Avantages d'une création d'une politique Voyage d'entreprise

Il ya beaucoup d'avantages de réduction des coûts pour les entreprises qui ont créé et appliquer une politique de voyages personnalisés d'entreprise pour leurs employés à respecter. Cette politique de voyage écrit doit décrire clairement les lignes directrices de voyage et les attentes des salariés à suivre. Cela peut inclure la classe de service, les exigences de réserver à l'avance, allocations de repas, le divertissement des clients, et plus encore. En outre, la politique devrait expliquer la procédure de déclaration des dépenses de remboursement ainsi que les allocations pour les avances de trésorerie envers les dépenses.

Les entreprises qui travaillent avec une entreprise ou une agence de voyages d'affaires ont souvent de nombreuses occasions d'économiser de l'argent sur la réservation des arrangements de voyage indépendante. Toutefois, pour que l'entreprise de bénéficier de ces économies leur personnel doivent être conscients des services inclus avec l'accord de l'agence. Souvent, l'agent de voyage peut obtenir les meilleurs taux disponibles et travailler en conformité avec la politique de l'entreprise de voyages d'affaires lors de la réservation.

La meilleure façon de réduire les frais de déplacement de l'entreprise est de concevoir un programme adapté aux besoins spécifiques de l'organisation. Prenant en considération la culture d'entreprise, les méthodes de réservation et de voyage des paramètres spécifiques, la politique de voyage d'entreprise complète devrait être disponible pour tous les employés qui voyagent à lire. Des thèmes communs de la politique peut couvrir notamment:

· Voyager vers et à partir de la destination
· Air de voyage
· Logement
· Voiture de location
· Repas
· Gaz et le kilométrage
· Remboursement admissible
· Faux frais
· Les rapports des dépenses Présentation

La politique de voyage doit être aussi précis que possible. Fournisseurs privilégiés et les partenaires devraient aussi être inclus. Par exemple, si l'entreprise préfère les employés à rester dans un Hilton Worldwide de propriété lorsqu'il est disponible, cette information devrait être incluse dans la politique. Ou, si votre organisation est membre d'un programme d'épargne d'entreprise avec une compagnie aérienne, cette préférence de transport doivent être énoncées dans la politique aussi bien.

Souvent les politiques de voyage peuvent aider à clarifier les attentes de l'examen des options de voyage et de chercher les meilleures solutions possibles. Par exemple, les transports publics, comme le métro, est souvent la moins chère des options, mais ils peuvent prendre le plus long laps de temps pour les personnes à atteindre leur destination finale. S'il n'ya pas de contraintes de temps la politique de voyage peut exiger le transport en commun d'être considéré en premier. Ensuite, un taxi peut être la méthode préférée pour aller et revenir de l'aéroport à moins que le coût serait dépasser le prix d'avoir une voiture de location.

En plus des lignes directrices de dépenses, la politique de voyages d'affaires peuvent même inclure des considérations de sécurité qui limitent certains employés (comme les agents de l'entreprise) de voyager ensemble ou de désigner un nombre maximal d'employés autorisés à voyager ensemble sur le même aéronef ou dans le véhicule de transport même terrain . Avoir une politique de déplacements d'entreprise disponible est un excellent moyen de non seulement d'économiser sur les frais de déplacement engagés par les salariés, mais il peut aussi aider à assurer l'expérience du voyage est bien gérée et les charges sont enregistrées avec précision. Les entreprises devraient envisager de travailler avec un consultant en gestion de voyages ou un agent pour développer leur propre politique personnalisée.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/6138581