Directeurs financiers doivent savoir les illusions Derrière "Business as Usual" par rapport aux pratiques de ressources humaines

Quels sont vos personnes de la valeur?

"Les gens sont notre atout le plus important." Combien de fois avez-vous entendu cela? Plus important encore, combien de fois après avoir entendu l'avez pas vous hocha la tête poliment, puis a changé de sujet de quelque chose de plus, ah, elle importante? Les ressources humaines reçoit un service beaucoup plus que le respect pour les lèvres, mais les facteurs économiques sont les facteurs les RH l'objet d'un véritable fond de la discussion au-ressources expenditures.Human et comme un centre de coût modeste

Le département des ressources humaines est toujours inondé de coûts excessifs durs et mous. Ce service unique est un mal nécessaire. RH ne fait pas partie de la ligne de base de toute entreprise d'affaires, ce qui crée ces coûts durs et mous. Ces coûts tournent autour de la gestion des documents pour chaque employé. Si la carrière d'un employé est divisé en 3 phases, du cycle de vie du document RH se présente comme suit:

* Pré-emploi: 15 à 20 documents, y compris - la description de travail, l'application, contrat d'agence de recherche, préparer un entretien
* L'emploi: 14 à 18 une seule fois, et 3 à 5 documents annuels, y compris - de non-divulgation, de non-concurrence, l'acceptation manuel, les performances commentaires
* Post-emploi: 3 à 6 documents, y compris - la résiliation, l'élection COBRA, entrevue.


Les documents ci-dessus, et bien d'autres Voyage largement dans toute l'organisation au cours de la carrière d'un seul employé. Un exemple simple est le processus d'entrevue. Une crèche génère une demande de remplir une position ouverte sur un formulaire préimprimé. Cette demande est distribuée manuellement à la haute direction pour approbation. Une fois approuvée, la demande est distribuée manuellement à la DRH. Comme les demandeurs soumettre leur curriculum vitae, les perspectives sont qualifiés manuellement distribué aux gestionnaires pour des entrevues. Manuel notes sont prises et la liste de contrôle entretien est distribuée manuellement Retour à la DRH de répéter le même processus pour que de nombreuses interviews qu'il faut pour combler les position.This répétitives dos et jaillir des documents RH n'est interrompu que par la tâche monumentale de physique de remplissage, le suivi et la sécurisation de ces documents. La plupart des entreprises ont des classeurs contenant des documents indépendants, comme les curriculum vitæ, lettres de recommandation, les évaluations de rendement, en plus, pour chaque employé. Certaines organisations auront une autre série de classeurs dédiés à la documentation des prestations médicales. Gestion de plusieurs ensembles d'enregistrements nécessite un soutien de bureau et les frais généraux administratifs.

Le Département des Ressources Humaines est outmanned. Des études indiquent qu'il ya 85 employés pour chaque 1 représentant des ressources humaines. Chaque année, ces chiffres deviennent encore plus déséquilibré de 3 à 5%. Ceci, couplé au fait que chaque employé a un dossier permanent contenant entre 32 et 44 documents, prouve que des ressources humaines se noie dans le document. Lancer une bouée de sauvetage des RH

Des ressources humaines peuvent être sauvées. Document de solutions de gestion ont été spécifiquement conçus pour gérer le flux énorme de papier. documents RH n'ont plus à l'origine dans un format papier. Ils n'ont plus à être distribuée manuellement de retour dans deux sens par l'organisation. Ils sont libres d'être stockés dans des classeurs sécurisée dépassées.

Mettre en œuvre une solution éprouvée de gestion du document serait un effet positif sur les domaines suivants d'un cycle de vie du document RH:

* Création - Les documents sont créés sur des formulaires web, pas de papier.
* Distribution - Les documents sont distribués par voie électronique via le routage basé sur des règles, pas manuellement.
* Stockage - Les documents sont stockés en toute sécurité par voie électronique, et non pas sur le bureau de quelqu'un ou classeur.
* Retrieval - Les documents sont récupérés à partir d'un ordinateur de bureau avec l'autorisation de sécurité appropriée, et non après une expédition de manuel pour les registres des salles.
* Sécurité et conformité - Plusieurs niveaux de mots de passe et les restrictions des droits de documents sécurisés, ainsi que des sentiers vérifications automatiques, et non pas inexacts faillibles travail manuel.


Avantages de l'automatisation du processus RH
Amélioration de la gestion - Toutes les informations relatives HR est disponible en ligne fournissant aux gestionnaires plus d'informations pour prendre leurs décisions de gestion des employés.
Augmentation de gestionnaire des ressources humaines de la productivité - les capacités des ressources humaines en libre-service de réduire les demandes de ressources humaines des employés et des gestionnaires, en libérant les gestionnaires des ressources humaines pour d'autres tâches.
Réduction des coûts administratifs - les frais de transport des documents sont éliminés, de même que le coût de l'espace de stockage physique: l'espace de bureau, classeurs, de stockage hors site, l'équipement de microfiches, etc temps administratif n'est plus consacrées aux soins des documents perdus ou mal classés.
Optimiser les investissements actuels ERP - directeurs des ressources humaines, les gestionnaires et les employés de continuer à utiliser l'interface existante ERP et des outils, assurer l'adoption rapide des processus optimisés et une formation à temps réduit.
Amélioration du contrôle et de conformité - Avec le système de workflow de l'application de la responsabilité et toutes les actions enregistrées automatiquement dans une piste d'audit, la conformité aux normes de l'entreprise et des réglementations est améliorée.
Amélioration de la sécurité - Ressources humaines restreint l'accès à son dossier personnel de l'information, permettant le respect des règlements tels que HIPAA et EEOC.
Vérifications lisse - Avec toutes les ressources humaines documentation disponible en ligne à partir du système ERP, audits internes et externes sont effectuées en moins de temps avec moins de personnes touchées.
Qu'est-ce que tu attends?

Comme vous pouvez le voir, les illusions derrière l'expression "business as usual» ne sont pas immédiatement apparents. Lorsque les entreprises prennent le temps de chercher des moyens d'améliorer les affaires, ces problèmes sont découverts, en particulier quand il s'agit de ressources humaines.

Gestion des documents feront de votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Le passage d'un processus manuel à un processus électronique conduit à une meilleure gestion, plus rentable. Qu'est-ce que tu attends? Laissez-nous vous aider à découvrir vos coûts cachés document.
Que faire ensuite?

Communications Cornerstone a aidé plus de 800 directeurs financiers de rationaliser leurs processus documentaires. Nous ne savons pas à votre situation particulière ou si nous pouvons vous aider. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment la gestion des documents susceptibles d'affecter l'homme de votre entreprise processus de ressources.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?CFOs-Need-to-Know-the-Fallacies-Behind-Business-as-Usual-in-relation-to-Human-Resources-Practices&id=153144