Relever les défis de gestion des documents dans l'industrie nucléaire

L'industrie nucléaire connaît d'énormes possibilités dans le Royaume-Uni avec de nouvelles centrales nucléaires en cours de planification et a continué de démantèlement d'anciennes usines. Depuis les années 1960, la conformité réglementaire, l'informatisation et la gestion de la chaîne d'approvisionnement ont subi des changements radicaux. Ces changements ont donné lieu à de nombreux défis qui doivent être surmontés pour parvenir à l'harmonie entre l'infrastructure actuelle et les lois prescrites par les autorités réglementaires.

Un des plus grands défis de l'industrie nucléaire doit faire face aujourd'hui est le besoin d'améliorer la documentation. L'industrie nucléaire, comme beaucoup d'autres, repose toujours sur papier comme support d'enregistrement des informations essentielles sur les centrales nucléaires et des projets entrepris. Informations sur une plante peuvent inclure les détails de configuration, le fonctionnement, les procédures d'exploitation standard pour répondre aux urgences, et de maintenance. Alors que face à cette information complexe, de l'industrie nucléaire s'efforce d'atteindre les normes de documentation pour faire face à la santé, la sécurité et les questions environnementales. Le seul moyen d'atteindre un niveau de documentation est mise à disposition par la bonne information, aux bonnes personnes, au bon moment, en assurant les bonnes décisions sont prises.

Les défis de documentation dans l'industrie nucléaire

• La reproduction des documents

• Une meilleure visibilité de l'information

• Assurer la sécurité des informations critiques

• Réduire les frais généraux de l'impression, la reproduction et la distribution de documents papier

ans • la traçabilité des documents après l'achèvement d'un projet

• Augmentation du chaos et des incohérences en raison d'une combinaison de solutions locales

• Manque d'intégration entre les différentes solutions du ministère au sein de la même organisation

• Mauvaise efficacité et la précision des procédures

• Des exigences plus strictes de réglementation et processus d'approbation lente

Grâce à un système de gestion de documents pour répondre aux besoins de documentation est la voie peu d'entreprises dans l'industrie nucléaire ont pris. La tendance à retarder la mise en œuvre d'une norme documention change et avec les exigences réglementaires de plus en plus, un nombre croissant d'entreprises commencent à utiliser des solutions technologiques pour gérer leurs documents plus efficacement. Lors du choix d'un système de gestion électronique des documents, il faut veiller à ce que non seulement il gère les documents de tous types mais elle rend aussi plus facile pour l'utilisateur de comprendre la relation entre les différents documents. Avec de nombreux ministères utilisateurs et les équipes, un système de gestion des documents doit offrir une interface conviviale qui présente des informations facilement en fonction des rôles utilisateurs et les besoins.

Mauvaise connaissance pourquoi et comment l'utilisation d'un système de contrôle des documents peut échouer dans le but de déployer un. Avant de choisir un système pour votre organisation, vous devez déterminer les zones / départements qui bénéficieront de l'utilisation de cette technologie.

Dans l'industrie nucléaire, de gestion de documents peut être nécessaire dans les domaines suivants:

• Formation - INPO a défini un ensemble de processus intégrés de formation qui doivent être suivies pour l'exploitation et de soutien existants et de nouvelles installations nucléaires. INPO méthode des besoins de formation proposés sont analysées, un programme de formation est ensuite élaboré, mis en œuvre, puis évaluées pour assurer le développement professionnel.

• Respect de la réglementation - Le respect effectif est au cœur de toutes les activités dans un secteur fortement réglementé, comme l'industrie nucléaire. Le cycle de vie d'une installation nucléaire se fonde sur la gouvernance stricte qui garantit les engagements de conformité et d'autorisation sont respectées. Le manque de respect peut fortement charge de l'entreprise avec des coûts de pénalité, la surveillance réglementaire, et les préoccupations des clients. Dans le processus de gestion de la conformité, les entreprises peuvent avoir à s'assurer que l'information concernant les ressources humaines, matérielles, et les ressources de données sont stockées et gérées efficacement. Une visibilité accrue de l'information essentielle peut accroître la sécurité, réduire les risques et garantir le respect de l'organisation. En outre, un contrôle plus strict des processus de vérification & cycle complet permettra de réduire le risque de constats qui ont conduit à des résultats négatifs d'inspection au cours d'une vérification réglementaire.

