, traiteur, service de transport, etc
2. Confirmer aucun talent (bande, haut-parleur, interprète, etc)
3. Confirmer les besoins en équipement sont remplies et tout l'équipement fonctionne correctement
4. Examiner et confirmer la liste des invités
5. Passer une bonne nuit!