Utilisation de retour sur investissement pour évaluer la formation Gestion de projet

Introduction

Retour sur investissement (ROI) est une mesure monétaire qui est utilisé pour évaluer l'efficience et l'efficacité d'un investissement réalisé par une organisation. Investissements prendre de nombreuses formes - financière, le capital humain, l'équipement et des programmes de formation - pour n'en nommer que quelques-uns. Le présent document mettra l'accent sur l'utilisation de ROI et de la Phillips sur le RI (TM) pour mesurer l'efficacité d'un programme de formation de gestion de projets achevés dans XYZ Law Firm. Les 5 niveaux d'évaluation qui seront examinés dans l'étude de cas comprennent:

    * Niveau 1: Réactions (le "smiley" feuille): Les participants, comme la formation qu'ils ont reçue?
    * Niveau 2: Apprentissage: Les participants sont convaincus qu'ils ont appris quelque chose du programme de formation?
    * Niveau 3: Comportement / Application: Les participants sont en mesure d'appliquer ce qu'ils ont appris dans le programme de formation de retour au travail?
    * Niveau 4: Résultats / impact sur les entreprises: ce que l'amélioration de voir la formation de l'efficience, la productivité, les bénéfices, les coûts, la réduction du roulement?
    * Niveau 5: le retour sur investissement: ce que le programme de formation présentent un retour sur investissement positif?


Pourquoi cet intérêt dans le retour sur investissement pour les programmes de formation à la gestion du projet?

Les défis entourant la formation et son efficacité au sein de l'organisation sont devenues plus complexes au fil des ans. Aujourd'hui, le défi est encore plus important pour l'apprentissage et les professionnels du développement. Retour sur investissement (ROI) comme un outil d'évaluation de la formation en gestion de projet devient une attente de cadres supérieurs au sein des organisations. Dans l'économie d'aujourd'hui serrés avec des ressources réduites et des budgets plus serrés, l'apprentissage et les professionnels du développement trouvent de plus en plus nécessaire de démontrer la valeur monétaire des programmes de gestion de projet qu'ils apportent à l'organisation. Aujourd'hui, le succès des programmes de gestion de projet de formation est mesurée par la contribution financière du programme à l'organisation. Il n'est donc pas surprenant que les mesures de retour sur investissement pour les programmes de formation en gestion de projet sont souvent demandés. Avec un tel accent important sur la gestion de projets dans toutes sortes d'organisations, il ya un désir croissant de montrer les avantages monétaires d'investir dans des programmes de gestion de projets de formation qui atteignent souvent une grande variété de salariés et représentent un investissement important pour les organisations.

L'exemple de l'étude de cas ci-dessous suivra la Phillips sur le RI (TM) et englobent les quatre grandes phases de la méthodologie:

    Planification de l'évaluation *
    Collecte de données *
    Analyse des données *
    * Reporting


Contexte de l'étude de cas: Law Firm XYZ

XYZ Law Firm est intéressé à développer un état d'esprit de gestion de projet au sein de l'entreprise. Il y avait l'appui des partenaires de gestion et de financement a été devrait être approuvé. L'objectif de cette formation était de faire en sorte que la réalisation de projets au sein du cabinet n'a pas été une sévère ponction sur les ressources. Il y avait beaucoup d'anxiété derrière un projet qui devait être achevé et les champions du programme de formation - qui comprend quelques-uns des partenaires, les avocats et les parajuristes - étaient convaincus que grâce à une formation en gestion de projet de base, cette inquiétude pourrait être contrôlée et des projets fait au sein de l'entreprise serait plus facile à gérer au sein du cabinet d'avocats. Le concept de «gestion de projet" individus peur.

Les partenaires de gestion du cabinet d'avocats particulièrement voulait être mis à jour sur l'état de projet et ils se sentaient souvent qu'ils ne savaient pas ce que les projets étaient en cours d'élaboration et de la façon dont ils progressent. Un objectif important était de veiller à la mise en œuvre des meilleures pratiques et des processus normalisés et le partage des connaissances augmentent.

