Document Management est un terme populaire autour du bureau d'affaires. Souvent, ce terme et les documents électroniques du Système de gestion sont utilisés de façon interchangeable, comme si elles représentaient les deux la même méthode pour stocker et récupérer des documents. La vérité est qu'ils n'ont pas.
Tous deux ont à voir avec la gestion de vos documents d'affaires, mais seulement une Gestion Electronique de Documents (GED) est capable de surveiller et de gérer vos documents tout au long de leur cycle de vie. Il ya une différence énorme entre les deux.
Une Gestion Electronique de Documents (GED) est un système complet et intégré de logiciels, le matériel et les processus définis qui gèrent la création, la saisie, le stockage, l'extraction, la distribution et calendrier de conservation des documents dans un référentiel centralisé.
C'est très différent que de simples Document Management (DM), qui peuvent avoir un couple de composants EDMS dans un environnement d'application, mais intègre rarement le matériel et les méthodes utilisées dans le processus de gestion de l'ensemble du document.
Le référentiel centralisé de l'EDMS comprend un serveur, ou vous pouvez utiliser un fournisseur tiers qui offre de stockage sur Internet. Quelle que soit la méthode, tous les documents sont stockés dans un référentiel centralisé. L'erreur la plus commune entre les deux est une mauvaise compréhension du processus impliqués. EDMS comporte le cycle de vie du document entier à vos affaires, y compris, mais non limité à la capture, l'indexation, l'accès, la récupération, le flux de travail, la distribution, de stockage et de calendriers de conservation.
Trop souvent, un simple système de gestion de documents impliquant sur un serveur centralisé est considéré comme un EDMS. Ce n'est que si ce serveur centralisé est capable de gérer des documents à partir du point de la création par cycle de vie complet du document pourrait-il être considéré comme tel.
Le fait est que la grande majorité des applications dites "Document Management" logiciels sont loin d'un véritable système de gestion de documentation électronique (GED). Parfois, matériel informatique (à savoir, copieurs, scanners et les imprimantes multifonctions, imprimantes multifonctions aka), qui prétendent avoir un EDMS intégré dans leur tort, peut être interprétée comme une EDMS. Copieurs souvent ont des méthodes pour stocker et récupérer des documents et pourrait avoir un rôle au sein d'une GED, mais il est rare qu'une machine de copie ont la capacité de servir de document de référentiel centralisé pour toute votre organisation.
La clé de la compréhension d'une EDMS implique comprendre ce qu'est un DM n'est pas. EDMS implique tous les aspects de la capture, l'indexation, l'accès, la récupération, le flux de travail, la distribution, le stockage et la rétention, que ce soit dans un référentiel centralisé, site Web ou une combinaison des deux.
souvent la gestion des documents ne décrit que lorsque le stockage et la récupération des documents d'une organisation sont. Gardez à l'esprit que l'EDMS est capable de surveiller et maintenir la documentation dans son format natif, y compris les fichiers MS Office, fichiers audio, fichiers vidéo et une foule d'autres formats de fichier.
Une Electronic Document Management System est capable d'effectuer de nombreuses tâches, notamment:
Authentification o - Un EDMS fournit des méthodes pour confirmer l'authenticité d'un utilisateur particulier l'exploitation forestière sur le système d'accès aux documents dans le référentiel de la société.
Capture o - Le EDMS peut capturer des documents par voie électronique à balayage ou en appuyant sur les fichiers numériques en un ou plusieurs référentiels en même temps dans leur format natif (s).
Indexation o - Le EDMS peut être configuré manuellement pour effectuer une tâche connue sous le nom "d'indexation" de manière un ou plusieurs documents sont classés et poussé dans l'emplacement correct dans un référentiel.
o Workflow - Dans la plupart des entreprises, certains documents passer par plusieurs endroits avant que les fichiers sont approuvés. Le EDMS peut établir et de gérer les règles de routage de documents et de fournir une feuille de route de l'endroit où un document est dans le processus de workflow.
o Extraction - Comment les documents sont récupérés et par qui sont des considérations importantes lorsque vous utilisez un système de Geide. respect HIPPA et Sarbanes Oxley peut avoir un impact sur les documents doivent être stockés et récupérés dans du référentiel.
o stockage (archivage) - Un EDMS a également un ou plusieurs référentiels dans lesquels les documents sont stockés en interne sur un serveur centralisé (qu'il s'agisse d'un serveur de stockage ou un serveur Web) ou à l'extérieur en utilisant un fournisseur de services tiers.
reprise après sinistre o - Le EDMS sert comme la principale méthode pour récupérer des documents dans le cas d'une catastrophe en milieu de travail. Avec toutes ces fonctionnalités contenues dans l'EDMS, il devient facile de comprendre combien de fois un simple système de gestion documentaire ne fonctionne pas comme un système de Gestion Electronique de Documents (GED).
