Gestion du personnel de rédaction

Le problème

Eclairé organisations à travers le monde adoptent le concept de gestion de la qualité totale (TQM), mais à un moment où de nombreuses organisations demandent à leurs employés à «bien faire les choses la première fois à améliorer la productivité" la demande de TQM à l'écriture est négligée. En fait, mémos, lettres, rapports, instructions, propositions, et les nombreuses autres formes de l'écriture des tâches dans les organisations ne sont pas bien fait la première fois. Souvent, la révision troisième ou quatrième n'est pas encore «droit».

L'employé moyen professionnels (ceux qui ont un diplôme d'études collégiales) consacre 10 à 12 heures par semaine la rédaction de documents au-delà du temps consacré aux e-mail. Selon une enquête menée par Boeing Aircraft, les deux tiers de toutes les notes et des lettres produites par les employés et utilisés par les gestionnaires pour prendre des décisions devaient être révisés car l'original n'est pas clair. La plupart des administrateurs de la liste par écrit une bonne capacité parmi les trois premiers traits les plus recherchées chez un employé sans se rendre compte que l'écriture est un problème mauvaise gestion, pas un problème personnel.

Si, en tant que gérants crois, un employé qui ne peut pas écrire est un problème, un programme écrit une bonne formation, dont il existe de nombreux disponibles aux sociétés, devrait régler ce problème. Il ne fonctionne pas. Des millions de dollars sont dépensés par les organisations sur les programmes de formation pensé pour aider leurs employés des collèges d'études supérieures mieux écrire. Il ne fonctionne pas car la formation des employés à écrire sans également la formation de leurs gestionnaires est de l'argent gaspillé.

«Eh bien, je ne suis pas d'accord avec cela," les gestionnaires parfois composant logiciel enfichable de moi quand je suis embauché à consulter avec eux pour résoudre les problèmes qu'ils éprouvent avec mauvaise écriture chez leurs subordonnés. Ils continuent, «Les gens avec des diplômes universitaires doivent être capables d'écrire très bien. Mais je dois réécrire tous leurs commandes car ils ne peuvent le faire dès la première fois." Quand un projet d'écriture ne tourne pas le droit de la responsabilité première fois met l'accent sur l'écrivain, et commence ainsi une série de révision va-et-quarts qui a coûté un temps précieux professionnelle, et beaucoup d'argent. Et irriter les gestionnaires.

Les mythes au sujet de rédaction

Il ya une mythologie dans les organisations sur l'écriture. Voici quelques-uns des plus éminents:

1. Les gestionnaires n'ont pas de responsabilité pour ce qui est écrit entre le moment où ils délèguent la tâche et le temps qu'ils voient le résultat.

2. Une partie du rôle d'un manager est de modifier tout ce qui s'écrit par ses subordonnés.

3. Tout le monde devrait écrire sur un ordinateur.

4. Les règles ne changent pas l'anglais.

5. Les ingénieurs peuvent pas écrire.

Aucun des mythes ci-dessus ont de tout fondement en fait. Comme pour le numéro 5, j'entends
dire la même chose de programmeurs en informatique, les géologues, des physiciens - presque tous les professionnels! Allons donc!

Observations sur l'écriture dans les organisations

Voici quelques observations sur les causes de l'échec d'écriture dans les organisations acquise de12 ans comme consultant par écrit à une clientèle de Fortune 500.

1. Employé par écrit ne peut être améliorée sans changer la culture de la première organisation. La «culture» d'une organisation est la somme de toutes les croyances transmis socialement, les mythes, et tous les autres produits du travail humain et de la pensée. La culture est transmise d'une génération d'employés à l'autre, y compris la mauvaise gestion du processus d'écriture.

