5S votre bureau - Comment améliorer votre productivité quotidienne

Les chances sont si vous avez participé à un atelier Lean entreprise, de lire un livre sur les maigres ou visité une usine de classe mondiale que vous avez entendu le terme 5S. 5S, qui se trouve à côté de Tri-Mise en ordre-shine-Standardiser-Sustain, est généralement l'une des stratégies d'abord un fait évoluer son organisation dans leur transformation de vaches maigres.
Un componenet clé de 5S est le lieu de travail «visuelle» où les files d'attente visuel sont utilisés pour aider à faire des conditions, des instructions et des actions instantanément reconnaissable. Il peut s'agir de signaux simples tels que des codes de couleurs, de signes ou espaces délimités. Dans cet article nous allons nous concentrer sur la façon d'appliquer 5S à un domaine qui est très important pour vous - votre bureau.
Combien de fois avez-vous entendu quelqu'un dire un espace de travail encombré indique un esprit encombré. Ce n'est certainement pas un message que vous souhaitez envoyer à vos collègues et clients. Alors, comment pouvons-nous résoudre ce problème? Une méthode consiste à appliquer le processus 5S à votre zone de travail propre. Voyons comment vous aller systématiquement sur la conversion de papier en fichiers électroniques, de nettoyer vos disques durs, l'établissement de gestion visuelle de vos systèmes de classement et l'organisation de l'espace physique avec ces cinq étapes simples.
Le S en premier - Tri
Commencez par une «table rase! En passant par vos biens peut être tout un défi de taille et bien trop souvent une pierre d'achoppement pour s'organiser. Si votre espace de travail a été tellement hors de contrôle que vous ne savez pas par où commencer, le tri est votre première tâche.
Vous aurez besoin d'un certain temps à trier vos biens si une suggestion est de le faire en dehors des heures de travail. Il s'agit généralement d'un bon projet, samedi matin. Vous aurez à passer par tous ces papiers, photos, magazines, etc Votre but est de se débarrasser d'autant que possible. Créez trois piles et de les étiqueter comme 1) les choses dont j'ai besoin et utilisez tous les jours, 2) les choses que j'ai besoin de temps en temps, et 3) des choses que je n'ai pas touché depuis plus de trois mois et n'ont pas besoin de
Si vous n'avez pas utilisé un article récemment et n'ont aucune raison valable de le conserver, de s'en débarrasser. Les autres éléments devront être stockés de façon appropriée.
Le S seconde - Mise en ordre
Nous devrions tous réfléchir ces jours verts et de tout faire passer du papier. Imprimez-vous des courriels ou des fichiers? Essayez de dépôt par voie électronique à la place. L'intention ici est de créer un système qui vous permet de trouver et de récupérer des objets, rapidement, d'identifier les actions nécessaires et comprendre où nous appartiennent.
Créer un système de dépôt électronique avec codage couleur et les icônes pour vous guider. Numérisation des documents papier en fonction et les enregistrer électroniquement. Identifier des actions communes telles que "remplacer" ou "complet" avec des signaux simples qui ne nécessitent pas d'instructions verbales ou écrites. Assurez-vous que tout a un sens "" Home emplacement, de veiller à ce que l'organisation sera tenue.
Éléments physiques ou virtuels qui sont utilisés tous les jours doivent être stockés à proximité. Cela comprend les dossiers actifs, de l'équipement ou l'information. Articles avec un usage occasionnel peuvent être rangés en moins d'endroits idéaux tels que les disques durs externes, les placards ou des étagères élevées. Assurez-vous de l'étiquette tout si il n'ya pas de deviner la suite.
Le S tiers - Shine
Comme le mot l'indique lumineux est environ de nettoyage en place. Purge des fichiers inutiles qui sont embourber vos disques durs, à nettoyer les poussières CPU et essuyez la zone de travail. Comme tu fais ce regard de tout ce qui mai ne pas être respecté et, soit le corriger, le remplacer ou de se débarrasser d'elle.
Prenez l'habitude de passer par courrier et des envois entrants comme ils sont reçus. Faire ce droit sur une poubelle vous aidera à purger sur une base régulière.
Le S quatrième - Standardiser
Vous aurez besoin de mettre au point des règles et des listes de contrôle pour maintenir les trois premiers S et d'assurer que les exigences sont aussi intuitives que possible. Considérez comment vous utilisez les outils de productivité tels que Microsoft Outlook. Avez-vous vous envoyer des rappels et des horaires de travail? Pouvez-vous développer un système de codage de couleur pour ces rappels et des tâches qui indique les priorités ou d'autres informations importantes?
Le S cinquième - Sustain
C'est peut-être le plus dur fonctionne comme il faut de la discipline pour garder votre secteur organisé. Une bonne idée est de programmer une journée à trier pour chaque mois. Essayez de trouver des moyens créatifs de faire 5S une habitude quotidienne. Une façon que vous pouvez accomplir ceci est de développer simplement un audit 5S. Cela peut être fait avec les logiciels ou formulaires sur papier simple. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, l'idée est de vous tenir responsable.
Comme vous pouvez le voir 5S est d'autant sur l'organisation et l'efficacité. Démarrez le processus 5S dans votre bureau et il se répandit bientôt dans toute l'entreprise. Vous serez étonné de voir comment 5S améliore les niveaux de productivité et de fait d'une chose encombrement du passé.
Ne mettez pas l'enlever un autre jour, lancez-vous sur votre 5S maintenant!