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dimanche 12 décembre 2010

Gestion des parties prenantes (ou l'importance d'être en charge)

J'ai refusé un emploi récemment. Oh, bien sûr - la date limite était impossible, il n'y avait pas assez de personnes (ou le type de personnes) dans l'équipe de projet pour faire le travail, la portée des résultats attendus a été mal défini, et il était plus de 3 heures de route de chez moi . Mais rien de tout cela était la raison, j'ai refusé le poste, même si on m'a demandé de le nom de mon propre prix. Le problème a été le maître d'ouvrage.
 
Comme je travaille comme un entrepreneur, avant de prendre sur un nouveau programme ou projet de gestion des rôles, j'essaie d'avoir une idée pour les parties prenantes. Dans ce cas, je suis allé dans un relais 3 semaines pour préparer leur plan d'ensemble du programme. Cela m'a mis en contact étroit avec tous les acteurs clés du projet, du propriétaire du projet, au promoteur, aux principaux intervenants dans d'autres ministères et l'équipe du projet.
 
Comme je l'ai dit plus haut, ce projet avait de nombreux défis, mais aucun autant que le maître d'ouvrage. Ce mec (appelons-le Jean) n'avait absolument aucune compétence de gestion de projet, et a été assez intelligent pour reconnaître ce fait et donc embaucher un contrat de gestionnaire de projet avec les compétences nécessaires.
 
Cependant, j'ai remarqué au cours de cette 3 semaines que Jean était un très mains sur le projet du propriétaire - et je veux dire la main. Il se promenait de son bureau, se demander comment quelque pièce de ce projet était en cours, puis de conseiller le membre de l'équipe ce qu'ils avaient à faire et quand. Or, dans de nombreux cas, le gestionnaire de projet intérimaire se tenait juste là. John ne lui demandait pas - il est allé tout droit à la membre de l'équipe projet - leur a demandé - et leur a donné du travail à faire.
 
Comment serait-ce que vous vous sentiez comme un gestionnaire de projet?
 
Et ce n'était pas chef de projet ...), mannequin (peut-être pas suffisamment d'assurance, mais il n'avait aucun contrôle sur John. John a été dans l'organisation plus, était un dirigeant de la société, et aucun analyste d'affaires ou de marketing spécialiste va dire non à un exécutif! Il fait état des réunions très difficile lorsque les gens ont essayé d'expliquer pourquoi ils n'avaient pas fait ce que le gestionnaire du projet a voulu faire, parce qu'ils étaient trop occupés à travailler pour faire le maître d'ouvrage.
 
Donc, - le temps est venu pour moi d'aller, et le maître d'ouvrage m'a appelé pour essayer de me convaincre de rester en tant que gestionnaire du projet. Il était choqué que je ne resterais pas - c'était un grand projet, bonne équipe, le nom de votre propre prix! Mais j'ai demandé à une seule question qui fait l'arrêter dans son élan - qui serait en charge que si je restais sur le projet. John pensait qu'il serait lui.
 
J'ai fait remarquer que John n'avait pas les compétences en gestion de projet, a reconnu ce suffisant pour se rendre compte qu'il avait besoin d'un gestionnaire de projet, et pourtant cela ne donne pas le gestionnaire de projet de l'autorité nécessaire pour faire le travail! Je lui ai demandé s'il pensait que je pouvais faire son travail? Sa réponse, sans surprise, a été «non». Et pourtant, je l'ai souligné, que vous me dites que vous pouvez faire mon travail? Je suis parti.
 
Mais il n'est pas toujours si mal. Je dois dire que c'est la seule fois où je n'ai jamais renoncé à la gestion des intervenants. Peu importe à quel point un maître d'ouvrage ou un cadre supérieur peut sembler être, vous pouvez généralement les gérer si vous utilisez la bonne approche. Toutefois, dans ce cas, avec tout le reste empilés contre le projet, j'ai décidé qu'il ne valait pas le risque de s'impliquer.
 
Donc - comment gérez-vous les parties prenantes indisciplinés?
 
Je suis essentiellement le décomposer en où ils sont assis dans le cadre du projet. Sont-ils le propriétaire ou le promoteur du projet? Sont-ils un acteur principal d'un autre ministère? Ou sont-ils un membre de l'équipe de projet ou des parties prenantes au niveau de travail d'un autre ministère?
 