Un exemple de cela est la société qui m'a engagé à améliorer leur proposition par écrit efforts. De nombreux organismes dépendent de propositions concurrentielles - offres - pour garder leurs affaires en cours. Il ya deux propositions commerciales, et les propositions de l'industrie de défense. J'ai travaillé presque exclusivement pour les entrepreneurs de la défense. Un classement Fortune 500 clients avec qui j'ai travaillé ont perdu 32 offres dans une rangée. la force des employés est passé de 2.000 à 400. J'ai été embauché pour enseigner aux gens comment écrire des soumissions gagnantes. A partir des années 1960 à 1980, la rédaction de propositions demeuré sensiblement le même, mais dans les années 1980 le style de propositions modifiées, ainsi que l'organisation souhaitait changer au nouveau style. Ils ont dépensé des milliers de dollars sur la formation. Cela n'a pas fonctionné en raison d'un gardien de la culture d'entreprise, un cadre supérieur, il prit sur lui de réécrire tous les "nouveaux" proposition de retour au style des années 1960. La dernière fois que j'ai vérifié, ils continuaient à perdre.

Un autre exemple de l'importance de la culture organisationnelle a été la proposition de la Station spatiale à la NASA par McDonnell Douglas. Un collègue et moi avons été embauché pendant deux semaines pour former 176 ingénieurs et aux autres comment bien écrire si une proposition en neuf volumes seraient saines et se ressemblent partout. Il est apparu dans la première heure que la société n'avait pas de processus cohérent de gestion de la rédaction de divers ministères concernés. Pire encore, la stratégie pour gagner de l'offre qui devait être intégrée dans chaque section allait être perdue après Volume One parce qu'il n'y avait aucune connaissance de ce qu'il était en dessous du niveau de la gestion.

Sur notre recommandation, McDonnell Douglas a pris une décision courageuse de changer la culture d'entreprise sur la façon dont l'écriture a été gérée, et nous avons passé les deux prochaines semaines de formation 176 personnes pour gérer le processus. Cela a été 2 ans avant la NASA a publié la demande de propositions (DP). Un an plus tard, on m'a demandé de revenir et de superviser un essai ». La compagnie a pris toutes les 176 personnes de leurs emplois pendant deux semaines pour réellement écrire une proposition de maquette. De cette expérience, chaque ministère et chaque écrivain a eu l'occasion de rendre le processus de travail. McDonnell Douglas a remporté l'offre pour 9 milliards de dollars.

2. Les gestionnaires ne gèrent pas le processus »de l'écriture, parce qu'ils pensent de l'écriture comme« ça ». Nous entendons les gestionnaires dire: «J'avais besoin d'hier." ou "j'en ai besoin le plus tôt possible." Ils perçoivent l'écriture comme un objet.

Les problèmes qui découlent de l'orientation de l'inclure 1) un aperçu peu profonde, 2) compromis la pensée et de raisonnement, 3) absence de liens logiques entre les idées, 4) la collaboration avortée ou omis avec d'autres, et 5) temps de réécriture et d'édition par les gestionnaires pour corriger les lacunes qui découlent de ces faiblesses. L'écriture est un processus, et les processus doivent être gérés!

3. véritable délégation de responsabilité et de propriété survient rarement. Quand un gestionnaire de délégués une tâche d'écriture avec l'intention de le modifier après il revient, la responsabilité et la propriété de l'œuvre reste avec le gestionnaire. Beaucoup de gestionnaires croient le cadre de leur travail consiste à agir en tant que rédacteur en chef, et ils gaspillent des quantités énormes de leur temps société chère fait le travail des secrétaires ou des rédacteurs de l'entreprise.

Les gestionnaires qui ont modifier l'illusion qu'ils font le travail important et utile. Mais leur problème n'est pas mauvaise écriture de ses subordonnés. Il est mauvaise délégation.
Lorsque je demande à des écrivains dans les rangs des affectations comment écrire leur sont déléguées, c'est ce que j'entends:

Mon manager, sur son chemin par la porte, jette trucs sur mon bureau et dit: «Prenez soin de cela."

Mon directeur croit en la révélation progressive. Chaque fois que je lui donne une révision, il révèle de plus amples renseignements sur le projet que j'aurais dû en premier lieu.

Mon directeur communique par écrit sur les affectations post-it.

Avec les gestionnaires de ce genre, les employés d'adopter une mentalité de trou. Ils disent

pour moi, je viens de jeter quelques mots ensemble et l'envoyer po Pourquoi se préoccuper de ce bon. C'est juste va être changé de toute façon. " Voilà pour la propriété.

