Gestion du changement n'est pas facile. C'est un processus douloureux qui exige que le gestionnaire de projet à la fois un guerrier et un diplomate. Vous aurez besoin d'un arsenal d'outils de qualité, et bien aiguisé compétences transversales pour le faire à travers la gestion d'un changement avec les dommages collatéraux que peu ou pas. Je suis sûr que vous pensez que j'exagère. Voici pourquoi je ne suis pas:
1. Vous aurez 3 factions pour faire face à:
* Un groupe important de parties prenantes pense que le changement est essentielle à la réussite du projet (il peut ou peut ne pas être à droite) et ne seront pas disposés à bouger jusqu'à ce que le changement est accepté et mis en œuvre.
* Un autre groupe n'aura pas la capacité d'absorber le changement sans financement supplémentaire et / ou de temps.
* Leadership. Vous n'êtes pas susceptible d'obtenir plus de temps. Vous pouvez ou ne pouvez pas obtenir un financement supplémentaire, mais davantage de fonds n'est pas susceptible d'aider les sans s'écraser le calendrier de toute façon jusqu'à ce que de nouvelles ressources sont mises à la vitesse.
C'est encore plus amusant quand les acteurs qui veulent le changement sont également leadership. Je suis sûr que vous avez entendu, "Juste pour qu'il fait" avant.
2. La plupart des gens sont naturellement résistants au changement:
Une fois dirigée dans une direction particulière, il est moins irritant et souvent démoralisante pour les personnes qui doivent changer de direction ou de recommencer. Le maintien de l'énergie positive dans les rangs est un défi, surtout si les choses changent.
3. Quelqu'un va finalement être mécontents de la décision finale.
À la fin cependant, le changement est naturel et qui va se passer. Vous réussirez si:
* Vous avez clairement définir les attentes sur la façon dont le changement sera géré au début du projet.
* Les décisions de faire ou ne pas faire un changement sont des décisions bien informées.
Les principales stratégies pour gérer le changement
1. Plan votre bout de définir la portée et extrêmement bien. planification forte autour de définition de la portée solide est la clé de l'atténuation du changement inattendu sur la route.
2. qualité de la main de son développement. Ne pensez même pas à la conception ou l'ingénierie avant d'avoir un niveau de confiance élevé que les exigences sont solides et bien compris. Si vous héritez d'exigences, que tout le monde les examiner et d'accepter leur nouveau avant d'aller trop loin dans la conception. Vous serez contraints de courir en avant parce que les choses apparaissent stagnant au cours de l'ingénierie des exigences. Croyez-moi, tenez bon. Il sera payant sur la route.
3. Plan pour le changement. Il se produira indépendamment de la façon dont vous faites 1-2 ci-dessus. Élaboration d'un simple de suivre la procédure dans le cadre de votre plan permettra d'établir les attentes pour tous et le rendre facile pour vous d'agir rapidement lorsque le moment sera venu.
4. Obtenez les parties prenantes clés suivants se mettre d'accord / signer le plan de votre projet et les exigences. Ce ne sera pas toujours utile quand le bât blesse, mais il ne mettre tout le monde sur un pied d'égalité lorsque cette demande vient en premier changement:
* Le promoteur du projet. Cette personne sera comme le Dr Jekyll et M. Hyde quand il s'agit de changer en fonction de la faction a son oreille. Si vous pouvez au moins obtenir l'accord de votre processus de gestion du changement, vous permettra de minimiser des décisions hâtives qui peuvent de-rail de votre projet.
* Ingénierie directeurs de développement /. Ce groupe sera modérément résistant à changement sans plus de temps ou de financement. Ils seront de protection de leurs équipes et de repousser le besoin de leur peuple à faire des heures supplémentaires. Tout en leur assurant qu'aucune décision ne sera prise sans leur apport sera de les empêcher de supposer une posture défensive et favoriser la collaboration d'entraînement, le moment venu.
* Assurance de la qualité ou les gestionnaires d'essai. Ce groupe est toujours vissé quand il s'agit de changer. Aucune marge de manœuvre dans le calendrier signifie souvent un raccourcissement du cycle de QA. Ils le savent, et sont déjà sur la défensive. Intégrer les considérations de qualité dans votre processus de gestion du changement permettra à ce groupe pour décrire les risques pour la qualité quand certaines décisions sont prises. Bien que cela ne peut à terme modifier la décision finale, au moins ce groupe ont été à la table d'une voix.
Le Plan de gestion du changement
Cette section de votre plan de projet doit comprendre les éléments suivants:
1. Des critères clairs pour une fois le processus de gestion du changement est nécessaire
2. Rôles et responsabilités
3. Une simple étape par étape la procédure qui comprend la façon d'effectuer ces étapes clés:
* Demander le changement
Analyse d'impact *
* Exploration des alternatives
* Prendre la décision finale
* Rédaction du plan tactique d'intégrer le changement et de revenir sur la bonne voie
En outre, vous aurez besoin d'avoir des modèles standard / outils en place à l'avance pour aider à gérer le changement, le moment venu.
* Une gestion du changement formulaire ou un modèle.
* Une analyse SWORD (un futur article)
* Un journal de gestion du changement
Modifier les critères de gestion
Le processus de gestion du changement est nécessaire pour une demande de modification aura vraisemblablement un impact sur la portée du projet, l'augmentation des horaires, augmentation des coûts, ou de la dégradation de la qualité.
