gérer la gestion de projet

Oooh - gestion de projet. Tout le monde parle de gestion de projet, mais c'est quoi? N'est-ce pas la gestion de projet organiser simplement votre peu de travail pour obtenir le grand travail fait? Gestion de projet n'est pas vraiment juste une série d'événements pour créer quelque chose, par un certain point, au loin dans un avenir flou? Pas vraiment.
Pour définir ce qu'est la gestion de projet est qu'il nous faut d'abord définir quels projets sont. Un projet, techniquement, est une entreprise à court terme pour créer un produit ou un service unique. Un projet, en termes pratiques, est une affectation ou d'une entreprise pour créer un produit livrable qui satisfait à la mission des clients du projet. Un projet est un ensemble d'activités pour créer quelque chose qui est en dehors de votre journée-to-day operations. Un projet crée un produit livrable unique. Par exemple, si votre entreprise développe des logiciels de jeu de la création effective et le développement du code est un projet. La fabrication des CD, la distribution par Internet, et le soutien technique que vous fournissez à vos clients fait partie de la maintenance et des opérations.
La différence est que l'un ensemble d'activités crée un produit livrable unique tandis que les autres centres sur les processus organisationnels, day-to-day business, et le soutien de la mission de l'organisation. Cela est vrai dans des disciplines autres que IT: envisager la conception d'un véhicule contre la fabrication d'une voiture. Envisager la rédaction d'un livre par rapport à l'impression d'un livre. Envisager la construction d'un gratte-ciel contre le maintien d'un gratte-ciel.
Les projets ont des budgets, de délais, et offre un ensemble d'exigences pour le livrable pour être accepté par le client.
Les États-Unis d'Project Management
Dans mes séminaires de gestion de projet, je tiens à dire que ce point dans la salle de représenter notre état actuel, c'est là que notre organisation est aujourd'hui. Nous avons quelques possibilités que nous aimerions saisir. Nous avons un problème que nous aimerions à résoudre. Ou alors il ya une technologie qui a leapfrogged notre équipement actuel afin que nous devons améliorer nos qualités techniques. Où sommes-nous aujourd'hui notre état actuel.
Alors, je vais flâner dans une partie reculée de la chambre. Ce nouvel emplacement représente l'endroit où nous voulons que notre organisation à atteindre. Ceci décrit notre état futur désiré. Pouvez-vous imaginer à quel point notre organisation serait une fois que nous arrivons à cette destination? Pouvez-vous l'imagination du problème résolu, la possibilité de saisies, ou la nouvelle technologie et comment elle rend notre métier mieux? Cet emplacement souhaité représenter notre futur Etat.
La seule façon nous pouvons obtenir de droite ici, notre état actuel, à notre état futur souhaité, qui est jusque là-bas, c'est grâce à la gestion de projet. Gestion de projet concerne la planification, de faire, et veiller à ce que nous avons suivi notre plan. Voici une idée clé: la seule façon que nous pouvons faire la gestion de projet, gestion de projet efficace, est de savoir où notre état futur désiré existe. Gestion de projet efficace repose sur un solide fondement de la planification. Ensuite, l'équipe du projet doit exécuter les travaux conformément au plan. Et le gestionnaire de projet doit contrôler le travail pour s'assurer que le plan du projet a été suivi. Plan. Faire. Vérifier. Réagir. Gestion de projet, tout simplement, est de savoir où nous allons, de la planification sur la manière dont nous allons y arriver, et ensuite, concrétiser les promesses dans le plan.
Projets, tous les projets, ont des contraintes. Avez-vous tous hérité d'un projet qui devait être fait dans un délai donné? Rappelez-vous la peur Y2K qui s'est avérée être le Y2-Yawn OK il ya quelques années? C'était réel dur pour faire avancer cette échéance. 1 janvier 2000 venait prêt ou non.
Ou avez-vous déjà géré un projet qui avait un budget prédéfini? Peu importe combien de temps il a eu votre projet ne pouvait pas, ne doit pas dépenser plus de $ 750,000. Ou bien. Un pré-fixer le budget de mai être calculé de combien d'argent est dans le compte bancaire, le rendement attendu sur le projet d'investissement, ou une formule magique, d'autres comme la valeur temporelle de l'argent. Le fait est, un pré-budget est mis en contrainte.
