Si seulement nous avions un meilleur système - Cinq idées dans cette maladie commune

Beaucoup d'entreprises font l'erreur de croire un "système" est la solution. Si nous n'avions que le système de CRM à droite, notre portefeuille serait dans une meilleure forme. En réalité, le système n'est qu'un outil et l'un des composants utilisés dans la solution. Par exemple, un Customer Relationship Management (CRM) est composée non seulement d'un système de CRM, mais un ensemble de processus d'affaires, les mesures, les orientations d'utilisation, et d'autres composants. Un "cassé" solution mai effectivement indiquer un problème avec un ou plusieurs de ces autres composants. Prenant plus loin, même si vous avez remplacé le «système», vous mai ont encore une solution brisé que si les autres composantes ne changent pas.

Ainsi, sans avoir à remplacer «le système», comment pouvez-vous améliorer la productivité de votre solution existante? Comment pouvez-vous identifier les composantes qui doivent être améliorés?

Voici cinq idées clés pour vous aider à démarrer.
1. Identifiez inefficaces Business Processes

"Si seulement nous avions un meilleur système .... je serais capable d'avoir l'information financière fait plus tôt." Marquez les questions financières pour à six semaines après un exercice financier est fermée. Même si les transactions sont passés en revue pendant le traitement initial, Mark examine toutes les opérations de nouveau au cours de processus de clôture cas où quelque chose a été manquée.

Processus d'affaires sont une composante essentielle d'une solution. Ils donnent des directives, la responsabilisation, la responsabilité, et les contrôles. Il s'agit d'un domaine essentiel d'examiner les inefficacités ou de problèmes. Revoir les processus d'affaires doit être fait objectivement avec beaucoup de «pourquoi» posées. Il est également très efficace pour quelqu'un qui n'est pas réellement impliqué dans le processus d'affaires à être sur l'équipe d'examen.

Comme la ligne du bas de votre déclaration sans but lucratif, les processus d'affaires ont besoin pour fournir une prestation supérieure à leur coût. Un processus qui inclut la prise de quatre heures pour examiner un compte qui est déjà passé en revue par un autre ministère mai ne pas apporter suffisamment de profit pour surmonter le coût. Les composantes d'un processus d'affaires sont importants, car c'est le timing de la composante. Par exemple, un processus qui a passé en revue les données au bas de la chronologie de l'origination des données, risquent de provoquer toute correction d'erreur de prendre beaucoup plus longtemps que si elle était envisagée plus tôt.

Dans l'exemple ci-dessus, nous voyons un processus qui se gère essentiellement deux fois. Soit le premier processus n'est pas effective et le second procédé apporte une valeur supplémentaire minime. Dans les deux cas, les deux processus doivent être consolidés. Une fois cette transpire, la délivrance des finances doit se produire beaucoup plus tôt.
2. Mine de données déjà

"Si seulement nous avions un meilleur système .... je ne serais pas surpris par les chiffres de vente." Melanie redoute la fin du mois. La comptabilité fournit les rapports de son chiffre d'affaires du mois. Elle a de comparer ses prévisions de ventes pour les ventes réelles et d'expliquer la différence. C'est un mois vraiment mauvais lorsque l'acte de surface de vente bien inférieur à ses prévisions.

La plupart des systèmes sont conçus pour faciliter un but précis. Par exemple, un système de ventes en mai créer et émettre des factures aux clients. Mais cela ne signifie pas l'information des maisons système ne peut pas être utilisé à d'autres fins. Idéalement, l'information est collectée une fois et stockés dans un seul endroit pour donner ensemble d'informations. Solutions de Business Intelligence peut prendre des données disparates et le renvoyer à des personnes qui en ont besoin en temps voulu, de façon pertinente.

Le même ensemble de données peuvent fournir un sens différent pour différentes personnes. Un groupe mai examiner les données dans une perspective de société et une autre, il analyse, dans la perspective département. Les données saisies dans un système peuvent être combinées avec les données dans une autre pour apporter plus de sens à l'information. Par exemple, vous mai ont déjà un rapport qui énumère les recettes par client. Toutefois, le feriez pour votre relation avec la clientèle évoluent si vous avez aussi vu les coûts applicables de la compagnie compensés avec le revenu par client? Comment vos initiatives marketing changer si vous fusionnées démographiques de la clientèle avec le nombre de ventes par année et ont appris les clients avec 200 à 500 employés acheté votre produit 5 fois plus souvent que d'autres clients? En redirigeant les données existantes, vous pouvez gagner des indications utiles sur les tendances des ventes des clients et des tendances émergentes du marché qui, à son tour, aidera à informer votre propre marketing et des campagnes de vente.

Dans notre exemple ci-dessus, Melanie serait beaucoup plus éclairées si elle pouvait interroger les ventes réelles quotidiennes. Elle serait alors en mesure d'accroître ses efforts de vente ou de réviser les attentes d'éviter la surprise fin de mois.
3. Keep The System Up to Date

«si seulement nous avions un système mieux ... je serais capable de faire des économies sur les frais postaux pour l'envoi des déclarations de notre clientèle. Notre système ne possèdent pas la technologie des systèmes plus récents. Il est temps que la déclaration à nouveau client dans le service Comptabilité clients. Pour un jour tout s'arrête alors que les déclarations sont imprimés, dans des enveloppes en peluche, et envoyé aux clients. Des centaines de déclarations sont envoyées par la poste aux clients pour leur rappeler de payer leurs factures. Au moment où les clients les reçoivent, près d'une semaine est passée et que l'information est datée du porte sur une avalanche de coups de téléphone.

