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samedi 11 décembre 2010

Votre processus de gestion des risques - une approche pratique et efficace

Certains experts ont dit que le processus risque fort de gestion peuvent réduire les problèmes sur un projet de près de 80 ou 90 pour cent. En combinaison avec de solides pratiques de gestion de projet - ayant une portée bien définie, intégrant les commentaires des intervenants appropriés, après un processus de bonne gestion du changement, et la maintenir ouverte les voies de communication - un processus de bonne gestion des risques est essentielle dans la coupe vers le bas sur surprises, ou les risques du projet inattendu. Un tel processus peut aussi aider à la résolution des problèmes en cas de changement, parce que maintenant ces changements sont à prévoir et des mesures ont déjà été examinés et approuvés, en évitant les réactions épidermiques.

Définition de «risque»

Avant de pouvoir entamer un processus de gestion des risques, il faut avoir une solide compréhension de certaines définitions clés. Projet risque tel que défini dans une perspective de PMI sont, à leur base, des événements inconnus. Ces événements peuvent être positifs ou négatifs, de sorte que le mot «risque» est neutre. Cela dit, la plupart du temps et l'accent est passé de manutention risques négatifs du projet, ou de «menaces», plutôt que les risques du projet positive, ou «possibilités».

Souvent, les entreprises qui ne effectuer un processus de gestion des risques sur un projet assez typique de plusieurs mois (pas plus de 12 mois) permettra d'identifier et de gérer éventuellement de cinq à dix facile à reconnaître les risques du projet. Cependant, ce nombre devrait en fait être beaucoup plus élevé. Avec un grand nombre de risques liés aux projets identifiés dès le début, une équipe de sensibilisation de ce qu'il faut rechercher est augmentée, de sorte que les problèmes potentiels sont reconnus plus tôt et les possibilités sont vus plus facilement.

Il peut sembler que les risques du projet ne peuvent être gérés sans enlever le travail réel du projet. Cependant, cela peut effectivement être réalisé avec un processus en sept étapes de gestion des risques qui peuvent être utilisés et modifiés à chaque projet.

Le processus de gestion des risques

La première étape du processus de gestion des risques est que chaque personne impliquée dans le processus de planification individuelle liste d'au moins dix éléments de risque potentiel. Souvent, à cette étape, membres de l'équipe suppose que certains risques liés au projet sont déjà connues, et n'ont donc pas besoin d'être énumérés. Par exemple, la dérive des objectifs est un problème typique de la plupart des projets. Pourtant, il doit encore être répertoriés, car même avec les meilleures pratiques des processus de gestion en place, il peut toujours se produire et provoquer des problèmes sur un projet au fil du temps. Par conséquent, il doit être adressée plutôt que de l'ignorer.

La deuxième étape du processus de gestion des risques est de rassembler les listes de risques du projet et les compiler en une liste unique avec le double ont été enlevés.

La troisième étape du processus de gestion des risques consiste à évaluer la probabilité (ou la probabilité), l'impact (ou une conséquence) et de la détectabilité de chaque élément sur la liste principale. Cela peut être fait en attribuant à chaque élément de la liste une cote numérique, comme sur une échelle de 1 à 4 ou d'un terme subjectif comme élevé, moyen ou faible. Détectabilité est facultative, mais elle peut être simple à évaluer - si un risque est plus difficile à voir, comme avec élargissement de la portée, alors c'est un élément plus risqués. Si il est plus facile d'attraper au début, comme la perte de soutien à la gestion ou la perte d'une ressource essentielle, il est alors moins de risques.

La quatrième étape du processus de gestion des risques est de briser l'équipe de planification en sous-groupes et de donner une partie de la liste principale de chaque sous-groupe. Chaque sous-groupe peut alors identifier les éléments déclencheurs (signes d'alerte) pour sa liste attribué des risques du projet. Tous les déclencheurs convient de noter, même mineures. Normalement, il y aura au moins trois déclencheurs pour chaque risque.

Cinquième étape du processus de gestion des risques est pour ceux mêmes sous-groupes pour identifier les mesures préventives possibles pour les menaces et les actions d'amélioration des possibilités.