Si votre intervenants indisciplinés est votre maître d'ouvrage ou du commanditaire, vous devez définir quelques limites claires avec cette personne et avec votre équipe. Accord à l'avant de manière régulière se réunir pour examiner et discuter de l'état avec eux. Les mains sur les plus ils sont, le plus souvent vous devrez planifier ce - plus les informations qu'ils reçoivent de vous, moins ils ont besoin pour déranger votre équipe. Vous devez faire vous-même le go-to guy.
 
Également mis en place des rapports officiels comme un rapport régulier de la situation hebdomadaire écrit avec les indicateurs du tableau de bord, les principaux enjeux et risques, le calendrier et l'état du budget.
 
Invitez-les à des séances d'intervenants clés - les amener à présenter aux cadres supérieurs. Vous avez besoin d'eux pour se sentir comme ils sont impliqués, mais vous avez encore besoin d'être en charge et de gérer ce qu'ils disent. Et assurez-vous que votre équipe se sent à l'aise pour vous permettre de savoir quand ils sont sollicités pour faire des «tâches spéciales» pour le propriétaire ou le promoteur du projet afin que vous puissiez tuer dans l'œuf.
 
Et soyez honnête avec cette personne. Si vous mettez toutes ces étapes en place et il ne fonctionne toujours pas - leur dire. Demandez-leur s'il ya quelque chose de mal avec votre performance qu'ils se sentent le besoin d'aller directement à votre équipe. Très souvent, ces gens ne réalisent pas l'impact de leurs actions ont sur le projet.
 
Si votre intervenants indisciplinés est un acteur principal d'un autre département (comme le marketing ou la direction du responsable informatique), alors c'est un peu plus délicat. Il peut être difficile de proposer un seul à seul avec une direction, vous ne relèvent pas. Ce que je fais à la place, c'est offrir à leur mémoire et leurs supérieurs du Ministère têtes régulièrement sur l'état du projet. Cela rend plus inclusive (et moins comme vous voulez juste essayer de gérer cette direction), mais il donne toujours l'occasion de les mieux connaître dans le projet qu'ils ne le feraient normalement.
 
Assurez-vous que eux et leurs chefs de service savent qu'ils sont invités à soulever des questions avec vous à tout moment, et que vous êtes heureux de faire participer un membre de leur ministère qu'ils le souhaiteraient.
 
Si votre intervenants indisciplinés est un membre de l'équipe de projet ou des parties prenantes au niveau de travail d'un autre ministère à la première question que vous devez vous poser est quel degré d'influence que cette personne a. Si cette personne est une personne que d'autres membres de l'équipe à l'écoute, ou quelqu'un qui peut influencer la façon dont leur ministère considère le projet, alors vous avez besoin de s'asseoir avec cette personne et savoir pourquoi ils font ce qu'ils font (que ce soit une mauvaise mise en bouche le projet, se plaindre de la quantité de travail à faire, etc).
 
Cela exige une bonne gestion des personnes et des aptitudes à l'écoute pour être en mesure d'aller au cœur du problème. Une fois, j'ai pris la direction d'un projet qui était en difficulté, et s'est immédiatement jeté à un mur de non-coopération de la part du département IT. J'ai essayé de parler avec elle, la gestionnaire, mais il est vite apparu qu'il n'avait aucune influence sur sa propre équipe. Je l'ai suivi jusqu'à 1 analyste d'affaires qui a été très influent comme elle l'avait été avec la compagnie depuis si longtemps. Lorsque je me suis assis avec elle pour savoir pourquoi le département IT ont été si réticents à travailler avec nous, il s'avère que cette femme était très ami avec le gestionnaire de projet que j'avais remplacé.
 
Une fois que nous nous sommes assis comme des adultes et discuté de mon rôle, comment je suis venu pour être sur le projet, et ce que je cherche à réaliser (qui ne devait pas nuire à la réputation de l'ancien gérant), les choses s'améliorent!
 
Vous voyez donc qu'il est extrêmement important d'être en mesure de trouver la cause réelle de la question. N'ayez pas peur de s'asseoir avec les gens un à un et d'être honnête avec eux.
 
La clé de toute la gestion des parties prenantes est la communication. Assurez-vous que cela est suffisant, au bon moment et de bonnes personnes. Et bonne chance!

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Stakeholder-Management-%28Or-the-Importance-of-Being-in-Charge%29&id=2491076

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