Traditionnels Enterprise Content Management (ECM) de produits et solutions ont été et continuent à assurer la capacité de gérer le contenu, les documents et dossiers au sein de l'entreprise pour répondre aux réglementations des affaires d'aujourd'hui. plates-formes ECM sont une nécessité d'entreprise et continuera à être l'épine dorsale de critiques, la gestion des informations de grande valeur et de collaboration pour l'avenir prévisible. Cependant, il est un défi croissant dans la création de contenu d'entreprise et de gestion. Avec l'augmentation des travailleurs du savoir et convivial outils de création de contenu, l'information stockée électroniquement (ESI) de volume augmente de près d'un an à cent pour cent sur douze mois. Avec ce volume d'informations, plus de quatre-vingts pour cent des actifs informationnels résider en dehors des référentiels ECM, c'est à dire sont «à l'état sauvage".
Avec aujourd'hui dispersés main-d'œuvre mobile, documents et dossiers sont maintenant créées et éparpillées à travers les bases de données, serveurs, applications de courrier électronique, ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et systèmes de stockage à travers le monde. Le problème est de savoir comment trouver les documents clés et des dossiers essentiels dans l'océan d'information d'aujourd'hui et tirez dans le flux ECM, tout en laissant le reste en place et l'indexer. Parce que, d'importer tous les documents et dossiers en ECM central de la société référentiel n'est plus possible ou réalisable en raison de volume. Une solution pour le "in the wild" problème de l'information serait de fournir des fonctionnalités ECM et dispositifs allant d'accès à l'information, gestion de l'information, la gestion des documents, de capture et de gestion des métadonnées, texte intégral et l'indexation du contenu intégral, auto-classification dans tout dispositif permettant de séparer informations non-essentielles de l'information critique et de façon transparente sa transition dans le référentiel ECM d'indexation ou de gestion de l'information et sur place.
Pour aider à gérer la croissance de l'information tout en conservant le contrôle de gestion de contenu d'entreprise de documents de grande valeur et des dossiers, les sociétés ont besoin de visibilité dans les données importantes en dehors du référentiel ou «à l'état sauvage» d'informations ECM. Gartner a inventé le terme «Lite-ECM" qui décrit une coopérative accès à l'information et la suite de gestion qui intègre de façon transparente et étend les capacités d'aujourd'hui la plate-forme ECM de fournir l'identification, de recherche, d'analyse et d'auto-classification des informations en dehors du référentiel ECM dans toute l'entreprise. Ajout de l'indexation en place et la capacité de gestion offre la possibilité d'organiser l'information distribuée pratiquement en un seul, facile à utiliser point de vue des informations, indépendamment du lieu où réside l'information. Mais, en ajoutant un autre outil pour la boîte à outils peut être difficile, en particulier sur les contraintes d'aujourd'hui les budgets informatiques. Quelles sont les caractéristiques clés qui sont nécessaires pour déterminer l'ajustement bon produit Lite-ECM pour votre société? David Morris, Directeur du Marketing Produit de Kazeon, fournisseur de gestion de l'information et des technologies d'e-discovery, offre un aperçu des principaux critères pour le choix d'une suite "Lite-ECM" logiciel pour augmenter et étendre vos capacités et de réduire les maux de tête ECM déploiement et la gestion.
1. De classe entreprise & évolutivité des performances - La plupart des plates-formes d'information Lite-ECM ont été architecturé avec un réactionnaire (le faire une fois) l'idéologie, ce qui pose des problèmes d'évolutivité importantes lors de la tentative continue de déployer des capacités de Lite-ECM pour gérer les environnements d'aujourd'hui des informations dynamiques. Une suite Lite-ECM doit être évolutive pour effectuer des recherches dans des centaines de téraoctets de données stockées électroniquement, ainsi que l'échelle dans les documents de milliards, et le rendement de traiter les données à suivre le rythme de croissance de l'information d'aujourd'hui.
2. Auto-Discovery de sources de données - suite Le Lite-ECM doit avoir la capacité de découvrir automatiquement les sources d'information partout sur le réseau, puisque les données critiques peuvent résider dans le serveur d'entreprise de fichiers de stockage de fichiers ou un ordinateur portable à Shanghai. Pour véritablement gérer toutes les informations, l'auto-découverte est une caractéristique essentielle de toute solution de niveau entreprise Lite-ECM.
3. Holistique et dynamique organisationnelle de l'information de carte Depuis la topologie du réseau peut changer rapidement, ayant une dynamique et active la capacité continue d'auto-découverte est cruciale pour l'indexation de l'information, les enquêtes internes, les procédures contentieuses et de planification de la capacité d'information.