4. Les gestionnaires ne pense pas à négocier le temps qu'il faut pour écrire un document où ils déléguer la tâche. Un programmeur informatique m'a demandé comment écrire plus vite. "Mon manager me veut réécrire complètement ces 50 pages d'ici vendredi. En attendant, je suis censé faire tout mon travail régulier à temps. Je vais faire des heures supplémentaires sans payer pour obtenir tous fait."

Quand un gestionnaire ne tient pas compte du temps qu'il faut pour écrire
se fait, l'écriture devient une activité non planifiée en sandwich entre cours tâches quotidiennes, réunions, appels téléphoniques, e-mail, et une variété d'autres interruptions. Et la productivité des activités non planifiées et de la rentabilité plus faible.

5. Les gestionnaires sont insensibles à la nécessité d'écrivains ont le temps sans interruption. L'écriture est difficile travail intellectuel. Il exige de la concentration. Mais les interruptions dans de nombreuses organisations sont épidémie. Ils sont fréquents, incontrôlée, et tolérés.

Surmonter l'inertie de commencer à écrire est difficile. Interruptions cause de l'écrivain de s'arrêter, et après, l'écrivain doit recueillir leurs pensées, relire ce qu'ils viennent écrit, et vaincre l'inertie de nouveau. Les interruptions peuvent changer d'emploi de 15 minutes par écrit à un marathon de 2 heures de l'effort de stop-and-start.

J'ai été récemment travaillé avec six gestionnaires, elles ont écrit une proposition qui a été essentielle à la survie de l'entreprise. La chambre était calme comme ils ont travaillé sur la façon de mot de leur stratégie gagner. Un secrétaire entra dans la chambre et a interrompu l'un des gestionnaires d'une question à propos de la planification d'une réunion pas très important. Tout le monde dans la salle cessé d'écrire à l'écoute. Lorsque le secrétaire à gauche, le groupe se tourna vers l'écriture. Certains ont commencé à relire ce qu'ils venait d'écrire. Certains regardait dans l'espace. Deux bricolé avec des trombones. Hésitante, ils repris l'écriture. Vingt-cinq minutes ont été perdues.

Pensez aux conséquences pour les personnes qui travaillent dans des cabines!

La Solution

L'écriture a la fois interne et une manifestation extérieure. La manifestation interne est complexe, la résolution de problèmes, le processus itératif de l'écrivain. La manifestation externe est ce que le gestionnaire voit se passe. Les bons gestionnaires mis en place des mesures pour améliorer à la fois le processus interne et externe de l'écriture.

Forfait à la délégation

gestionnaires éclairés préparer un travail d'écriture avant de déléguer. Ils 1) établit les normes qui seront utilisées pour examiner le document terminé, et 2) fournir les outils nécessaires.

Les écrivains ne peuvent lire dans les pensées. Si les normes ne sont que dans l'esprit du gestionnaire, le premier projet sera modifié en tant que gestionnaire applique ces normes. Les normes sont des guides de style, tels que APA ou de Chicago. L'anglais est maintenant plus rapide que l'évolution à tout moment depuis le 17ème siècle, et les «règles», ou des normes qui ont été enseignées en classe il ya 20 ans peuvent ne pas s'appliquer aujourd'hui. Les gestionnaires fournissent des écrivains avec des outils tels que des dictionnaires récente édition parce que le sens, l'orthographe, et de l'utilisation technique de beaucoup de mots est en mutation. Par exemple, les noms et adjectifs sont transformés en verbes. Un exemple parfait d'une étude d'impact environnemental: «Nous allons palier au Régime forestier," ou "Got Milk?"

Certaines personnes écrivent mieux à la main. Certains ordinateurs portables plaît, et certains comme le PC. Si un écrivain fait de mieux dans l'écriture normale, le gestionnaire doit fournir de l'écrivain avec la capacité de traduire la forme ordinaire à l'ordinateur, comme un secrétaire, ou copytalk.com. Secrétaires sont rares dans les organisations modernes en tant que gérants s'attendent de plus à leurs employés de faire leur propre travail de secrétariat. Mais il n'y a rien de plus pathétique que de voir un type de professionnel sur un ordinateur 10 milliards avec deux doigts? Un cours de dactylographie simple permettrait de résoudre le problème.

