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lundi 29 mars 2010

Comment faire pour zapper votre temps de zapper

Imaginez: vous êtes au beau milieu de la tâche la plus importante de la journée - complètement concentré, en lui donnant votre tout - quand, "RING!" Les à-coups de téléphone que vous hors de concentration. Vous serez nécessaires lors d'une réunion de dernière minute - en ce moment! De commencer à chercher frénétiquement dans la pile de papiers sur votre bureau pour celui que vous avez besoin d'apporter, quand votre collègue POP sa tête dans la porte et commence bruit de la chasse de nuit passée. Et, avec un soupir, tu réalises que tu mai aussi bien appeler il se ferme sur ce projet important pour aujourd'hui - votre temps et de discussion ont été zappé. Ces types de temps les drains sont subtiles mais fortes. Mais si vous faites attention à ce qui se moque de vous concentrer et de gaspiller votre temps, vous pouvez zapper votre temps de zapper!


L'un des coupables les plus communes pour la perte du focus et le temps est le téléphone. Vous avez besoin de considérer le téléphone comme un serviteur, pas un tyran qui doivent être posées. N'ayez pas peur de l'ignorer complètement si vous vous êtes lancé dans une tâche qui exige votre pleine concentration. Mieux encore, lorsque vous avez mis de côté le temps de planifier, de lire, ou de penser sur une question importante, éteignez le téléphone. Puis tourner à tout ramener à la normale lorsque le temps est fait. Assurez-vous d'utiliser vos options d'appel, telles que la numérotation automatique, répondeur, haut parleur, afficheur, appel en attente, et ainsi de suite. Avant de procéder à un appel, écrire les points que vous comptez faire. Puis, après les salutations, passez directement à la raison de votre appel. D'autres apprécieront votre considération de leur temps et de volonté, à son tour, respecte la vôtre.


Le même principe s'applique pour les réunions - quand vous les planifier dans le respect des temps des autres, ils seront plus enclins à suivre cet exemple. Tout d'abord, organiser une réunion car il est nécessaire, non pas parce que c'est mardi. Demandez-vous: «Est-ce de réunion nécessaire?" Ce n'est que s'il ya un besoin d'interaction personnelle. Tenez compte de ces solutions de rechange aux réunions: un courriel ou un mémo à faire des annonces, une demande de renseignements à fournir, ou d'une conférence téléphonique. Si une réunion est vraiment nécessaire, donc de l'avant plan d'économiser le temps et l'énergie à la réunion. Eh bien à l'avance, informer les participants de l'heure, le lieu et l'objet de la réunion. Distribuer des copies de l'ordre du jour, et attribuer toute participation particulière n'est requise. Enfin, assurez-temps compte à la réunion:


· Suivre l'ordre du jour annoncé
· Commencer par les idées les plus importantes et laisser les objets de routine à la fin
· Excuse participants lorsque les éléments qui les concernent sont terminées
· Régler chaque question inscrite à l'ordre du jour
· Assurez nécessaire de missions pour les mesures de suivi
· Fixez une date et la méthode de déclaration


Si jamais vous sentez que vous êtes empêtré dans une masse sans fin de papier ou e-mails, un peu d'attention à l'organisation et les mentalités vont vous sauver. Une zone de travail sans encombrement - et une boîte de réception épurée - est propice à l'efficacité. Fixez une heure régulière dans votre emploi du temps quotidien pour gérer la correspondance, comme le courrier entrant et e-mails. Organisez votre bureau et votre boîte e-mail en créant des dossiers dans lequel stocker les documents importants et des e-mails, et demander à être retiré de mailing ou d'e-mailing lists de tout ce que vous ne voulez pas lire. Fixé comme objectif de traiter chaque morceau de papier et chaque e-mail qu'une seule fois - rendre une décision finale de chaque élément qui arrive dans votre boîte de réception physique ou électronique. Organiser courrier et e-mail dans ces catégories:


· Impératif - les éléments qui doivent recevoir votre attention aujourd'hui
· Important - articles que vous devriez assister à T dans les deux ou trois prochains jours
· Autres - rien de moins d'importance que vous pouvez gérer chaque fois que vous avez le temps


Bien entendu, au cours de la journée de travail, certaines interruptions sont inévitables et même souhaitables. Vous avez besoin de contact avec les autres, et certains visiteurs sans rendez-vous avez des courses qui méritent votre attention. Mais une goutte dans un visiteur avec un peu de temps pour tuer peut bouleverser votre calendrier et vous aidera à ouvrir à la frustration de temps pour le reste de la journée. Décourager les interruptions en planifiant votre journée autour d'un horaire régulier et de faire connaître à ceux qui travaillent avec vous. Soit co-travailleurs connaissent les moments où les interruptions ne seront pas déranger sérieusement votre travail. Lors d'une halte-visiteur menace de zap votre temps, utiliser le langage corporel approprié pour indiquer que vous préférez ne pas interrompre votre travail:


· Restez assis à votre bureau dans un poste de travail avec des papiers ou un stylo dans la main
· Rencontrer le visiteur à votre porte ou dans la salle de réception et de ne pas retourner à votre bureau avec le visiteur
Rise · quand un visiteur arrive et rester debout


Si vous avez l'habitude de votre temps à zapper, il est temps de renverser la situation - Zap votre temps de zapper!

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