Sécurité clés et Conseils de sécurité pour la planification internationale réussie Événements corporatifs

Post-crise financière a vu de nombreuses entreprises et sponsors retour sur la scène internationale des événements avec un enthousiasme renouvelé, évident par l'augmentation du volume, avec une toute nouvelle génération d'offres auprès de fournisseurs dans le secteur. Cependant, malgré de nombreux internes, matures processus de gestion du risque, la majorité des événements internationaux continuent de présenter un talon d'Achille quand il s'agit de la santé en voyage d'affaires, la sécurité et la sécurité.

Malgré le fait que l'événement peut être tenu hors site ou hors du lieu habituel de travail, il n'a toujours pas de décharge d'une entreprise de leur habituel devoir de soins ou de santé au travail et les obligations de sécurité.

Quand il s'agit de manifestations internationales d'entreprises, réunions, incentives, conférences et rencontres, voici ce que chaque planificateur doit savoir pour assurer le succès, l'événement sécuritaire. Dans cet article, vous apprendrez la sécurité les plus importantes et des conseils de planification de la sécurité en commençant par l'emplacement, les activités, la planification d'urgence, la surveillance et les communications. À la fin de cet article, vous aurez un des critères d'évaluation rapide et constante, l'approche sécuritaire de s'assurer que tous vos événements d'entreprise internationale fonctionne en douceur et éviter la majorité des incidents évitables qui ruinent les rassemblements autrement grande et événements corporatifs.

Sélection des emplacements

Trop nombreux planificateurs saut vers un emplacement idéal et ensuite tenter de forcer toutes les solutions et les solutions de planification autour de cette destination idéale. Le meilleur emplacement doit répondre aux exigences d'un site agréable, efficace et fonctionnel pour toutes les activités planifiées mais aussi de fournir à tous les besoins de soutien tels que médical de routine, de transport fiables, des emplacements sécurisés et des environnements sûrs. Tout emplacement qui échoue à ces critères initiaux ne fait qu'amplifier une situation d'urgence et le résultat probable dans un plus grand risque global pour toutes les personnes impliquées.

Bien que l'emplacement initial est important, il est tout aussi important d'évaluer toutes les activités nécessaires pour l'événement et identifier toutes les activités sociales qui aura lieu en conjonction avec l'événement.

Événements internationaux d'entreprise

Activité ciblée

Réunions d'entreprise, incentives, conférences et événements peuvent être des situations d'activité élevé avec beaucoup de gens qui vont et viennent avec partage de l'information et des occasions de plaisir. Par conséquent toutes les activités proposées et possibles doivent être considérés et inclus dans le plan final. Cela devrait inclure tout le hall des arrivées, la réception; check-in, activités de la conférence, le réseautage, social / animation, tourisme, transport terrestre, les achats, les déplacements internes et des départs.

Il est primordial que toutes les activités disponibles être considéré à l'emplacement choisi, et pas seulement celles qui sont prévues sur le programme officiel en tant que participants ou des partenaires d'accompagnement / familles toujours rechercher d'autres options, avec un potentiel élevé pour les situations d'urgence en dehors des plans traditionnels.

Un élément souvent négligé est des événements parallèles ou simultanées et activités. Autres fonctions de l'entreprise, les jours fériés, les changements climatiques, les fêtes religieuses et événements d'entreprise, même internes, tels que des lancements de produits ou communiqués de presse doivent être considérés et comment ils auront un impact sur le fonctionnement de l'événement avec toute menace altéré ou des préoccupations de planification d'urgence.

C'est seulement après toutes les activités, internes et externes à l'événement, ont été identifiées et cartographiées peuvent vous progressez à la gestion d'urgence et de planification.

Planification d'urgence d'abord

Cela peut sembler contre-intuitif, mais dans mon expérience, il est l'approche de loin supérieure. Avec un emplacement défini et une liste des activités que vous pouvez maintenant commencer à créer large et détaillée des sessions de planification d'urgence. La raison pour cela est une meilleure approche est que vous ne voulez pas découvrir des domaines qui nécessitent des solutions de traitement mineur ou majeur fin dans le budget, la promotion et de gestion ou des cycles de confirmation. Par exemple, si vous avez découvert que les services médicaux locaux ont été systématiquement dépassés sur un week-end à cause de pic de l'activité touristique dans l'emplacement choisi, vous aurez besoin de reconsidérer l'emplacement comme une option plausible ou inclure le support sur site médical dans le cadre de votre budget et solution d'atténuation des risques. Surtout quand on considère dans votre planification de l'impact et les demandes de soutien si vous avez une urgence de groupe telles que l'intoxication alimentaire ou de l'effondrement d'une spectateurs debout.