Étape six des processus de gestion des risques est pour les sous-groupes pour ensuite créer un plan d'urgence pour la plupart mais pas tous les risques du projet - un plan qui comprend les actions qu'on prendrait si un déclencheur ou un risque de se produire. Ce plan sera créé pour les risques de notation ci-dessus d'un certain seuil, qui est déterminée après avoir regardé les scores totaux de tous les risques. Cela permet de maintenir le processus de gestion des risques à gérer. Le processus de gestion des risques n'est pas efficace si elle est tellement de temps qu'il n'est jamais fait.

Septième étape, la dernière étape de la planification du processus de gestion des risques, est de déterminer le propriétaire de chaque risque sur la liste. Le propriétaire est la personne qui est responsable de veiller aux déclencheurs et puis pour répondre de manière appropriée si les déclencheurs ne se produisent en fait en mettant en œuvre le plan de pré-approuvé et maintenant établi d'urgence. Souvent, le propriétaire du risque est le gestionnaire de projet, mais il est toujours dans le meilleur intérêt du projet pour tous les membres de l'équipe à surveiller déclenche tout en travaillant sur le projet.

Plutôt que d'entamer ce processus de gestion des risques à partir de zéro pour chaque nouveau projet, il peut être suivie une fois pour établir une liste des risques des projets génériques et déclenche, en sautant l'étape trois. Ensuite, une équipe a tout simplement d'ajouter les risques du projet spécifique au projet et les triggers et d'évaluer la probabilité, l'impact et la détectabilité pour chaque risque, l'enregistrement d'une grande quantité de temps et de contribuer à enraciner une mentalité des risques dans la culture de votre projet.

Création d'un registre des risques ou la matrice des risques

À la fin du processus de gestion des risques, un document maître, connu comme un registre des risques ou la matrice des risques, est créé. Le format le plus efficace pour ce document est un tableau, car il permettra à un grand nombre d'informations à transmettre en quelques pages. Si l'information est plutôt présentées sous forme de paragraphe, il ne peut pas être lu par des personnes et sera rendue inefficace. Les colonnes du tableau peuvent inclure une description des risques, la probabilité, l'impact, la détectabilité, des déclencheurs, des actions préventives, et de plan d'urgence. D'autres colonnes, telles que la valeur quantitative, peuvent également être ajoutées le cas échéant.

Les choses importantes à retenir

Souvent, les étapes qui déclenche et les actions de prévention sont identifiés sont négligés. Toutefois, ceux-ci sont essentielles au processus de gestion des risques ensemble. Après une équipe a terminé cet exercice, une fois, les membres seront mieux conditionnés sur ce qu'il faut faire attention à tout en gérant le projet afin qu'ils soient plus proactifs dans la capture des changements ou des problèmes au début. Si ces étapes dans le processus de gestion des risques sont ignorées, l'équipe peut se trouver en mode de réaction constante, il suffit de mettre en œuvre un plan d'urgence pour chaque risque, après que le risque de les prend par surprise. Ils pourraient aussi ne pas tenir compte d'une liste apparemment écrasante des risques du projet, ce qui explique pourquoi la réduction de la liste vers le bas pour les risques les plus importants est critique pour s'assurer que la liste est utilisée.

Une fois le registre des risques est terminée, il est facile à entretenir. Elle peut être réexaminée au cours de réunions régulières, avec aussi peu que 15 minutes consacrées à s'assurer que la liste est toujours d'actualité. Déterminer si les risques du projet peut être fermé (mais pas supprimés), si les risques ont augmenté ou diminué en valeur, et s'il ya des risques liés au projet de nouveau à ajouter. Cela permettra d'assurer que la liste est continuellement perçu comme pertinent et utile tout au long de la vie du projet.

Conclusion

Un processus de gestion des risques ne doit pas prendre beaucoup de complexes ou de temps pour être efficaces. Par suite d'un simple, testé et prouvé que l'approche comporte sept mesures prises au début de chaque projet (moins si une liste générique des risques du projet a déjà été établie), l'équipe de projet peuvent se préparer à tout ce qui peut se produire. Bien sûr, il y aura toujours des changements et il peut encore y avoir des surprises, mais le résultat final, c'est qu'ils sont moins nombreux, que l'équipe se sent prêt et que le projet n'est pas retiré de cours.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Your-Risk-Management-Process---A-Practical-and-Effective-Approach&id=957800

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