Habituellement, DM est disponible sous la forme d'une application logicielle qui gère et entretient des documents sur les postes de travail et serveurs. Les exemples pourraient être les applications que les dossiers étiquette et de créer l'illusion d'une EDMS à part entière. D'autres systèmes de DM peut se spécialisent dans le stockage des images pour votre entreprise. Bien sûr, une GED permet de gérer pratiquement tous les documents, indépendamment de leur format de fichier. Alors, comment votre entreprise s'y prendre pour créer un EDMS?
Voici une méthode en 10 étapes pour le développement et la mise en œuvre EDMS:
1) Organiser une rencontre avec des spécialistes de la gestion et le document à votre entreprise. Lors de cette réunion, donner des exemples de documents spécifiques et formats souhaités dans lesquelles ces documents doivent être gérés et souligner à quel point la gestion de ces documents concerne tous les ministères au sein de l'organisation.
2) Développer les exigences EDMS. En utilisant l'information provenant de la première réunion, de dresser une liste de deux exigences matérielles et logicielles pour l'EDMS tous les aspects du traitement du document et la récupération. Si nécessaire, consulter un spécialiste pour aider à établir des calendriers de conservation qui sont en conformité avec tous les statuts juridiques de la réglementation.
3) Faire une évaluation de la façon dont le processus EDMS serait fonction de votre entreprise, y compris la capture de documents, indexation, workflow, de distribution, les calendriers de conservation de stockage et de la structure du dossier désiré. Soyez sûr de considérer tous les matériels, logiciels et formation des intervenants à chaque étape.
4) Examiner les besoins matériels et logiciels avec votre fournisseur. Aussi les inclure sur la façon dont le processus serait EDMS effectuer dans votre entreprise. Ils ont des idées sur la façon de gagner un maximum d'efficacité dans la mise en œuvre de votre système de Geide.
5) Faire une évaluation de la topologie de stockage actuelle de votre entreprise, y compris les droits d'accès, protocoles de sécurité, les exigences du Ministère et la façon dont les documents sont actuellement stockés. Cela aidera votre entreprise en œuvre de l'EDMS nouvelle fois qu'il est prêt à être mis en œuvre. Partager ces résultats avec votre équipe de direction et des spécialistes de telle sorte que le document une fois de plus, tout le monde est sur la même page - cette fois avec quels sont les changements à venir et comment le nouveau système va fonctionner.
6) Créer un plan de mise en œuvre de bout en bout. Maintenant que l'équipe de direction sait ce qui est nécessaire et comprend comment le nouveau système fonctionnera, déterminer comment le système sera mis en œuvre de la manière la plus efficace. Documenter un plan est essentiel à la réussite de votre déploiement EDMS. Prenez le temps de créer (ou d'adapter) un dessin Visio de ce que l'EDMS ressemble.
7) Mettre en œuvre le système de Geide. Etaler la EDMS, idéalement avec un groupe sélectionné d'utilisateurs et un stockage centralisé. En déployant l'EDMS sein d'un ministère ou à un bureau unique, votre équipe de se familiariser avec elle avant de la mettre en œuvre dans toute l'entreprise.
8) tester à fond le système de Geide, de la capture par le biais de workflow pour le stockage et la récupération. Si cela est configuré avec un serveur dédié, un test complet peut être effectué avec seulement des perturbations minimes à des opérations commerciales.
9) Prendre le temps de bien former les employés sur les méthodes propres à capturer, indexer, d'accès, de récupérer et stocker des documents dans et hors du référentiel.
10) suivi par la recherche de voies et moyens d'améliorer en permanence votre système de Geide. Historiquement, comme vous vous familiariserez avec les caractéristiques EDMS, votre personnel va chercher des moyens de l'améliorer.
En suivant ces étapes, votre entreprise peut introduire une EDMS solide, capable de bien plus que les caractéristiques de base de la plupart des applications de gestion de documents.
Assurez-vous de consulter des experts dans le domaine EDMS pour vous aider à développer l'EDMS que votre entreprise envisage. Des professionnels chevronnés peuvent fournir une opinion objective à ce que les ministères différents de votre entreprise nécessite une mise en œuvre réussie.
Une fois l'EDMS est en place, votre entreprise aura un véritable système qui gère, surveille et contrôle l'accès à tous les documents de l'entreprise à partir du moment où ils sont capturés et poussé dans le référentiel. Avec des sauvegardes appropriées, plus jamais documents sont perdus, volés ou modifiées, à moins d'autorisation a été accordée. Un vrai EDMS peut établir la paix d'esprit ainsi que l'efficacité économiser de l'argent à votre entreprise.
Votre entreprise bénéficiera d'un système de Geide. Non seulement un tel système d'aide de votre cœur de métier des processus de flux de manière plus efficace, mais avoir un tel système permet au personnel autorisé d'accéder à pratiquement tous les documents que vous stockez. Rappelez-vous ceci: Il est important de comprendre qu'il ya une énorme différence entre une simple EDMS et Document Management (DM).
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Management-System-Planning---How-to-Go-Paperless-the-Smart-Way&id=1516242
dimanche 12 décembre 2010
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