Il est incroyable combien d'entreprises ne tiennent pas de l'investissement qu'ils ont dans un système. Pour rester compétitives, la plupart des systèmes ne cessent de s'améliorer et restez au fait des dernières avancées technologiques.

Ils passent ces bénéfices vers le bas pour les utilisateurs existants via des mises à niveau, y compris de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Si le développeur de système ne dispose pas d'une fonctionnalité dont vous avez besoin, il ya un changement dans le sens que certains développeur extérieur aura créé ou peut créer un add-on de votre système qui offrira la fonctionnalité. Il ya plusieurs façons de garder votre système à jour, notamment:

* L'application de mises à jour système
* Assister à des groupes d'utilisateurs et de conférences
* Système de Révision ou liés à l'industrie bulletin d'information et de sites Web
* Maintenir des relations avec d'autres utilisateurs et partenaires d'affaires

Dans l'exemple ci-dessus, le temps de service et les coûts de diffusion pourrait être réduit considérablement si le département de la recherche en envoyant un courriel déclarations de clients ou de fournir un client en face du portail Web.
4. Offrir Post-Implantation Formation

«Si seulement nous avions un système mieux ... je serais capable de rechercher un client par son numéro de téléphone et ne créerait pas accidentellement un client en double." Lors d'une mise en œuvre du système, généralement toutes les personnes touchées obtenir une sorte de formation. Mais ce qui arrive deux mois plus tard, alors que certains (ou la plupart) des sujets sont oubliées? Qu'advient-il lorsque John est remplacé par Marie?

Au cours de l'implémentation du système il ya un grand nombre de connaissances de poussée étant sur vos employés. ls ont la rampe rapidement pour faire leur travail respectif. Les caractéristiques du système sont oubliés ou non couverts pendant la formation mise en œuvre afin de ne pas accabler les employés. En outre, les employés les congés et les nouveaux employés sont embauchés qui dépendra de la formation de leurs pairs. Cours de perfectionnement périodiques peuvent tenir vos employés à ce jour sur la façon d'utiliser pleinement le système et d'introduire de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Des stages de perfectionnement se fonde sur la base de connaissances de l'employé a déjà. En outre, les guides de l'utilisateur, les tutoriels et autres options d'aide peuvent être réintroduits de fournir quelques méthodes d'auto-formation.

Dans l'exemple ci-dessus, John mai ne sais pas sur un écran de recherche alternatifs. Quand Marie remplace John, ce transfert de connaissances particulier, ne peut avoir lieu, créer un trou dans la base de connaissances pour le poste. En ayant une formation de recyclage, les questions peuvent être mis en lumière et traitées.
5. Automatiser les processus manuels

"Si seulement nous avions un meilleur système ... Je n'aurais pas besoin de re-saisie des ventes web dans le système de vente." Joan passe des heures trois premiers de chaque jour entrer dans les ventes web de la veille dans le système de vente. Max imprime un rapport du Système web que Joan compare ensuite à ses entrées pour s'assurer qu'elle n'a pas commis d'erreurs.

Réalité: Il n'y aura jamais de système parfait qui gère tous vos besoins exactement comment vous voulez les traitait. Un système qui gère les calculs complexes facture mai ne pas avoir de boutique en ligne. Le système avec la boutique en ligne mai ne pas avoir une composante de la Commission. Par conséquent, beaucoup de solutions impliquera plus d'un système pour gérer toutes vos exigences. Cela ne signifie pas que les données doivent être saisies à deux reprises. L'automatisation des tâches et l'intégration automatique ne peut prolonger et d'améliorer la solution existante. De nombreux outils sont disponibles pour aider les systèmes de "parler" à l'autre.

Un examen solution devrait identifier les différents systèmes et comment ils interagissent. Données mai être partagées ou synchronisées automatiquement. Il ne s'agit pas seulement d'éliminer les double entrée, mais il élimine les erreurs potentielles aussi bien. Synchronisation doit également être pris en compte. Si le système B requiert un inventaire à jour, cette intégration mai doivent se produire plus souvent, ou peut-être d'une manière différente que le transfert de données sur les ventes pour le système A.

Dans l'exemple ci-dessus une intégration de système, pourrait être mis à pousser les transactions sur le Web dans le système de vente. Puis Joan pourrait juste revoir en comparant les opérations intégrées au rapport web.

Les intuitions d'illustrer que «le système» n'est pas la solution. Le système n'est qu'un outil et l'un des nombreux éléments qui composent une solution. Examen périodique élément peut garder une solution saine et de résoudre les questions réelles derrière la complainte.

Pour commencer à vous poser:

"Mes affaires processus clairement défini et communiqué aux employés applicable?"

"Serais-je faire une idée d'affaires, si deux ensembles de données disparates ont été réunis?

"Ai-je été le maintien de mes systèmes et de s'adapter aux dernières tendances dans mon secteur?

"Dois-je garder mes employés formés pour tirer le meilleur parti de notre solution?

«Comment pourrais-je augmenter l'efficacité de ma solution?

En réexaminant votre solution existante, vous pouvez porter secours aux «Si seulement nous avions un meilleur système de" maladie.