A Paralegal Prendre sur les défis Law Firm Management

Millie Dyson, 37 ans, est l'incarnation de la compétence du personnel de soutien juridique. Elle n'a de traitement de texte à un cabinet d'avocats pendant les études secondaires et régulièrement travaillé son chemin à travers les rangs. De secrétaire pour trois avocats plaidants dans une pratique de défense de l'assurance technicien juridique principal dans le département de propriété intellectuelle d'une entreprise de 150 ans dans le Kentucky, elle a tout fait. Elle a une intelligence de rasoir, une vision du monde brutalement honnête et dix-sept ans d'expérience aguerris dans les tranchées juridiques.

Nous avons interviewé Millie tout en recherchant les problèmes de gestion dans la profession juridique pour J. Ferm l 'No Frills n Fluff (TM) Edition Programme de gestion des compétences de l'avocat. Comme nous avons commencé la corrélation des données et l'analyse de l'absence de formation à la gestion dans la profession juridique, nous avons réalisé que Millie nous avait donné un flux régulier de citations qui décrivent parfaitement un large éventail de douleurs cabinet de gestion. Grâce à l'esprit Millie's et de la sagesse, nous allons vous présenter à trois défis de la gestion commune et d'offrir un peu sans fioriture aucune stratégie pour atténuer ces peluches douleurs.

1. Manque de compétences en gestion dans procureurs de jeunes

Le défi:

«Ce n'est pas dans mon intérêt de former les jeunes avocats. Chaque fois un gamin arrogant me dit de faire quelque chose, j'ai le choix. Je peux prendre le temps de former son à-dire« s'il vous plaît »et« merci »ou je peux utiliser que le temps d'aller le mile supplémentaire pour le partenaire de gestion. Devinez qui gagne. "

Millie éclaire parfaitement la folie de gestion de ne pas prendre le temps de commencer à de jeunes juristes de rabais sur le pied droit. Avocats besoin pour gérer leur personnel de soutien et sans les compétences de gestion nécessaires à la création d'une relation positive procureur parajuriste, les deux parties souffrent de problèmes de communication, le stress et les frustrations inutiles. La sagesse conventionnelle, c'est qu'il faut trois ou quatre ans de pratique après l'école de droit avant de jeunes avocats sont rentables. Il faut la même quantité de temps pour développer une bonne base de compétences en gestion. Malheureusement, très peu d'entreprises de faire cet investissement dans la formation et de soutien ainsi par inadvertance la mauvaise gestion, manque de communication et de contentieux territoire de jalonnement.

La stratégie:

Ne serait-il pas merveilleux si de nouveaux avocats avaient suivi un cours en «Gestion de votre Secrétaire 101" et pourrait co-créer des partenariats efficaces avec le personnel dès le début?

Dans le même temps, et tandis que pas un substitut à la formation formelle de gestion, ces deux stratégies peuvent aider les avocats et les parajuristes gérer leurs relations de manière plus efficace:

* Au début d'une nouvelle relation avocat-parajuriste, ont chacun leur part partie irritent le plus important pour animaux de compagnie. Par exemple, Millie déteste quand les autres ne disent pas "s'il vous plaît» et «merci». Même s'il peut sembler un problème mineur, l'absence de ces politesses pousse Millie sur le comportement passif-agressif. Une bête noire procuration peut être quand parajuristes vol stationnaire à la porte de poser des questions alors que le procureur est au téléphone. En découvrant ces touches chaude dès le début, les deux parties peuvent éviter de déclencher des comportements ombre les uns des autres.

* Mettre en place formalisé un horaire établi pour les check-ins compatibles sur ce qui fonctionne et ne fonctionne pas. Il est souvent efficace de demander à ce que quelqu'un veut «plus de» et «moins de» pour éviter de déclencher les différences de personnalité et de sentiments blessés. rétroaction continue est la clé de toute relation d'affaires grands.

2. Pas de tir Dead membres du personnel de poids

Le défi:

"Je peux avoir la maladresse arrogance et sociale des avocats très bien. C'est l'incompréhension du personnel qui me met sur le bord. Une fois, j'ai travaillé avec un secrétaire avec des tonnes d'ancienneté dont la technologie de compétences ont été tellement obsolètes que sérieusement gommé les œuvres. Il était plus facile de faire moi-même. À titre de parajuriste, je n'ai pas le pouvoir de critiquer le feu et encore moins d'elle. Nous avions 25 difficiles, comme les avocats de clous dans la ferme et personne n'avait l'estomac de la laisser aller . "

Sauf si votre entreprise est dotée d'un homme de main de sang-froid qui passe son temps libre à la recherche de gens à jeter par-dessus bord, il ya des chances qu'il a plus que sa part de poids mort. Millie's cite adresses un motif répandu qui ont émergé lors de nos recherches: l'évitement des conflits entre les avocats. Les avocats peuvent être grande à négocier des contrats complexes et détruisant les adversaires en cour, mais, ironiquement, ils éviter que des personnes de tir du personnel non-performants dans leurs propres entreprises, par crainte d'être perçu comme la moyenne.

Bien qu'il puisse être tentant d'analyser les raisons psychologiques de ce phénomène, nous allons traiter la douleur de gestion plus important. La plupart des entreprises ont le droit inefficacité des systèmes de gestion de la performance. Souvent, ils sont piégés dans l'exploitation forestière inefficacité d'évaluation de fin de l'année-que plus, se concentre sur atteignant obligatoire heures facturables ou trop d'importance aux capacités des gestionnaires d'évaluer efficacement les employés. Lorsque les entreprises ont, et de l'utilisation, des systèmes efficaces de gestion du rendement, de tir non-artistes interprètes ou exécutants, des gens avec de mauvaises attitudes, et les individus toxiques est tout simplement une question de processus.