Avec un plan d'aide d'urgence en premier lieu, la quasi-totalité de vos préoccupations de routine et les considérations seront détaillés pour l'achèvement. Chambres, le transport, les huissiers, les communications, le médical, la sécurité, les fournisseurs de services et beaucoup d'autres ont été considérés et hiérarchisés dans la phase de planification et attendent maintenant l'approvisionnement et la confirmation dans une séquence beaucoup plus organisé par l'équipe de planification. Ces services et ces exigences dans le plan d'urgence, ont presque toujours une routine et au jour le jour exigence de toute façon, et les deux économies de coûts et de temps de planification peuvent être considérablement réduits.

Pas de plan ou les hypothèses sont toujours à cent pour cent exact; donc un système de surveillance continue et l'examen est également obligatoire pour assurer le succès.

Surveillance continue

Le changement est inévitable, surtout si votre événement a été portée semaines ou des mois et planifiées à l'avance. Par conséquent, un système fiable et efficace est nécessaire pour identifier et gérer le changement conformément à la priorité requise par le résultat altéré.

Les systèmes dédiés et des ressources, souvent déjà présents dans le cadre de l'administration événement dans son ensemble, a besoin d'être exploitées pour soutenir les questions de gestion des changements inévitables. Horaires, les ressources, les conditions météorologiques, le personnel et les services sont tous susceptibles de modifier en une forme ou avant ou pendant votre plan idéal. Besoins d'information clairement définie, les lignes de communication, la priorisation de la réponse et les procédures de suivi doivent être mis en place et communiquées aux personnes concernées ou influents dans le processus. Ceci devrait être pris en charge avec un véhicule approprié pour partager des informations telles que les emails, les SMS, les radios, les blogs, les babillards électroniques et ainsi de suite.

Le plus d'informations que vous collectez, plus vous avez à traiter, mais le mieux informé, vous serez dans les décisions de routine et d'urgence.

De l'information et plus d'informations

Plan pour capturer et accéder à l'information autant que possible dans la gestion réussie des événements corporatifs. Planificateurs et les gestionnaires Trop peu de cas apprécier ou capturer et traiter avec succès des informations de routine qui pourrait considérablement améliorer l'efficacité et la productivité d'un événement, mais aussi se révéler cruciale pour les situations d'urgence.

Pensez bien à l'avance la façon de stocker et accéder aux informations. La bonne information doit être accessible de la manière la plus simple possible, par ceux qui en ont besoin et de la coordination et l'évaluation de toutes les entrées doivent être en cours. Les horaires des vols, des événements médiatiques, les repas, les numéros de téléphone, agendas, l'activité météorologiques, services d'urgence, les ressources de soutien, les capacités, les temps de réponse, temps de préparation, le coût, l'expertise et toutes les autres exigences doivent être préparés à l'avance, saisis et gérés tout au long de l'événement . Toutes ces informations ne doivent pas mourir avec la conclusion de l'événement, mais de fournir un modèle pour de futurs événements et même des options de retour à l'activité des affaires courantes et extra ordinaire.

Avec toute cette préparation, il est presque criminel que trop peu de participants de préparer leurs adéquatement à l'avance avec les préparations avant l'arrivée.

Les préparatifs avant l'arrivée pour plus de sécurité et de la Sécurité Corporate Event

Avec toute la préparation et l'activité d'information jusqu'à ce point, il reste illogique pourquoi tant de celui-ci n'est donc pas partagé avec les participants et les planificateurs. Un organe centralisé de la connaissance dans laquelle les éléments peuvent être extraits de fournir et de préparer les participants n'est ni difficile ni indulgent.

Groupe avant l'arrivée des guides, des informations et mises à jour clés devraient être livrés dans un format "lisible", "digeste" à tous ceux susceptibles d'assister et de soutenir l'événement. Ce canal et des groupes de discussion devraient être régulièrement mis à jour avec les points les plus saillants régulièrement jusqu'à la fin de l'événement.

