Création d'un maigre processus de vente

Arrière-plan
Le PDG de ce distributeur de matériel de transport avait signé une stratégie de croissance et dans quelques années, les ventes ont augmenté de 400%. This is outstanding performances de vente. Toutefois, ce qui est encore plus remarquable est sa réalisation que la société avait grandi hors de ses ventes et Sales Process Support.
Il savait que cette croissance a créé des inefficacités dans son processus de vente, mais ne savait pas comment trouver et les éliminer. Représentants des ventes devrait travailler avec les clients, la valeur ajoutée et des offres spéciales de clôture. Au lieu de cela, il les vit faire beaucoup de paperasserie.
Déploiement des outils Lean pour trouver et éliminer cette administration (non-valeur ajoutée) travail a été la réponse. Lean en fonction de Re-engineering
Il ya deux façons de concevoir à nouveau un processus. Une option est de commencer avec un "morceau de papier propre" et la conception du processus que vous voulez. Cela a été popularisé dans le livre "Re-engineering the Corporation» au début des années 1990. Il est extrêmement populaire et donc long feu très rapidement.
Il ya beaucoup de problèmes avec cette approche. Premièrement, le nouveau processus prend trop de temps à concevoir parce que chaque étape est débattue par les membres de l'équipe essaient de protéger leur territoire. Il n'était pas rare que des projets de reconfiguration de prendre 6 mois à 2 ans. Deuxièmement, le processus de conception nouvelle ne travaillent pas parce qu'il n'a pas intégré les systèmes d'information existants de l'entreprise. Il est trop difficile de recommencer.
La méthode Lean est beaucoup plus simple et plus rapide. Nous cartographier le processus actuel, puis d'identifier et d'éliminer les activités sans valeur ajoutée étapes. Le nouveau processus est tout simplement l'ancien procédé à la non-valeur ajoutée des mesures prises sur. Projets Lean sont achevées dans 4 semaines et j'ai une amélioration durable. État actuel Process Flow Mapping
Le processus de vente de cette société de distribution comprend:
Création de propositions
Configuration des commandes
Personnalisation de produits standards (venant du fabricant) les spécifications du client
Delivering
Facturation
La comptabilisation du paiement et payer des commissions
Nous avons créé une carte de flux de processus, y compris toutes les étapes détaillées, de décisions, la paperasserie et les bases de données qui font partie du processus de vente. L'équipe de cartographie comprenait des gens de chaque département qui touchent le processus, notamment:
Représentants des ventes
Gestion des ventes
Sales Support
Département des pièces
Service
Comptabilité
Nous avons créé cette carte très détaillée du déroulement des opérations afin d'identifier toutes les tâches qui occupent inutilement de représentants des ventes de temps »et ne créent pas de valeur pour le client. Voir la section de la cartographie des processus d'écoulement sur la http://www.supplyvelocity.com/May_2009_Current_State_PFM.ppt lien. Ce que l'actuel état du processus nous a montré Carte de débit
Une fois que la situation actuelle du processus de flux des cartes a été complète, nous avons examiné toutes les étapes et posé deux questions:
Est-ce que la valeur client nous faisons cette démarche?
Est-il empêcher les représentants de vente de passer plus de temps avec les clients?
Si la tâche n'a pas de valeur ajoutée pour le client, ou est la prévention des représentants commerciaux de vente, il nous a semblé une tâche qui devrait être éliminées ou rationalisées.
Nous avons supprimé ces non-valeur ajoutée des tâches de la carte d'flux de processus et créé des éléments de mesures pour éliminer ces faits ou de réduire le temps dont ils ont besoin. Ensuite, nous avons quantifié chaque étape pour déterminer combien de temps nous avons été sauver les représentants des ventes et directeur des ventes. Ces points d'action sont Indiquer ci-dessous.
Des économies pour directeur des ventes:
Sales Manager autorise le paiement aux vendeurs - devrait être traitée par la comptabilité (13,8 heures par an enregistrés)
Sales Manager commentaires de leasing d'information pour les représentants de vente - Sales Support pouvez le faire (1,7 heures par an)
Sales Manager commentaires fiche de préparation pour obtenir des renseignements incomplets - doivent être saisies dans le système informatique, pas de papier, qui nécessite une information complète avant de le sauvegarder (2,5 heures par an)
Des économies pour les représentants de ventes:

    * Sales Reps propositions par écrit, de diffusion proposition, remplissez-formulaire d'option vendeur, fiche info de soumissions, sous forme de financement, les contrats de diffusion, mise à jour de bases de données utilisées équipement, qui remplit le formulaire de part de marché et de relecture des propositions
    * Tout cela peut être fait par des ventes Support Admin
    Ventes * Reps préparer manuellement offre basée sur les spécifications du client
    * Utilisez un système TI de Kick Out soumission en fonction de soutien des ventes d'entrer les spécifications du client
Nous avons éliminé ou 219,8 heures de travail par année effectuée par chaque représentant des ventes en éliminant ces 10 missions. Résultats
Eliminé Représentants des ventes tâches administratives en utilisant les systèmes existants de la société information ou de déplacement des tâches de soutien aux ventes Admin
Chaque représentant des ventes a été donné 5,5 semaines de temps à vendre de plus par année
Plus de marges de profit des 2 années suivantes brut a augmenté de 40%
Ce projet impliquait la non-identification des tâches à valeur ajoutée que les représentants de vente font, et de les éliminer ou les déplacer vers moins bien payés du personnel de vente d'appui. Il y avait 10 missions un représentant des ventes avait à faire pour chaque demande de client qui ont été éliminés de leur charge de travail. Bien que cela ne ressemble pas à une réduction significative des étapes, nous avons créé 5,5 semaines de temps de vente supplémentaire pour chaque représentant des ventes.
Représentants des ventes devrait se vendre, ne pas faire de la paperasserie. Ce projet Lean libéré temps pour les représentants des ventes de cette société de passer plus de temps avec les clients, comprendre leurs besoins, en ajoutant plus de valeur. Le résultat fut que, ils ont fermé traite à des marges bénéficiaires beaucoup plus élevées.
L'augmentation de 40% de la marge bénéficiaire brute, des événements comme les ventes ont continué de croître. Cela équivaut à plusieurs millions de dollar de hausse de son bénéfice.