Globalement, les objectifs du programme de formation suivants:

    * Accroissement des risques de projets réussis
    * Capacité à mettre en œuvre des plans stratégiques dans l'action
    * Amélioration de la surveillance et le contrôle des projets
    * La gestion proactive des risques
    * Amélioration de la gestion du temps et le travail d'équipe
    * L'utilisation efficace et suivi des ressources
    * Normes autour des rapports de situation
    * Mise en œuvre des meilleures pratiques et des processus standard

Certains des projets que le cabinet a travaillé sur les suivantes:

    * Les projets d'infrastructure TI /
    * Une variété de projets pour leurs entreprises clientes, telles que les fusions et acquisitions et la négociation des contrats majeurs
    * les projets de recrutement annuel (qui comprend le recrutement des facultés de droit à travers le monde)
    * Les projets d'immobilisations à long portée stratégique

Beaucoup de ces projets a toujours pris plus de temps que prévu, est sorti du champ d'application et est allé dessus de l'engagement du budget et des ressources. Ce fut certainement un problème pour les projets des clients du cabinet d'avocats a travaillé en tant que de tels projets ont été en vertu d'accords à prix fixe avec le client. Si le projet a dérapé, il aurait un impact sur la rentabilité pour le cabinet d'avocats pour que l'engagement particulier.

Phase 1: Planification de l'évaluation

Sur la base des objectifs du cabinet d'avocats, trois jours bases du programme de formation personnalisé de gestion de projet a été élaboré. Avant le début du programme, les données ont été recueillies sur les initiatives de projets antérieurs, en particulier autour de:

    * Budget
    * Temps
    * Champ d'application
    * L'utilisation des ressources
    * Qualité

Une grande partie de ces données a été suivi, bien que ce n'était pas dans un endroit central et les conversations nécessaires avec de nombreux membres du cabinet d'avocats - à partir de la gestion des partenaires par le biais de parajuristes et les adjoints administratifs.

Dans la première phase du projet, nous avons élaboré un plan autour des données que nous recueillerons. Le plan comprend les éléments suivants pour le niveau 1 à 4:

    Questionnaire de satisfaction pour les participants: * Niveau 1
    * Niveau 2: Un test administré aux participants de mesurer l'apprentissage du programme de 3 jours.
    * Niveau 3: Plan d'action de suivi et de questionnaires, y compris des informations sur la façon dont les participants ont été en pratique les compétences qu'ils ont appris. Niveau 3 questionnaires également à des partenaires de gestion et de conseils supérieurs pour obtenir leurs commentaires et la perception des compétences appliquées.
    * Niveau 4: Collection de toutes les données pour impact sur les entreprises

Nous avons également élaboré un retour sur investissement Analyse Plan d'inclure les articles que nous destiné à mesurer contre pour voir d'amélioration basé sur le programme de formation de 3 jours. Les éléments de données à collecter au niveau 4, qui sont l'impact des mesures ciblées d'amélioration:

    * Amélioration des performances sur les projets - y compris amélioration de la qualité du résultat final
    * L'utilisation efficace et suivi des ressources
    * Augmentation du pourcentage de projets réussis (sur le temps, en respectant le budget, dans les limites)
    * Mise en œuvre des meilleures pratiques et des processus standard

Nous avons mis sur le ROI (obstacle) taux à 20%.

Phase 2: Collecte des données

Un groupe pilote de 20 avocats juniors, les parajuristes et les adjoints administratifs ont été sélectionnés pour passer par le premier programme et de mesurer les avantages de la formation. De cette façon, un facteur d'isolement - un élément important de faire une étude ROI - était disponible à comparer à un groupe similaire d'avocats, de parajuristes et les adjoints administratifs qui travaillent sur des projets aussi, mais ne serait pas initialement participer au programme de 3 jours.

