Planification d'événements peut être un processus très compliqué. Qu'il s'agisse d'un petit séminaire pour 15 personnes, une conférence pour 4000 ou une journée de team building pour vos collègues - les mêmes étapes d'organisation d'événements entrent en jeu à chaque fois. les gestionnaires d'événements sont de plus en plus se tourner vers la technologie pour gérer tout ou partie de la planification de leur événement. Cet article examine certains des logiciels événement populaire en usage dans l'industrie et explique comment elle peut bénéficier des planificateurs d'événements et de les aider à gérer plus rentable, efficace événements.
Une fois le plan initial a été créé et vous savez ce que votre événement est et où il sera, vous avez besoin pour gérer vos délégués. Afin d'amener les gens à participer à votre événement il doit y avoir une certaine forme de promotion de l'événement ainsi que des invitations ciblées. Une fois que les gens sont au courant de votre état de cause, ils ont besoin pour être en mesure de s'inscrire à un moyen simple et gratuit d'histoires.
La technologie et les événements sont à venir ainsi que de plus en plus, permettant à certains des plus de temps zones de consommation, tels que la gestion invitation à être automatisé. En utilisant le logiciel événement signifie que les gestionnaires d'événements peuvent passer plus de temps sur la valeur ajoutée des domaines tels que la gestion de haut-parleur et relations presse.
L'un des plus populaires applications logicielles modernes événement est e-marketing, qui est l'utilisation du courrier électronique pour promouvoir vos événements. Le marketing par courriel est rapidement devenue un outil logiciel événement sophistiqué et il est maintenant une méthode valable et respectée de la promotion de votre événement et d'envoyer des invitations. Email marketing offre de nombreux avantages traditionnels, d'impression invite;
* Email invitations vous faire économiser temps et argent - Il n'ya pas de limite sur le nombre de personnes que vous pouvez envoyer l'e-invitons à et pas de frais pour inviter ou de contact. Utilisation de la «Envoyer à un ami« fonctionnalité signifie que votre invitation ne peut atteindre les personnes concernées qui ne sont pas sur votre liste de contacts.
mises à jour * Email cas liés - Les participants se confirmations d'inscription automatique. Vous pouvez même envoyer des mises à jour automatiques, des rappels, et après l'événement de suivi. Automatiser les mises à jour et des rappels vous permet d'obtenir sur des parties les plus complexes de la gestion de votre événement, en sachant que la technologie e-mail est à la recherche après vos délégués.
* Intégrer votre outil de marketing par courriel avec votre CRM ou base de données - Outils de marketing par courriel peut s'intégrer parfaitement avec vos systèmes de bureau et de progiciels CRM. Intégration avec des applications telles que Salesforce, Microsoft Office Outlook, Excel, Microsoft Dynamics et ACT signifie que vous n'avez pas de dupliquer des données ou de gérer vos listes de deux places - toutes vos données reste exactement où il est, avec l'outil de marketing par courriel intégration directement sans aucune intervention de votre part ou votre département IT.
* Obtenez des rapports instantanés - Voir qui a ouvert votre email inviter, qui a supprimé l'invitation, sans l'ouvrir, qui se sont inscrits, qui a payé et plus. Afficher les déclarations d'utilité ou d'exporter les données pour une analyse plus poussée, vous permettant d'enrichir en permanence vos invitations et des messages, pour vous aider à améliorer les résultats de chaque événement.
Courrier des outils de marketing sont aujourd'hui l'un des moyens les plus rentables et sophistiqué de la promotion de votre événement. Aucun autre logiciel vous permet de surveiller les réactions à votre invitation, envoyez mises à jour automatiques et mettre à jour votre CRM avec les informations pertinentes. Compte tenu de ces emplois de vos mains vous permet de se concentrer sur d'autres aspects de la gestion des événements, ce qui signifie que vous obtenez un processus de planification plus rationnelle et efficace, qui vous donne un ROI supérieur sur les événements que vous gérez.
Des logiciels pour gérer l'événement d'inscription en ligne Lorsque vous avez envoyé vos invitations par courrier électronique, vous devez vous assurer que les délégués peuvent s'inscrire facilement. Non seulement cela, mais comme des gestionnaires d'événements, vous devez vous assurer que vous en extraire l'information essentielle dont vous avez besoin de chaque délégué qui enregistre. Le moyen le plus efficace de gérer ce processus est de permettre aux délégués de s'inscrire en ligne via votre propre site.