Un démographiques plus ciblées telles que des organisateurs, sympathisants, familles, personnel technique, les groupes autre langue, les hommes, la première fois les voyageurs / visiteurs, femmes et mixtes des groupes nationaux ou culturels doivent être isolés et communiqués à un contenu plus précis et plus pertinents. Ce n'est pas seulement sous la forme d'un général "sac goodies" qui semblent dominer beaucoup de ces événements et sont rarement lu ou retenu par la majorité des participants. Toute nouvelle segmentation tels que ceux qui ont des restrictions alimentaires, les conditions médicales et ainsi de suite doivent également être pris en compte et engagé. Les fournisseurs d'événements et les fournisseurs pourraient apprendre beaucoup de choses en se distinguer de l'ensemble du marché en fournissant ce dans le cadre de l'attraction et l'offre de livraison. Tout cela n'a pas besoin d'être la seule responsabilité de l'entreprise présents, mais pourrait facilement être fourni par l'hôte installation / l'entité adjudicatrice. Ne pas oublier, c'est une rue à double sens aussi avec de nombreuses plateformes de médias sociaux disponibles pour la distribution rapide et généralisée devrait participants cherchent à partager leur opinion, d'insatisfaction ou même pendant une crise. Par conséquent, la surveillance de canal est également conseillé.

Mises à jour de routine et a continué devrait être disponible qui pourrait facilement être modifié pour inclure les mises à jour prioritaires d'information / d'urgence en cas de besoin. Avant le développement et l'utilisation régulière de toute forme de communication ne fera que renforcer le succès et l'engagement de l'événement.

Communications Pour des événements de sécurité d'entreprise

Les planificateurs d'événements et les gestionnaires sont presque gâtés par le choix avec les différents moyens et supports de communication. La consolidation et la cohérence du message est le défi, tout en garantissant la segmentation du contenu et de récepteur. Facebook, YouTube, SMS, email, blog, site web et de nombreuses autres plateformes de médias sociaux sont autant de moyens viables pour une communication bidirectionnelle. Les planificateurs doivent avoir déjà identifié dans leur planification d'urgence ce options locales, des limitations ou des nuances prévaloir et le meilleur ou le plus fiable pour la tâche.

Des communications régulières et agréables ne sont jamais un fardeau, mais fréquents, des communications non pertinentes met toute communication d'urgence à risque que les utilisateurs peuvent avoir déjà rejeté ou bloqué des canaux spécifiques dus à l'abus. Cela doit aussi être collaboré avec tous les aspects et les planificateurs de l'événement.

Comme tous les éléments mentionnés AFORE, ces systèmes ne fonctionnent pas par eux-mêmes. Ils ont besoin de supervision et de gestion constante pendant toute la durée de vie de l'événement et ne doit pas être arrêté ou désactivé jusqu'à ce que l'événement est officiellement terminée et tous les participants sont sous les soins en toute sécurité sur leur chemin de retour à leur point d'origine.

Poursuite de la gestion

Ce n'est pas les plans qui sont importants, c'est la planification. Poursuite de la gestion et la surveillance est une seconde près. Tous les événements, les lieux et les activités nécessitent des soins et de gestion afin de s'assurer qu'ils vont aussi près que l'on peut raisonnablement s'attendre à planifier.

Poursuite de la gestion est un événement d'équipe et ne dépend pas uniquement un ou deux individus. Planification de la relève et les licenciements devraient avoir été identifiés dans la phase de planification des urgences pour éviter la vulnérabilité présentée lors d'une ou deux personnes clés sont indisponibles momentanément ou pendant des périodes prolongées.

Chaque étape, l'action et même événement doit être examiné et analysé des occasions d'améliorer le processus ou d'identifier les aspects négligés.

Conclusion

Quand il s'agit de manifestations internationales d'entreprises, réunions, incentives, conférences et rencontres, tels sont les points clés de la santé et la sécurité que chaque planificateur doit savoir pour assurer le succès, l'événement sécuritaire. Vous avez maintenant la sécurité les plus importantes et des conseils de planification de la sécurité en commençant par l'emplacement, les activités, la planification d'urgence, la surveillance et les communications. Utilisez-le comme une référence et un aide-mémoire pour vous assurer d'avoir une évaluation des critères et approche cohérente et sûre pour s'assurer que tous vos événements d'entreprise internationale fonctionne en douceur et éviter la majorité des incidents évitables qui ruinent les rassemblements autrement grande et événements corporatifs.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/6471649