Broyeurs et votre programme de sécurité des documents votre

Quand vous considérez la montée des périls inhérents et de vol d'identité et des sociétés d'espionnage, ainsi que la nouvelle réglementation fédérale, il est logique pour votre entreprise en avoir une, sinon plusieurs, déchiqueteuses à papier à portée de main pour détruire les documents confidentiels que vous n'êtes pas en mesure de garder sous clé. Ayant broyeurs en main sont, cependant que le début. Déchiqueteuses ne sont efficaces que si vous et votre peuple, de les utiliser. Une façon d'obtenir vos employés impliqués dans le processus de sécurité des documents est à mettre en œuvre un programme de document échelle de l'entreprise de sécurité. Voici quelques conseils pour obtenir votre programme a débuté.

1. Connaître les lois: De nouveaux règlements fédéraux de rendre votre entreprise responsable de l'information que vous jetez. Connu sous le nom FACTA, la loi exige que les individus et les entreprises de détruire des informations telles que numéros de sécurité sociale, les antécédents de crédit, et l'adresse avant de la jeter. Assurez-vous que vos employés sont au courant de ces lois, que les sanctions et les amendes pour non-conformité peut être raide, sans parler de la responsabilité civile et la perte d'affaires qui pourraient survenir à la suite de la mauvaise gestion des documents.
2. Déchiqueteuses d'achat et approvisionnement: Il ya beaucoup de choix sur le marché, mais à tout le moins, il est fortement recommandé d'acheter un broyeur avec des capacités transversales. Aussi, lorsque vous magasinez, pensez à combien de personnes seront en utilisant la machine, et à quelle fréquence. Il semble évident, mais il est seulement la nature humaine que les broyeurs plus vous pouvez placer dans une courte distance de plus de gens, plus ils s'habitueront. Et c'est exactement ce que vous voulez.
3. Acheter une plastifieuse et fournitures pour vos employés et visiteurs: Selon le type de mandat que vous exécutez, toute personne sur le plancher doivent être comptabilisés. Avoir votre propre machine à plastifier et fournitures nécessaires est une façon d'aider vos employés à la sécurité de garder trace de tout le monde. Vous pouvez utiliser la machine à laminer pour créer les badges d'identité et des badges de visiteur pour aider à identifier chaque personne de votre immeuble.
4. Former des personnes de votre: Le plus tôt vous pouvez élaborer un plan de formation pour vos employés, le meilleur. Montrez-leur comment identifier un lieu de travail dûment protégés, comment utiliser leur broyage, c'est spécifications et capacités. Assurez-vous que tous vos employés à comprendre quels documents doivent être déchiquetés par jour.
5. Désigner un Key Holder: C'est quelqu'un de votre bureau qui fera en sorte que tous les employés ont les clés du cabinet dont ils ont besoin afin de verrouiller leurs documents confidentiels. Assurez-vous que tous les classeurs et les portes des bureaux sont verrouillées lorsque le bureau sera inoccupée pendant une longue période, et / ou à la fin de chaque journée. En outre, affecter des touches d'armoires verrouillées centrale soit d'une personne, ou seulement à ceux qui auront besoin d'un accès régulier à eux.
6. Surprise conduite Audits: Personne n'aime ce genre particulier de surprise, mais personne ne se félicite d'avoir leurs documents importants et confidentiels tombent entre de mauvaises mains, soit. Une idée est d'affecter une personne dans chaque ministère pour effectuer des tests bureau surprise. Vous pouvez ensuite récompenser les employés qui passent le test et rééduquer ceux qui n'en ont pas.