La stratégie:

Ces deux stratégies aideront les entreprises et les individus conservent vedettes et le feu non-artistes:

* Développer les compétences bien pensé pour chaque poste au sein de l'entreprise et de l'attacher dans le plan stratégique / vision. Évitez simplement annonce des choses comme "Team-centré» ou «efficace Communicator." Vraiment examine les compétences spécifiques sont nécessaires pour livrer le travail de la manière la plus efficace, efficient et productif. En cas de Millie, le secrétaire nécessaire mise à jour des compétences technologiques. Une compétence peut avoir été clair: «Tech-savvy: Utilise toujours la technologie pour résoudre efficacement les problèmes au jour le jour, d'améliorer les communications inter-services, et fournir aux clients un service exceptionnel."

* Procéder à une vérification du rendement de votre personnel en utilisant une haute performance faible à élevé-faible potentiel de l'axe (souvent appelé un système 9-boîte. Ensuite, passez à votre place les gens en fonction de votre audit de performance. Par exemple, si vous êtes une meilleure performance avec un potentiel élevé, ils auraient lieu dans le coin en haut à droite de votre graphique. ayant un faible rendement à fort potentiel à moyen tomberait dans le bas du graphique, etc Cela vous donnera un point de départ où à évaluer le rendement de chaque personne. De ce moment-là vous pouvez suggérer des domaines individuels de développement pour les personnes à fort potentiel et de déterminer une stratégie de sortie pour ceux relevant d'un faible rendement à faible potentiel de positions.

3. Absence de gestion de délégation et de temps

Le défi:

«Je reçois que les crises se produisent. Je suis OK avec tous les cours en cas d'urgence. Mais quand je perds un week-end parce que certains ont donné procuration du client date limite d'abandon» du lieu d'ajouter un jour ou deux pour mon travail, ça me fait veulent cesser de fumer. Quand il se passe tous les week-end unique, ça me donne envie de blesser quelqu'un. "

À première vue, cela ressemble à un problème quotidien entre l'avocat et le personnel. Beaucoup de choses peuvent se passer ici. Peut-être le patron Millie's a perdu le contrôle du client et a peur de faire respecter les délais. Peut-être le patron Millie's n'a tout simplement pas le concept limite. Peut-être Millie ne communique pas ce problème à son patron - il est, après tout, une culture du martyre dans les cabinets d'avocats où le statut est conféré à ceux qui travaillent le plus fou heures. (Rien ne dit bien «BONUS», comme la course en un partenaire nom au bureau à 7 heures 00 le samedi matin.)

Quelle que soit la cause, l'essentiel est que l'absence de délégation de gestion du temps efficace et provoque souvent des gaffes et de mauvaise communication, qui peut créer des problèmes plus profonds s'il n'est pas traité. Pour créer un système de délégation effective, le procureur et parajuridiques doivent s'entendre sur des définitions précises. Par exemple, quelle est la différence entre un délai, une date limite d'abandon, et une date d'arrivée? En clarifiant ces définitions, les deux parties seront en mesure de gérer leur temps plus efficacement. Un autre aspect important de la délégation efficace et de gestion du temps est de consacrer du temps à prioriser les tâches et projets. Sans ordre de priorité, de nombreuses tâches ont tendance à passer dans la catégorie immédiates ou urgentes, ce qui laisse peu ou pas de temps pour organiser, planifier et élaborer des stratégies. Comme nous l'avons vu dans la citation Millie's, il peut produire un tel effet d'entraînement négatifs que vous finissez par perdre des membres du personnel étoiles en raison de la délégation inefficace et la gestion du temps.

La solution:

Ces deux stratégies peuvent se déplacer une équipe dysfonctionnelle du mode de crise constante à une machine bien huilée:

* Identifier les deux défis communs qui apparaissent sur une base cohérente qui empêchent l'équipe de travailler en synchronisation. Ils pourraient inclure des malentendus fréquents au sujet des délais, les documents déposés en retard, les interruptions de perturbateurs, les attitudes négatives, etc Mener une analyse des causes racines mini-sondage en posant des questions sur le moment où ces scénarios apparaissent et ce que peut être la cause. Une fois les causes sont identifiées, de créer une liste d'attentes non-négociables pour éviter de retomber dans bagouts vieux. Par exemple: «Nous allons fixer des échéances, des délais de dépôt et d'enregistrement dans les dates de toutes les questions des clients."

* Utilisez un système de code de priorité à affecter à accomplir des tâches. Utilisez un 1 pour les choses qui doivent être fait aujourd'hui, 2 pour les choses qui ont besoin d'être complété dans la semaine, 3 pour ce trimestre, et 4 pour les projets à long terme. Partagez les codes de tous les jours pour produire un aperçu visuel de ce qui doit être fait et ce qui peut être déléguée.

Nous apprécions la franchise Millie et la perspective unique en ce qui concerne les douleurs cabinet de gestion expérimentée par le personnel. Ces stratégies sont destinées à servir de mesures d'action initial et ne sont pas des solutions globales à des problèmes souvent complexes. Nous espérons qu'ils susciter des idées pour les outils de création de résolution de problèmes et d'offrir pour gérer plus efficacement.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?A-Paralegals-Take-on-Law-Firm-Management-Challenges&id=2381132