Enfin, vous mai ont fait face à un projet qui avait des exigences très raide. Vous êtes une entreprise publique? Alors vous avez pris la Sarbane-Oxley Act. Ou si vous êtes en soins de santé que vous avez fait affaire avec HIPAA. Ou des règlements mai, vous devez suivre en pharmaceutique, construction, fabrication, et d'innombrables autres industries.
Vous mai également avoir travaillé avec un client qui dit: «Je n'aime pas combien ça coûte et combien de temps cela prendra. J'ai besoin d'un produit pour le faire. "(Ce sont mes genres préférés des clients, par le chemin.) Ces conditions raides font partie de la portée du projet et pour que le projet soit réussi la portée du projet doit être respecté.
Vous venez de lire sur la triple contrainte de gestion de projet: temps, coût, et la portée. La triple contrainte de gestion de projet sont collectivement appelée le «triangle de fer." Imaginez un triangle équilatéral. Si vous ne voulez pas imaginer jetez un oeil à la figure 1. Le bas du triangle représente la portée, une autre face représente le coût, et le dernier côté représente le temps.
Pour que le projet soit réussi le projet doit rester un triangle équilatéral. En d'autres termes, vous pouvez avoir une portée gigantesque, et le budget chétif, ou selon un horaire faible. Pour qu'un projet réussisse chaque côté du triangle de fer doit rester proportionnée aux autres côtés. Si votre client demande une portée qui est si grand (maintenez vos bras réel de large). Et leur budget n'est que de cette taille (apportez vos bras en maintenant la vraie fin ensemble). La portée d'une Big Ol 'et un budget minuscule signifie juste une chose: ce n'est pas gonna happen.
Le même est vrai avec l'horaire. Il doit y avoir assez de temps pour planifier et exécuter le projet afin de parvenir à la portée du projet. Des attentes irréalistes sur le calendrier conduit généralement à des déchets, la reprise, les frustrations, et une baisse de moral. Dans certains cas, cela mai également conduire à la tequila à bon marché.
Prendre une photo
J'aime la photographie. J'aime regarder des photos, prendre des photos, et le gâchis avec des filtres, des lentilles et des photomètres. Afin de saisir vraiment une bonne photo, je l'ai appris, vous devez voir la photo développée dans l'œil de ton esprit. Vous devez regarder votre environnement et voir comment cela vous regarde une fois le film a été mis au point ou l'image est imprimée sur votre imprimante laser couleur. Il faut voir dans l'avenir afin de saisir le présent dans votre appareil photo. Vous devez avoir la vision. Être un chef de projet n'est vraiment pas si différente. Un gestionnaire de projet doivent avoir une vision de ce que le projet est de créer. Le gestionnaire de projet hérite de la vision des acteurs clés, le promoteur du projet, ou même la gestion. Afin de planifier pour le projet de travail du gestionnaire de projet se doit d'envisager ce que le résultat final du projet sera. Comme prendre une photo, une bonne photo, le gestionnaire de projet est d'étudier, observer et voir le résultat final des efforts avant le début des travaux.
Une autre manière de regarder votre nouvel ami le triangle de fer est d'imaginer un trépied du photographe. Si vous avez déjà travaillé avec un trépied (espérons-le avec une caméra sur le dessus) vous savez le secret est d'avoir le trépied équilibré et de niveau. En fait, certains trépieds de caméra ont un niveau intégré dans la tête pour savoir quand il est à niveau. Un trépied niveau veille à ce que l'horizon de la photo est plat, il en fait une image loufoque où l'océan est à glisser à l'Amérique du Sud.
Maintenant, imaginez que d'une jambe du trépied qui équivaut à la portée, l'autre en temps, et le dernier est le coût. Nous convenons que le trépied doit être équilibrée afin de prendre une bonne photo, juste comme un projet doit avoir l'équilibre pour réussir. Si une jambe du trépied est plus étendu que les autres le trépied est hors bilan - tout comme vos projets.
Certains trépieds sont belles et lourdes. Un trépied lourd aide quand vous avez de prendre une photo au milieu d'une rivière ou vous vous battez contre une tempête de vent. Le problème avec les trépieds lourds est quelqu'un doit les transporter. Ce que certains photographes ne se transporter un trépied léger et de suspendre leur sac de caméra sous le trépied pour parer à tout secoue. Une astuce intéressante.