Un endroit calme pour travailler est un outil. Une stratégie consiste à mettre de côté le «temps calme», un matin ou après-midi de chaque semaine au cours de laquelle le bruit et les interruptions sont découragés. Circulation dans les couloirs et entre les cabines est restreint, les appels téléphoniques sont redirigés vers les centres de messagerie, et les visiteurs sont priés d'attendre ou de revenir plus tard.

Enfin, le gestionnaire crée une fiche de travail qui contient des directives et des normes spécifiques pour la tâche, comme 1) l'objet de la cession, 2) du public, 3) la portée, 4) le format et 5) date limite. "J'en avais besoin hier", et "j'en ai besoin le plus tôt possible» ne sont pas les échéances. Ces directions évasive signe d'un manque de planification, de manque de respect, et le manque de connaissances sur le processus d'écriture. Un délai est un jour et une heure, «J'en ai besoin pour 8 h mardi. Une raison aide, j'ai un 10 heures Réunion et j'ai besoin de regarder par-dessus avant que je parte. "

Base Touch comme écriture Progrès

Certains auteurs de recueillir des informations erronées parce qu'ils ont mal compris la cession. Certains de recueillir trop, d'autres trop peu. Certains de découvrir l'information qui change la nature de la mission, ainsi que la date limite.

Le temps d'ajuster la mission est avant dévie sur le territoire inacceptable.
Un simple appel téléphonique, une réunion rapide, ou un court message électronique peut informer le gestionnaire de tous les problèmes potentiels, en fait, un échange verbal d'idées contribue à la fois le gestionnaire et l'employé de clarifier le contenu, comme le fait un examen de remue-méninges notes, croquis, ou de nouvelles informations.

Enseigner une technique d'écriture efficace dans le temps

Écrivains de partout à me dire, "je dois faire la première phrase parfaite avant d'écrire la deuxième phrase, et le premier alinéa parfaite avant que je puisse écrire le prochain." Ouch! Micro édition que l'esprit cherche à mettre pensées ensemble, c'est un vice. Il provient de l'édition micro qui se passe dans l'école lorsque les élèves essayer de raccourcir le temps nécessaire pour rédiger un document à la fois par l'écriture et l'édition en même temps. En fait, ils sont deux tâches différentes. Micro édition apparaît en premier dans les cours d'anglais où les habitudes d'écriture sont formés, et apparaît à côté dans le département où le gestionnaire attend qu'il apparaisse, puis déchire.

C'est triste à dire, mais de nombreux professeurs d'anglais, et de nombreux gestionnaires et les employés sont coincés dans le passé. Lorsque les enseignants d'anglais aux élèves un projet d'écriture, ils n'ont jamais enseigner à leurs élèves comment trouver des idées hors de la tête et sur papier d'une manière efficace. Dans les années 1980, l'entreprise, j'ai travaillé pour l'organisation a été consultant d'abord aux États-Unis pour enseigner une technique d'écriture rapide des salariés dans les entreprises, l'industrie et les organismes gouvernementaux. J'ai été l'un des quatre consultants traveling 48 semaines par an à travers les États-Unis et certains pays étrangers pour enseigner aux gens comment écrire rapidement et efficacement. Quand je suis parti, l'organisation avait 60 consultants font la même chose, qui est une indication de la nécessité reconnue pour écrire plus efficace dans les organisations partout.

"Qu'est-ce qui vous fait penser vous savez quelque chose sur la façon dont je peux écrire mieux, c'est un défi que j'ai entendu souvent que je peux battre les habitudes et les comportements des employés et leurs gestionnaires. «J'ai été écrit de la même façon depuis la septième année et ça fonctionne très bien." D'accord, mais au cours de la Seconde Guerre mondiale l'armée américaine embauché les meilleurs professeurs d'anglais en leur pouvoir pour arriver à une technique qu'ils pourraient enseigner aux recrues en 6 semaines de formation de base qui aurait pour effet rapide, l'écriture efficace. Armées exécuter sur l'écriture, et le personnel ont été prend des heures à éteindre les documents qui auraient dû prendre quelques minutes. Le résultat a été une technique pour l'écriture rapide et d'édition qui a été ignorée en dehors de l'armée jusqu'à ce que la société, j'ai travaillé pour des organisations, elle a adopté en général.

