4 façons de créer une plus grande responsabilité dans les réunions

Réunions, dans la plupart des coins, n `ont la meilleure réputation.

J'entends souvent les gens disent, "I` ve a obtenu d'aller à une réunion, mais je n `ai pense que je` ai jamais entendu quelqu'un dire: "Je vais aller à une réunion."

Pourquoi?

Trop nombreuses rencontres avec trop peu de résultats, souvent ressasser ou de revoir les questions et les actions qui n `ai été fait lors des réunions précédentes. Et, comme les gens assis là tout ce qu'ils peuvent penser, c'est que c'est un gaspillage complet et / ou qu'ils ne pouvaient faire autre chose (autre chose) avec leur temps.

Les réunions sont une affaire complexe, d'autant plus que le nombre de participants augmente. C'est une des raisons pourquoi les frustrations sont si élevés, et les résultats si triste, pour la plupart des réunions.

Mais il n `avez pas à être de cette façon.

Voici quatre outils pour améliorer vos réunions. Chacun peut améliorer vos réunions dans une variété de moyens, mais à la base, la cause réelle de l'amélioration, c'est que chacun de ces outils met plus de responsabilité dans les réunions.

Créer clairement les résultats souhaités

Pourquoi êtes-vous d'avoir une réunion?

Si tu ne peux pas décrire clairement ce que la réunion est destinée à accomplir, comment pouvez-vous arriver à quelque chose? Pour vérifier le calendrier pour planifier une réunion, assurez-vous d'avoir clairement défini les déclarations de ce que vous voulez atteindre.

Ces objectifs clairement définis - écrit, afin que tout le monde sait quand ils ont été atteints, sans aucune marge d'interprétation - à la base de la réunion. Ils ont également vous donner une chance de créer une responsabilité mutuelle pour atteindre ces objectifs.

Inviter les bonnes personnes

L'une des raisons réunions sont inefficaces, c'est que souvent les participants ne connais pas pourquoi ils sont encore là. C `est dur d 'être responsable de vos comportements ou les résultats lorsque vous n` en sais quel est votre rôle. Déterminer les bonnes personnes pour assister à cette réunion est apparemment évident, mais qu'il ne soit trop souvent négligé une tâche (ou surréservation).

Commencez par vos résultats souhaités et d'une feuille de papier vierge. Regardez les résultats souhaités et se demander qui doit participer, qui `entrée S ou buy-in est nécessaire, et le plan d'inviter uniquement les personnes.

C `est la première étape, de déterminer les bonnes personnes. La seconde, également étape importante, est en fait de les inviter.

Dans le meilleur des cas il s'agit plus d'un e-mail de groupe, mais plutôt un bref commentaire ou d'une conversation avec chaque personne des raisons pour lesquelles il ou elle est importante pour le succès de la réunion.

Souhaitez-vous être plus engagé dans une réunion que vous avez été invités à un raisonnement clair pourquoi vous »avez été invités à participer (par opposition à la demande de réunion d'un autre électronique)?

Mon point exactement.

Envoyez un ordre du jour à l'avance

I `ve a enseigné cette idée à des milliers de personnes. Tout le monde dit, ils savent qu'ils doivent avoir l'ordre du jour, mais généralement les gens disent que moins de la moitié des réunions auxquelles ils participent en avoir. Et souvent moins de la moitié de ces programmes sont envoyés à l'avance.

Si vous voulez que les gens ont même une chance d'être préparé pour la réunion, ils ont besoin de savoir ce qui va se passer et l'attente de ce qui doit être atteint. Un ordre du jour avec vos résultats souhaités figurent sur la liste d'atteindre ces deux objectifs.

Jamais été à une réunion non préparés ou assisté à des réunions où d'autres ont été? Bien que l'ordre du jour pré-sent gagné le `t assure cela n'arrive plus jamais, ils vont changer la dynamique de la situation.

La pression des pairs et de modifier les attentes quand les gens ont eu tout loisir de se préparer. Ordres du jour, envoyé avant la réunion, donner à chacun l'occasion.

Utilisez correctement les articles

Notez que les trois premières suggestions tous les cas avant la réunion commence même. Donc, si vous attendiez un outil en réunion - c'est ici - et il l `énorme.

Avez-vous déjà été à une réunion où les décisions sont prises et des actions identifiées, mais au début de la prochaine réunion, et la prochaine (et peut-être la prochaine), rien ne s'est réellement passé?

Utilisation de points d'action est correctement un grand pas à la résoudre, et faire plus avec une plus grande responsabilisation. Voici les meilleures pratiques en bref:

1. Saisissez chaque action déterminée lors de la réunion.
2. Don `t ajourner la réunion jusqu'à ce que chaque action a un propriétaire et a convenu à ce jour.
3. Commencez chaque rencontre ultérieure, avec un bref examen de l'action statut de l'objet.

Lorsque vous savez que vous avez un point d'action, et vous savez qu'il sera mis en évidence et vous serez tenus pour responsables de progrès / d'achèvement à la prochaine réunion, at-il d'améliorer la probabilité que vous faites des progrès?

Voir ce que je veux dire?

Bien sûr, chacun de ces idées pourrait être expliqué plus en détail et raffinées, mais cet aperçu vous donne quatre importants, faciles à appliquer et des moyens extrêmement puissants à augmenter la responsabilité de la réussite de toutes vos réunions.

Lorsqu'elle est appliquée au sein de votre organisation, peut-être que vous avez gagné le `t-dire,« Je reçois d'aller à cette réunion, mais nous espérons que vous saurez au moins le temps sera passé productive.