Il existe de nombreux outils logiciels disponibles événement qui vous permettent de créer des formulaires personnalisés qui s'intègrent parfaitement dans votre site Web. Après avoir délégué les formulaires d'inscription sur votre propre site, plutôt que sur un tiers, représente un sentiment de confiance et une qualité de bonne réputation de vos manifestations. Vous ne voulez pas envoyer de délégués à un site tiers pour vous inscrire, car cela élimine votre site Web commercial du processus et des moyens vous manquent sur le trafic du site précieux.
Ayant formes entièrement personnalisable signifie que vous pouvez créer un processus d'inscription sur mesure pour chaque événement que vous hébergez. Certains événements peuvent nécessiter seulement un nom et les coordonnées, alors que d'autres peuvent exiger des informations spécifiques et même le paiement instantané.
Pouvez-vous prendre en ligne de paiement en utilisant votre processus événement existant? Permettant aux délégués de payer en ligne, en utilisant un système sécurisé, élimine instantanément les problèmes liés au paiement par la suite. Logiciel de paiement en ligne devrait proposer une installation qui permet à vos délégués de choisir leur méthode préférée de paiement utilisant une variété de leader des moteurs de paiement en ligne, tels que «Worldpay, Protix, payer à Google, etc Paypal, via un site Web sécurisé. Dans le même temps, de bonne réputation demandes d'enregistrement doivent fournir deux cas l'intégration chemin de votre application interne des finances; permettant le paiement & transactions de facturation à filtrer de nouveau dans votre système de comptabilité.
Intégration de votre formulaire électronique en ligne avec votre CRM et les systèmes de financement signifie que toutes les données sont saisies et tous les systèmes sont mis à jour automatiquement. Vous n'aurez plus besoin de gérer l'information délégué sur une variété de feuilles de calcul, votre CRM sera mis à jour, ce qui signifie que les dernières informations est toujours disponible pour tous ceux qui peuvent en avoir besoin.
Si vous hébergez le même événement sur une base régulière, vous pouvez configurer votre inscription en ligne en tant que modèle - tout ce que vous avez à faire c'est changer la date et il est prêt pour votre prochain événement!
Utiliser la technologie pour gérer votre planning peut vraiment vous aider à économiser temps et argent. Il existe des logiciels qui peuvent vous fournir ces outils individuellement. Alternativement, vous pouvez investir dans un «tout-en-un" type d'application qui va vous donner une entière à la fin solution logicielle de gestion d'événements. Ces solutions vous aident à gérer tous les aspects, y compris:
Intégration de sites web *: s'intégrer parfaitement à votre site Web existant sans avoir besoin de re-conception ou de re-marque,
Gestion des inscriptions *: Entièrement personnalisable formulaires de réservation en ligne en vous assurant de saisir l'information la plus pertinente de vos délégués,
Invitation * Gestion: complet, facile à utiliser l'outil intégré de gestion des invitations,
* Email Marketing: Puissant, & intégrée entièrement fonctionnel outil de marketing e-mail vous êtes en mesure d'envoyer des campagnes très ciblées de marketing par courriel à l'auditoire délégué pertinentes,
* Badge de production: Produire badges personnalisés délégué avant ou pendant l'événement avec la facilité,
* Gestion des ressources: il suffit de gérer & affecter toutes les ressources grâce à une fonction calendrier complet, vous offrant un contrôle total de tous les aspects du processus de planification d'événements,
* Traitement des paiements: Offrant une variété d'options pour permettre à vos délégués à payer en ligne en toute sécurité en toute confiance,
* Event Reporting: Déterminer le vrai retour sur investissement de votre événement peut être déterminé & gérés par des rapports d'analyse puissant suite &, qui vous permet de simplement & d'accéder rapidement à des données d'événement dans juste une question de secondes,
* Enquête & Commentaires Outils: intégré & outil automatisé de gestion des commentaires, vous permettant à l'action les possibilités de vos événements immédiatement.
Si vous prévoyez d'événements sur une base régulière, vous ne pouvez plus ignorer les avantages des logiciels événement. Que vous choisissiez d'automatiser une partie seulement du processus, ou utiliser les avantages d'un logiciel de gestion d'événements complet, c'est à vous. De toute façon, rien que la technologie peut supprimer certains des processus manuels, vous vous engagerez dans la planification d'un événement, des résultats d'un processus de planification d'événements plus rationnelle et efficace, vous donnant une plus rentable et de qualité supérieure événement final.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Using-Event-Software-to-Manage-High-Quality-Events&id=3327256
dimanche 12 décembre 2010
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