Une fois, j'ai appris à 2000 ingénieurs de l'aviation Northup un cours d'écriture de 2 jours rapide. Il m'a fallu un an. La plupart d'entre eux ont été très réceptifs, mais j'ai entendu de la classe après la classe pour la même plainte: «C'est très intéressant, mais vous devez être la formation de mes gestionnaires parce qu'ils me font faire les choses à leur façon, pas la bonne façon." La culture d'entreprise a invalidé le programme de formation parce que les gestionnaires pensé à leurs employés la formation nécessaire, pas eux-mêmes.

Les gestionnaires ont besoin de reconnaître que les problèmes de l'écriture commence avec eux, et bien qu'ils enseignent à leurs membres du personnel d'écriture rapide et les techniques de montage, ils font partie du problème et doivent faire partie de la solution.

Modification de la gestion du temps-efficace

professeurs d'anglais et d'autres engagés dans l'enseignement écrit ne parviennent pas à apprendre aux gens une stratégie d'attaque pour l'édition de documents. La plupart des gens adoptent une sorte de stratégie, comme l'écrivain édition micro mentionnés ci-dessus. D'autres se concentrent sur la ponctuation, l'orthographe et de grammaire, parce que l'expérience leur a appris que les choses vont déterminer l'acceptation ou l'échec de leur document. Ils laissent tout le reste pratiquement intact.

Ce qui est universellement oublié, c'est que la lecture est un processus visuel, et que les gens de lire une page de gauche à droite et de haut en bas. Ils commencer à lire à la première phrase du premier alinéa. Si elles ne trouvent pas l'information qui est important pour eux par la deuxième phrase, la plupart d'entre eux passer à la première phrase du deuxième alinéa. Si ils ont de nouveau ne peut pas trouver une idée touche immédiatement, la plupart sauter vers le bas de la page ou tourner la page et essayez à nouveau. Je ne parle pas de l'écriture de fiction. Je parle de rédaction technique.

«Attendez une minute», les gens diront. "Je dois mettre à tous les faits avant de passer à la conclusion. Et les paragraphes sont pas moins de cinq phrases." Oh mon. Il va les enseignants pesky septième année à nouveau.

Avec la façon dont les gens de lire un document à l'esprit, il est clair que les idées les plus importantes doivent être en place et à gauche sur la page, en haut de la page, au début des paragraphes, et dans les titres et autres dispositifs qui les idées essentielles se dégagent. Le corps du texte peut être techniquement parfait, mais si les idées principales sont enterrés, l'écriture ne parviendra pas à communiquer avec le lecteur pressé, et les gens dans les organisations n'ont pas le temps sur leurs mains et ne sont pas de lecture pour le plaisir!

Enfin examen par les pairs, s'il est introduit bien et est bien gérée, peut enregistrer un directeur à temps, mais les règles de base doivent être clairement établies pour protéger les auteurs de la critique exagérée et hors de montage de micro. Enfin, les gestionnaires ne pense pas souvent à offrir des récompenses positives pour une bonne écriture. Ces récompenses sont énergisants, motiver et encourager les écrivains à améliorer en permanence. Un simple «Good job!" peut aller très loin pour améliorer le moral et la productivité.

Résumé

Lorsque les gestionnaires de pré-emballage de la cession, délégué soin, enseignent à leurs employés la façon d'écrire et d'éditer rapidement et efficacement, ils ont peu à voir quand les documents les atteindre, sauf signer et envoyer. Les écrivains ont la propriété et la responsabilité. Ils sont fiers de leur travail.

La rédaction devrait être reconnu comme un processus, et les gestionnaires devraient être aussi intéressés à gérer les tâches d'écriture de leurs employés car ils sont la gestion du budget annuel. Inefficacité de l'écriture chez les employés doit être guéri de haut en bas, pas de bas en haut. Bad écriture est un problème de gestion, et la gestion ne peut affecter de façon permanente, solution viable.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Managing-Employee-Writing&id=705169