Les données suivantes ont été collectées à partir du programme:

    * Niveau 1: 95% des participants ont été satisfaits dans l'ensemble avec le programme de 3 jours sur mesure.
    * Niveau 2: taux de réussite de 100% à l'examen (85% ou plus a été considéré en passant). Il convient de noter que l'examen n'était pas un examen trop difficile et aussi longtemps que les participants ont participé et accordé une attention de la classe 3 jours ils seraient en mesure de passer l'examen. Franchement, la mesure réelle a été dans les plans d'action qui ont été produites.
    * Niveau 3: 100% des participants ont présenté des plans d'action et suivi complet des questionnaires. Les plans d'action ont été achevés après la classe et d'un suivi à l'intérieur de 6 mois. Le plan d'action contient des informations sur:
          o les objectifs du participant (les efforts d'amélioration individuelle)
          o Comment les participants visent à atteindre ces objectifs
                  Action mesures à prendre
                  Support et / ou les ressources nécessaires
                  Échéancier

          o Comment les participants sauront s'ils ont réussi à atteindre ces objectifs
          o Comment les participants vont évaluer ce succès


      Après la période de 6 mois, les participants ont été invités à remplir un Plan d'amélioration continue de progresser. Ce suivi du Plan d'action suivants:
          O Résultats / réalisations à ce jour
          o Les prochaines étapes à accomplir
          Chronologie o pour le faire et le soutien nécessaires


    * Niveau 4: Les données recueillies auprès des participants et des partenaires de gestion et de conseils supérieurs sur l'impact pour l'entreprise. Les données recueillies à partir du niveau 4 ont montré une augmentation de 40% du nombre de projets couronnés de succès. Les projets retenus est passé de 70 à succès de tous les 100 (plus petits projets inclus dans les 100 avec des projets plus stratégiques) à 98 à succès de la 100.
          o Augmentation de 40% du nombre de projets couronnés de succès
                  Le délai et le budget et la portée
                  Projets rencontré des normes de qualité
                  Ressources suivi et affectées efficacement
                  Standard processus mis en œuvre pour tous les projets
                  Les leçons tirées capturé et partage des meilleures pratiques




Phase 3: Analyse des données

En convertissant les données collectées pour une valeur monétaire, nous avons constaté que des économies de coûts (les avantages du programme) ont été comme suit:

    * Une utilisation plus efficace des ressources: 285.000 $.
    * Les projets à temps et en respectant le budget et la portée: 250.000 $
    * Augmentation de meilleur suivi des projets clients: 450.000 $

Les avantages du programme sont mesurés au niveau 4: impact sur les entreprises. Pour convertir une valeur monétaire, un montant en dollars a été mis à toutes les ressources en fonction du salaire / temps / sociaux, etc Si les projets ne vont pas hors de portée, pas de ressources supplémentaires étaient nécessaires, ce qui était une des économies de coûts. Une utilisation plus efficace des ressources signifie aussi que les projets avaient moins de gens qui leur sont assignées. Les $ 450 000 en augmentation par un meilleur suivi des projets des clients a été le montant qui aurait été perdu depuis la ligne de fond avait des projets qui ont été mesurés pas été terminée avec succès.

Le coût total du programme était de $ 320,000. Cette planification inclus pour l'étude de ROI, de la nourriture et des boissons pour les participants au programme, les coûts de facilitateur, le développement du programme personnalisé, hors du temps de l'Office de la formation, le salaire / frange de participants, etc Tous les frais associés au programme ou à la planification pour le programme a été incluse dans le prix total. La composante la plus importante du coût est le salaire / frange de participants - en particulier depuis les avocats et les parajuristes sont des ressources facturables.