En gestion de projets d'elles empêche votre projet solide? Imaginez que la zone dans les trois jambes du trépied est synonyme de qualité. Si une jambe du trépied est hors de l'équilibre, puis la qualité est susceptible de souffrir. La qualité est au prorata de la quantité de temps, de coût et de la portée disponible pour les livrables du projet. Quand un certain angle, le projet souffre, donc la qualité.
A quoi bon un projet livrable si le projet est terminé à temps, mais le produit ou le service ne fonctionne pas comme promis? Ou si le gestionnaire de projet a dépensé tout l'argent mais ne crée pas tous les éléments livrables promis? La qualité est affectée par l'équilibre des temps, les coûts et la portée.
À la suite de cette analogie Snappy de la photographie, ce type d'appareil souhaitez-vous placer sur le dessus de votre trépied? Si vous êtes comme moi, je parie que tu voudrais un reflex numérique, capable de 12 mégapixels, et quelques concerts de mémoire pour vos photos numériques. D'entre vous pouvait s'appuyer sur un manuel d'un appareil 35 mm, avec une pellicule diapositive, et une belle série de filtres.
Mais n'auriez-vous pas de meilleures photos avec l'appareil photo numérique de 12 mégapixels? Pas nécessairement. Juste parce que vous avez un appareil photo fantastique ne signifie pas que vos photos sont fantastiques. Ce n'est pas la caméra qui prend les images - c'est le photographe.
La caméra, dans notre analogie de gestion de projet, sont les mécaniciens de la gestion de projet. La personne derrière la caméra est le directeur du projet. Tout comme le photographe est de savoir comment régler l'appareil photo pour prendre la photo parfaite, le fait le chef de projet ajuster les contrôles dans la gestion de projet de répondre aux demandes du projet.
De bons photographes et des gestionnaires de projet de qualité ont beaucoup en commun: l'expérience, un fondement dans les principes fondamentaux, et une volonté d'apprendre. À la base, je crois, est une capacité de capturer une vision - et ensuite traiter cette vision pour les autres à voir.
Projets Tell A Story
Si vous n'aimez pas la photographie peut-être vous aimez les histoires. Projets, comme une bonne histoire, ont un début, un milieu et une fin satisfaisante. Pensez à n'importe quel projet que vous avez géré ou travaillé. Pouvez-vous rappeler le début, un milieu et une fin hollywoodienne?
L'histoire pour tous les projets est qu'ils se déplacent à travers cinq groupes de processus pour obtenir du début à la fin. Au sein de chaque groupe de processus il ya des activités clés qui permettent le passage le long du projet. La figure 2 illustre le flux d'un projet par les cinq groupes de processus.
Initier un projet
Ce groupe de processus commence tout l'amusement. Dans ce groupe, la nécessité de rentabilisation du projet est identifié, certaines solutions initiales mai être proposé, et le gestionnaire de projet est retenu.
Le document le plus important de sortir de ce groupe est la charte du projet. La charte du projet autorise le travail de projet et lui attribue le gestionnaire de projet, le pouvoir de mener le projet au nom du promoteur du projet. Le promoteur du projet est généralement quelqu'un d'assez haut dans la hiérarchie de l'organisation à avoir du pouvoir sur les ressources qui doivent être impliqués dans le projet. (Ayant un sponsor faible pour votre projet peut aussi, malheureusement, conduisent à la tequila à bas prix.)
Planifier le projet
Afin de planifier le gestionnaire de projet doit savoir ce que le projet va créer. Le gestionnaire de projet et les parties prenantes au projet - les gens qui ont un enjeu dans le résultat du projet - doivent déterminer ce que l'état désiré futur est. Une liste de souhaits rêveuse ne fonctionnera pas. Le projet exige conditions exactes. Si vous ne savez pas ce que le projet devrait créer Comment entend-on jamais? Une fois les exigences du projet ont été approuvées par le gestionnaire de projet, l'équipe du projet et, dans certains cas, les intervenants du projet permettra de créer un plan sur la manière d'atteindre les objectifs du projet. Ce n'est pas un processus à temps. La planification est un processus itératif qui se passe pendant toute la durée du projet. La planification est la pierre angulaire de la gestion de projet - sauter planification ou faites-le du bout des lèvres et le projet est condamné.