• Gestion de projet - Gestion d'un projet nucléaire exige beaucoup de la sécurité, de contrôle et de gestion des documents efficace. Le projet peut utiliser diverses conceptions, images, logiciels de gestion de projet, et des outils de cartographie des processus qui doivent être intégrées dans un système unique pour faciliter l'utilisation par le personnel clé. Gestion des documents tout au long du cycle de vie d'un projet est aussi appelée gestion de l'information. Information peut varier selon l'âge et le type de projet réussi. Pour les projets relativement récents, des informations peuvent être produites aussi souvent que chaque jour, tandis que, plus besoin de projets d'archivage de l'information et la récupération périodique des documents plus anciens.

• Amélioration de la performance - L'obligation et la mise en œuvre des initiatives d'amélioration de la performance dans l'industrie nucléaire a permis d'améliorer la sécurité et la productivité. Le modèle d'amélioration des performances, comme par INPO, comprend trois branches essentielles; suivi de la performance, la mise en œuvre des solutions, et d'analyser, identifier, et des solutions de planification. Ces objectifs peuvent être atteints par l'étalonnage, d'auto-évaluation, observations, planification de l'action, examen de l'efficacité, de rapports, examen de la gestion et l'attribution des tâches. Avec l'évolution technologique et l'adoption de la gestion électronique de processus et méthodes de gestion de documents, le défi dans de nombreuses organisations, c'est que chacun de ces systèmes fonctionnent en vase clos et ne s'intègrent pas les uns avec les autres.

• Gestion des connaissances - au long du projet nucléaire du cycle de vie / installations, l'information est créée par les travailleurs informés, les leçons sont apprises et les meilleures pratiques sont créés. Pour la survie et la croissance de l'industrie nucléaire, il est essentiel de stocker et de transmettre l'information à différents stades du cycle de vie d'un projet. Avec les vastes connaissances et l'expérience humaine dans l'environnement de l'industrie nucléaire, il existe un besoin pour une méthode qui sera d'organiser facilement et de capturer les informations.

Est-ce un système de gestion électronique des documents de la solution à ces défis?

Avec l'utilisation d'un système de gestion électronique de documents, les pressions de maintenir les volumes de documents et la gestion de l'information peuvent être surmontés. Il ya beaucoup de différentes écoles de pensée quand il s'agit de déployer un système électronique de contrôle des documents, chacun ayant son propre idéologie.

Même si un système à base de papier est archaïque et lourde à gérer, elle a une valeur certaine dans certaines organisations où soit le nombre de documents à traiter est de petite taille ou de l'équipe ne souhaite pas de passer à une méthode électronique de la documentation (qui est peu probable dans un organisme en pleine croissance et avant-gardiste). Le système de contrôle électronique de document fournira l'épargne à long terme sur le coût et le temps. Ces économies peuvent être réalisées par:

• Plus rapide et une meilleure circulation de l'information

• processus d'approbation rapide

• Une plus grande visibilité de l'information dans l'équipe

• Contrôle automatique de la révision afin que l'équipe voit et n'examine que la version LIVE

• Contrôle d'accès aux documents que le personnel clé

• Avantage concurrentiel des processus efficaces

• Plus rapide retour sur investissement

Avec le système de documentation électronique, il est l'assurance qu'aucun des processus de passer inaperçu et / ou non signé comme tout le monde a accès à des avis et proposer des changements aux documents importants.

Conclusion

La croissance du secteur nucléaire se développera également la nécessité de gérer efficacement l'information. Comme la plupart de l'information dans l'industrie nucléaire est stockée dans les documents et empilés sur des étagères, des intervenants toujours confrontés à des problèmes tels que les temps de réponse lente ou retardée recherche de documents qui peuvent affecter directement la réussite de projets urgents. Il est évident que le système de contrôle électronique de document beaucoup plus d'avantages que le système à l'ancienne à base de papier. Avant de prendre une décision sur l'orientation de votre entreprise veut prendre, cependant, il est essentiel d'identifier et de fixer des objectifs de documentation de l'organisation et évaluer toutes les alternatives disponibles afin que vous trouviez le match parfait pour vos besoins.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Meeting-Document-Management-Challenges-in-the-Nuclear-Industry&id=4964409