Voicemail 101 - mai étapes simples qui vous sauver des heures

D'abord et avant tout, lire le livre qui accompagne votre système de messagerie vocale. Au cours d'une année, vous avez mai déchets quelques heures de répéter les messages entier si vous ne connaissez pas les commandes simples d'approche et les appels de rembobinage. Pardon? Vous avez perdu le livre, ou ils ne vous a donné un? Aucune excuse: www.google.com. Cherchez votre modèle de téléphone, et vous trouverez probablement un manuel. Pas le temps de le lire? Apportez avec vous aux réunions, dans les avions, l'épicerie - trouver une minute ici ou là pour ramasser une nouvelle astuce.
Vos messages sortants

   1. Identifiez votre nom, organisation, et le numéro de téléphone dans votre message sortant.
"Salut, c'est Karen Smith avec Adcomine au 212-555-1234.

   1. Affirmer que vous n'êtes pas disponible et de toute autre information importante.
«Je ne suis pas au bureau aujourd'hui, 3 Janvier 2006. Je serai de retour 5th Janvier 2006. Je ne vais pas vérifier la messagerie vocale jusqu'à ce que je suis de retour. S'il s'agit d'une urgence ou que vous avez besoin d'aide immédiate, s'il vous plaît appelez au 917-555-6543 Bill Withers.

   1. Dites aux gens à laisser un message approprié. C'est ça, si vous voulez une bonne information, demandez-le.
"S'il vous plaît laissez un bref message indiquant comment je peux vous aider, ainsi que votre numéro de téléphone, et je vais vous rappeler».

   1. Si vous préférez offrir, e-mail que comme une option aux appelants. Si vous avez un drôle de nom ou la dénomination sociale, préciser l'adresse e-mail.
«Vous voulez mai à m'envoyer un email à l'adresse @ '; addy21157 = addy21157 +' adcomine '+'. + 'Com'; [removed] (''); [removed] (addy21157) [removed] (''); //--> n / / -> / / -> Cette ksmith@adcomine.com e-mail est protégé contre les robots des spammeurs. Vous devez activer Javascript pour la voir. "

   1. Pour réduire les appels répétés si vous travaillez dans une zone à haut volume d'appels, de l'état que vous allez retourner les appels dans les 24 heures ou quelque période de temps la politique de votre organisation sur la demande de retour exige.
   2. Si vous mettez à jour votre message lorsque vous sortez de la ville, n'oubliez pas de le mettre à jour à nouveau lorsque vous reviendrez.
   3. Si votre système permet aux appelants de contourner votre message en appuyant sur la touche dièse, dites-leur que, surtout si vous avez un message inhabituellement long.
Quand vous pouvez vérifier et comment vérifier Voicemail.
Le nombre de fois où vous consultez votre boîte vocale, chaque jour varie en fonction de votre fonction et l'industrie. Toutefois, si vous n'avez pas dit aux gens différemment, au minimum, vous devriez vérifier les messages une fois par jour et renvoyer ces appels. Voici quelques autres conseils utiles pour vérifier la messagerie vocale.

   1. Avoir un stylo et papier prêt lorsque vous commencez la numérotation - duh. (Ceci est Voicemail 101).
   2. Écouter tous les messages avant de commencer à retourner les appels.
   3. N'oubliez pas que vous n'avez pas à les renvoyer dans l'ordre où ils ont été reçus.
   4. Parfois il est plus facile de retourner les appels lorsque vous êtes presque certain que les destinataires n'ont pas décrocher le téléphone. Vous pouvez répondre à leurs questions sur leur messagerie vocale et de passer votre journée.
   5. Si vous êtes très occupé et ont le luxe d'un assistant ou une âme autre type, demandez à cette personne de revenir à certaines de vos appels téléphoniques. Cela est particulièrement bonne si elle va prendre un temps anormalement long pour vous de rentrer avec quelqu'un.
   6. Ne pas enregistrer les messages que vous n'avez pas vraiment besoin. Si vous avez noté les informations de l'appel, la plupart du temps il n'y a aucune raison de mettre l'enregistrement original. Après tout, vous voulez vraiment votre boîte si plein ne peut laisser un message? C'est embarrassant et non professionnelle. Imaginez que vous êtes facturant les clients beaucoup d'argent, et ils ne peuvent pas laisser de messages, car vous ne pouvez obtenir votre acte ensemble assez bien de leur laisser salle d'enregistrement adéquat. Pitoyable.
Leaving messages vocaux efficace
Lorsque des messages de partir, ayez pitié de vos auditeurs et procédez comme suit:

   1. Parlez lentement et laissez votre numéro de téléphone au début et la fin du message.
   2. Limitez vos commentaires à un ou deux sujets. Messagerie vocale n'est pas un spectacle-personne.
   3. Si vous êtes randonnée, pour le bien des autres et votre réputation, arrêtez-vous et réenregistrer.
   4. Si vous avez besoin d'une action de quelque sorte, dire ce dont vous avez besoin. Les messages vocaux qui disent simplement: "Call Me" sont irritants au mieux.
   5. Si le destinataire de vos messages a tendance à tomber dans le piège sont énumérées au paragraphe précédent, dites-lui: «Quand vous revenez à mon appel, s'il vous plaît laissez un message sur ma boîte vocale à me faire connaître l'état du projet, si je suis pas en mesure de décrocher le téléphone. "
   6. Si vous utilisez une liste de distribution de groupe que le nom des listes de tout le monde sur le message, lisez le manuel de votre système téléphonique et mettre la liste à la fin. Si les gens veulent l'écouter ils le peuvent.
Échantillon d'une messagerie vocale Perfect
"Salut, c'est Karen Smith avec Adcomine au 212-555-1234. Je vous appelle pour vous faire savoir que nous avons reçu votre colis et disposera d'une réponse à vous d'ici vendredi. Si vous avez des questions, s'il vous plaît appelez-moi. Encore une fois, Karen Smith avec Adcomine au 212-555-1234.
Là, vous avez: Boîte vocale 101 en quelques lignes. Un peu de planification minutieuse et l'attention peut libérer votre temps et vous aider à visualiser messagerie vocale comme outil utile qui il est plutôt que la torture, il peut l'être.