Les avantages intangibles, ces prestations qui n'ont pas une valeur en dollars qui leur sont associés, ont aussi été considérés. Il s'agit notamment:

    * Réduction de l'anxiété sur la participation et le gestion des projets.
    * Amélioration de travail d'équipe et la réduction des conflits
    * Satisfaction des partenaires et la gestion des avocats âgés de plus de rapports d'état sur les projets

Ces avantages intangibles ont pu être attachés au programme et a certainement contribué à la réussite des projets.

Pendant la phase 3, nous calculer le ROI du programme de formation de gestion de projet, en utilisant la formule ROI:

ROI = Bénéfices net du programme pour les coûts du programme / x 100

ROI = 665 000 $ / $ 320 000 x 100
ROI = 2,08 x 100
ROI = 208%

Pour chaque 1,00 $ investi, 2,08 $ est retourné après le recouvrement des coûts. Ce taux était significativement plus les 20% ROI fixés au début du projet lors de la planification de l'étude.

Phase 4: Rapports

Un rapport des résultats de l'étude a été présentée à la gérance du cabinet d'avocats. Composantes de l'étude ont été présentés aux participants et d'autres dans le cabinet d'avocats. Le projet a été considéré comme un succès et il a été décidé que les 3 jours programme personnalisé de formation de gestion de projet serait mis en œuvre à l'échelle de l'entreprise. En outre, un programme de demi-journée a été créé pour les partenaires de gestion de l'entreprise de leur fournir une formation sur la façon d'appuyer les initiatives du projet. Une orientation future était de développer un portail à la maison de toutes les informations du projet. Cela a été un «faire» pour le TI / Développement d'applications et de service serait bea clés du projet stratégique pour eux.

Sommaire

Pour la formation et l'apprentissage des ministères, le cabinet du premier ministre, ou les secteurs d'activité, montrant le retour sur investissement des programmes de formation à la gestion de projet de la conduite dans l'organisation, que ce soit en interne des programmes élaborés ou vendeur-programmes fournis, vous permet d'afficher la valeur des programmes sur l'entreprise en termes monétaires que les dirigeants peuvent comprendre, respecter, et le champion.

Les six types de données recueillies au cours de la Phillips sur le RI (TM) (voir liste ci-dessous) permettent de cohérence dans la mesure de programmes de gestion de projets de formation, apportant ainsi la crédibilité du processus.

    * Réaction et la valeur du programme
    * L'apprentissage et la confiance
    * Application et mise en œuvre
    impact sur l'entreprise *
    * ROI
    * Les avantages intangibles

Pour commencer la mesure de votre projet de gestion des programmes de formation, vous pourriez commencer avec un tout nouveau programme ou d'examiner les programmes actuels qui sont en place - selon les critères de mesure de programmes de formation en gestion de projet mentionné précédemment dans le présent document. Si vous révisez un programme en cours, recueillir des données sur l'objectif initial du programme quand il a été développé et mis en œuvre. Est-il encore atteindre ce but? Quelle est la valeur percevez-vous les personnes prenant le programme de formation de gestion de projet sont la réalisation? Combien ont été investis dans le programme depuis le début? Si ce programme reste en place "en l'état», ou doit-il être mis à jour, ou peut-être éliminé de votre offre dans son intégralité ou en partie pour tenir compte de nouveaux besoins chez vos chefs de projet? Une étude ROI vous permettra de comparer à la valeur de vos programmes en cours et vous permettre de mieux planifier leurs programmes nouveaux.

Références

Phillips, J. et Phillips, P. (2007) Show Me the Money: Comment faire pour déterminer le retour sur investissement dans les ressources humaines, projets et programmes, San Francisco: Berrett-Koehler Publishers, Inc

Stratégies pour l'application de retour sur investissement en ressources humaines et de la formation, dans le Massachusetts:: Phillips, J., Phillips, P., Stone, R., et Burkett, H. (2007) le carnet de terrain ROI Butterworth-Heinemann/Elsevier

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Using-ROI-to-Evaluate-Project-Management-Training&id=3754324