Exécution du projet
Jamais entendu cette boutade: «Planifiez votre travail et ensuite le travail de votre plan?" C'est la partie de travail. Le groupe de l'exécution de processus est l'équipe du projet d'exécution des travaux du projet conformément au plan - et le gestionnaire de projet travaille avec tout les fournisseurs qui mai être en participant à l'exécution ou le soutien des livrables nécessaires à l'achèvement du projet.
Le suivi du projet
Control Freaks need not apply. Contrôler ne s'agit pas de microgestion - It's About conformité avec le plan de projet. Comme vous pouvez le voir sur la figure 2, il ya équilibre entre l'exécution et de contrôle. Le gestionnaire de projet travaille avec l'équipe projet, pas sur eux pour veiller à ce que qu'ils font le travail tel qu'il a été planifié. Et sinon? Puis le chef de projet rend les actions correctives visant à remettre le projet dans l'alignement du plan de projet.
Contrôle est également d'équilibrer le temps, les coûts et les contraintes de portée que le projet progresse. Le gestionnaire de projet a pour mesurer, comparer et ajuster les contrôles dans le projet afin d'assurer la réussite du projet. Si nous ne mesurons pas que nous ne pouvons pas améliorer.
Clôture du projet
Aaah - clôture. Cela permet de centrer le groupe de processus sur la clôture des comptes du projet, l'achèvement d'acceptation, d'formelle finale des livrables du projet, la finalisation de tout temps, de coût, ou des rapports de qualité, l'achèvement du projet, les leçons tirées de la documentation, et la finalisation des audits financiers ou les marchés publics. Le gestionnaire de projet mai ont à effectuer un examen de chaque membre de l'équipe, un examen des vendeurs, et un examen de leurs propres actions dans le projet. La clôture du projet implique également des récompenses et de reconnaissance. Pour certains, cela signifie des primes, les vacances, ou d'autres récompenses. Si ce n'est pas approprié ou disponible dans votre organisation le gestionnaire de projet devrait au moins verbalement récompenser l'équipe de projet pour leur travail acharné et d'un travail bien fait (en supposant que le projet a été bien fait).
Putting it all Together
Comme vous le savez les projets sont à court terme, s'efforce de créer un produit ou un service unique. Les projets sont sur les fonctions normales vous faire dans le cadre de vos activités. Les projets sont limités par le temps, de coût, et la portée - et d'autres contraintes telles que la réglementation, les ressources, ou même les fournisseurs.
Le triangle de fer de la pose de gestion de projet que tous les projets sont limités par le temps, le coût et la portée. Si un seul angle du projet est whack à bien le projet en souffre.
Projets, et techniquement, même les phases du projet, se déplacer à travers cinq groupes de processus: l'initiation, planification, exécution, contrôle et clôture. Chaque groupe de processus a des activités clés qui prêtent à un projet réussi. Je crois que le groupe le plus important est la planification. Sans une planification du projet est voué à l'échec. Ce que nous avons discuté dans cette intro à la gestion de projet est une bonne base pour la façon dont les projets sont à exploiter, leurs contraintes, ainsi que certains défis chaque gestionnaire de projet doit faire face. En plus de cette base solide, il existe neuf domaines de connaissance qui affectent également la réussite d'un projet:
1. Portée du projet de gestion 2. Projet de Gestion du Temps 3. Project Cost Management 4. Project Management de la Qualité 5. Gestion des ressources humaines 6. Gestion des communications 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management Pour chacun de ces domaines de connaissances que j'ai écrit un article qui explique leurs caractéristiques et leur contribution à vos projets.
Pour les savons maintenant que cela: les projets sont réussies, basées sur la capacité du gestionnaire de projet pour diriger, gérer et motiver l'équipe afin d'achever le plan de projet. Le plan du projet appuie la vision du gestionnaire de projet a hérité des intervenants du projet. Si le gestionnaire de projet et les parties prenantes du projet n'ont pas la même vision de la situation future souhaitée du projet est condamnée.
Projets échouent au début, pas la fin.