D'autres textes peut dire que l'impact de toute annexe ou à des coûts nécessitent la procédure de gestion du changement doit être exécutée. J'ai personnellement en désaccord, mais vous pouvez décider pour vous-même.
Rôles et responsabilités
Chaque projet doit avoir une prédéfinis Change Control Board (CCB) qui comprend au moins le gestionnaire de projet, le parrain du projet, le développement / gestionnaires de l'ingénierie, et de l'AQ / gestionnaires d'essai.
Vos projets peuvent nécessiter des rôles supplémentaires. Voici quelques conseils rapides:
* Les rôles doivent être inclus s'ils ont les ressources affectées au projet, les ressources humaines, HW / SW ressources, les ressources financières, etc
* Les rôles doivent être inclus s'ils sont la gestion de projets qui ont des dépendances sur votre projet, ou vice versa.
* Les rôles doivent être incluses si elles ont la surveillance à travers plusieurs projets connexes, les gestionnaires de programme ou à la Gérance de sortie.
Chaque membre de la CCB auront des responsabilités différentes. Voici quelques exemples:
Chef de projet (s)
* Document de la demande de modification
* Gérer la demande de changement à travers le processus
* Faciliter les réunions CCB
* Intégrer approuvé les demandes de modification dans le projet
Promoteur du projet (s)
* Participer à des réunions CCB
* Prendre une décision finale d'approuver ou de rejeter chaque demande de changement
gestionnaires des ressources humaines pour les ressources affectées aux projets et aux gestionnaires du système de gestion des systèmes touchés par votre projet
* Effectuer des évaluations d'impact sur la demande
* Participer à des réunions CCB
* Participer à la planification de mise en œuvre des demandes de changement approuvées
Les gestionnaires de programme de sortie /
* Drive évaluation de l'impact pour les projets à charge
* Assister aux réunions de la BCC
* Participer à la planification de mise en œuvre des demandes de changement approuvées
Évaluation de l'impact
C'est la pièce la plus importante de la gestion d'une demande de modification. Une évaluation de l'impact de la qualité conduira une décision éclairée et, lorsque la demande de modification est approuvée, veillera à l'introduction en douceur du changement dans le projet en vol. Faire aussi bien.
Chaque groupe / équipe a représenté dans votre projet et des projets à charge doivent remplir une évaluation de l'impact. Autrement dit, il s'agit d'une estimation des coûts supplémentaires et / ou la durée de cette équipe engagera, si la modification est approuvée. Cette information est compilée à partir de toutes les équipes et ensuite amené à la réunion Change Control Board pour discussion et décision.
Exploration des alternatives
Très souvent, une personne qui demande un changement sera très axé sur exactement ce qu'il / elle veut une solution, et pas clairement quel est le problème qui doit être résolu. Pour cette raison, vous devriez toujours passer par l'exercice d'explorer des alternatives. Un bon exercice branistorming avec les principaux intervenants entraîne presque toujours une solution créative qui se traduira par moins dramatique que la solution proposée à l'origine. C'est parce que chacun a eu l'occasion de l'opinion voix, et seront plus disposés à faire des compromis. Cherchez un autre article de moi, intitulée «Analyse SWORD, SWOT avec un Edge" où je discuter d'une méthode idéale pour explorer des solutions de rechange.
La décision finale
Maintenant que vous avez toutes les informations recueillies, la décision finale soit prise. Si vous avez fait tout à ce point tel que décrit ci-dessus, la décision n'est qu'une simple formalité. Plus souvent qu'autrement, la décision a déjà été faite au cours Exploration des alternatives. Mais dans des cas très rares, il n'est pas si simple. Dans de tels cas, vous devrez faire appel à votre sponsor pour prendre la décision finale.
La rédaction du plan tactique
OK - si la demande de modification maintenant vous avez une approuvés. La dernière étape - mettre en œuvre le changement. Simple? Pas tout à fait.
Pensez à un changement comme un petit projet au sein du projet. En tant que tel, vous aurez besoin d'avoir un plan pour la façon dont le changement sera mis en œuvre. Ce plan devrait contenir de nombreuses sections du plan de projet, mais très simplifié. Votre plan pour mettre en œuvre le changement devrait être un document d'une page ou moins.
Voici les sections que vous aurez besoin de:
* Rôles et responsabilités
* Les tâches, y compris à qui est assignée, et quand il est dû
* Plan des rapports d'étape - comment les gens peuvent s'attendre à être informés de l'évolution
Le journal
Enfin, vous devrez suivre la progression de l'ensemble de vos demandes de modification de sorte que vous pouvez gérer plusieurs à la fois, ainsi que dans le maintien de tous les connaître. Votre journal doit contenir les sections suivantes:
suffit de numérotation simple - ID *
* Titre - A titre abrégé décrivant le changement
Description * - un paragraphe qui décrit le changement de façon plus détaillée
* Demandeur - Le nom de la personne demandant le changement
* Le statut - requis, évalué, alternatives explorées, accepté ou rejeté, mis en œuvre (si elle est acceptée)
Ajouter plus si vous voulez, mais ce sont les sections primaires.
Ouf! Je sais que cela semble beaucoup, mais croyez-moi, vous aurez besoin d'obtenir de bons à ça. Fortes aptitudes en gestion du changement sont ce qui va distinguer les gestionnaires de projet des gestionnaires de bonne grand projet.
Continuez à lire et je vais continuer à écrire!
Steve
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Project-Management-Strategies-Series-Article-3---Managing-Change&id=2535788
dimanche 12 décembre 2010
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