4. Sans agent gestion de l'information-organismes ont suffisamment de données critiques sur des serveurs, ordinateurs portables et ordinateurs de bureau aujourd'hui. Ayant un autre agent sur tous les appareils réduit simplement la santé opérationnel et le risque augmente, sans compter que le dispositif doit être "connu" pour installer un agent. Sans agent de recherche a un faible impact sur l'infrastructure IT et est plus rapide à déployer. Avec l'évolutivité défis résolu, il est le plus faible risque approche plus haute récompense pour identifier toutes les sources de données sur le réseau. Comme les utilisateurs ne peuvent pas désactiver sans agent de recherche, il prévoit une enquête rapide et puissant et la capacité des litiges pour trouver des informations potentiellement pertinentes et le maintenir en place aux fins d'examen.
5. Robuste recherche, d'analyse et de classification - recherche, analyser et classer les problèmes d'information complexe, mais une suite ECM-Lite ont besoin tous les trois à véritable valeur ajoutée et contribuer à séparer les pertinente de l'information non-pertinente au sein d'une organisation. Ayant une solide analyse et de capacité d'auto-classification qui peut trier grands ensembles de données basé sur les métadonnées, le contenu du document, type de fichier, etc est nécessaire pour réduire rapidement et avec précision le volume de données à un ensemble pertinent et gérable à l'examen et de traitement.
6. Marquage-Automatisation de l'étiquetage de la teneur en individuel ou en groupement contenu pertinent dossiers virtuels avec un moteur de la politique robuste permet aux administrateurs de simplifier le processus d'examen et de rapports en fournissant un aperçu des informations virtualisées organisation.
7. Workflow Management-Après avoir obtenu un aperçu et classifier l'information critique, ramener le "in the wild" données dans la plate-forme ECM de gestion de workflow et de la préservation est une capacité essentielle. Avec la possibilité d'automatiser les déplacer, copier, crypter, supprimer les actions, et une méthode automatisée basée politique accélère les processus manuels pour le traitement de toutes les données de l'entreprise. En outre, il permet aux politiques de gouvernance d'entreprise et des stratégies informatiques et les procédures à être gérés et appliqués par la plate-forme existante.
8. Gestion unifiée - Avec des milliards de documents et des pétaoctets de stockage, les sociétés peuvent facilement être submergés par le volume des données et leur présentation. Une suite robuste Lite-ECM doit avoir une vue unifiée de gestion de l'ensemble du réseau et la plate-forme ECM de simplifier la gestion opérationnelle. Sans une approche de gestion unifiée, la tâche de gestion est trop lourde et impossible.
9. In-Place Record Hold - Etre capable de marquer et de maintenir le potentiel des informations critiques à la source, c.-à-serveur ou un ordinateur portable, est une capacité qui sépare les suites efficaces Lite-ECM de ceux inutilisable. Il n'est pas raisonnable de déplacer toutes les données critiques potentielles de retour à un dépôt avant l'examen, la cale en place et l'examen ultérieur et rationalise processus de collecte et accélère le processus pour répondre aux besoins d'aujourd'hui et de réduire les coûts d'infrastructure.
10. Enterprise-Wide information essentielle Capture - Avec 80% des actifs informationnels société en dehors du contrôle de la plate-forme ECM, un Lite-ECM aurez besoin d'avoir la souplesse nécessaire pour identifier, accéder, rechercher et examiner les renseignements qui réside dans les bases de données, archives de courriel, serveurs, systèmes de courrier électronique et systèmes de stockage sur le réseau. Avec une politique de flux de travail automatisés moteur, la capture et la circulation des informations essentielles dans le référentiel ECM peut être accompli sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Ayant une architecture extensible pour faciliter la recherche, de collecte et d'examen dans toutes les applications existantes et émergentes et les types de données est une fonctionnalité critique.
Déploiement d'une suite ECM-Lite est un processus complexe, car elle IT impacts, juridique, ressources humaines, gestion des documents et des équipes de sécurité. Pour répondre aux besoins des intervenants, M. Morris préconise la convocation d'une équipe interfonctionnelle de rassembler les obligations, les solutions de contrôle, et de gérer le déploiement d'une suite ECM-Lite, ainsi que de créer un sentiment d'appartenance et de responsabilité ou de l'utilisation durables de la nouvelle suite.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Managing-Information-In-the-Wild---Ten-Tips-For-Lite-ECM&id=1508382
dimanche 12 décembre 2010
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