Réunions de travail, problèmes et opportunités

Est-il parfois vous sembler que la moitié du monde des affaires est toujours "à une réunion"? Et depuis au moins 20% du temps que nous passons à des réunions est du temps perdu, avez-vous déjà demandé qui est en fait de diriger une entreprise ces jours-ci?
Les réunions sont paradoxales. Dans le même temps la plus grande source de frustration dans le monde du travail, et aussi la meilleure occasion de faire avancer les choses. La plus courante et en même temps l'activité moins bien compris.
Alors, quel est le point de réunions internes de l'entreprise? Il existe plusieurs, mais toutes les souches des avantages à gagner en fait de les réunir. Certaines réunions ont pour but de veiller à ce que tout le monde partage présentent les mêmes informations. Certains sont destinés à mettre tout le monde à participer à la prise de décision. Certains visent à la fois ces objectifs, ainsi que la coordination des activités décidées lors de la réunion.
Quelle que soit la raison d'être de la réunion, il ya 5 règles d'or pour faire en sorte que la réunion atteigne ses objectifs.
1, de sorte que tout le monde invité à la réunion sait quand et où elle aura lieu, ce qui doit être discuté, qu'ils ont toutes les informations pertinentes avant la réunion, et qu'ils savent quand elle finira.
Si le but de la rencontre est tout simplement de communiquer des informations, c'est le moment d'envisager de ne pas avoir une réunion à tous. Nous lisons beaucoup plus vite que nous parlons, donc si l'information peut être publié avant la réunion, pourquoi répondre à tous?
Et c'est à ce stade que le nombre de personnes lors de la réunion doit être réglée. Mon expérience est que plus de sept personnes ne peut pas "décider" quoi que ce soit, ils ne peuvent être informés des événements, et peut-être exercer un droit de veto.
2.Start à temps. Pas de retards, pas d'attente. La plupart des réunions ne commencent pas rapidement, ce qui jette le calendrier de sa route devant un mot est prononcé. Au cours d'un peuple quelques réunions de développer l'attitude qu'ils n'ont pas besoin d'être à l'heure, "parce que quelqu'un est toujours en retard". Et s'il vous plaît noter que «à temps» signifie assis à votre place, les documents figurant en face de vous, le téléphone portable éteint, avant l'heure prévue.
J'avais l'habitude de travailler pour une entreprise allemande, et c'est ainsi que les réunions allaient. Tout le monde en place, le Chat, jusqu'à ce que le président / patron / animateur exploiter son verre d'eau et a commencé à la réunion. Peut-être par hasard, ce sont les réunions les plus productives Je me souviens.
3.Cover chaque point de l'ordre du jour dans la profondeur il a besoin. Souvent il est utile de faire une estimation de combien de temps chaque jour aura, et de définir la fois sur l'ordre du jour. Sinon, assurez-vous que les questions prioritaires sont couverts dès le début de la réunion. De cette façon, si la réunion va peu de temps les questions importantes ne seront pas lésiné dans la course à la fin de la session.
4.Make notes. Certaines réunions ont besoin de documents officiels qui a dit quoi. Il s'agit d'une main et exigeante, et celui qui ne lui sera très probablement pas en mesure de participer pleinement à la réunion. D'autres réunions ne nécessitent pas plus d'une liste des mesures convenues. Tout participant peut faire à ce niveau de l'enregistrement, et dans ce cas c'est une bonne idée de tourner le travail d'archivage dans le groupe, afin que chacun ait une chance de l'essayer.
5.Do les actions! N'attendez pas le jour avant la prochaine réunion! Mettez les actions que vous ont été attribués sur votre "liste à faire", leur faire le plus tôt possible, et l'achèvement rapport au reste du groupe.
Bonne réunions sont des outils puissants. Un groupe de personnes de partager des informations communes, et de travailler vers un but commun. mauvaises rencontres sont corrosifs. Ils détruisent la cohésion, les dégâts des relations de travail, et mettre en place les tensions au sein du groupe. Mais il est faux de tas tout le blâme sur la personne qui préside la réunion si elle ne va pas bien. Tous les participants ont un rôle à jouer ainsi. Ils doivent être préparés pour les sujets de discussion, ils doivent respecter la courtoisie, ne parlent que le cas échéant, et quand ils parlent, ils doivent être brèves et-le-point.
En général, la langue utilisée dans les réunions est plus «formelle» que ce que nous utilisons dans la conversation courante. J'ai assisté à des réunions où chaque participant a été adressé par son nom mais par le titre du poste. Et à d'autres réunions, les participants pouvaient ne parle "à travers la" chaise, jamais directement les uns aux autres. Des réunions où la langue des affaires n'est pas votre langue maternelle peut être difficile pour vous, même si j'ai été "l'étranger", et on s'émerveille de la facilité avec laquelle mes collègues néerlandais ou allemand fait des affaires dans ma langue maternelle, pas la leur! Parfois je dois sortir d'un de ces réunions, et de découvrir à mon retour que mes collègues n'avaient pas pris la peine de revenir au néerlandais ou allemand.