Systèmes de gestion documentaire

Les documents sont une partie intégrante de tout processus d'affaires et de jouer un rôle essentiel dans le fonctionnement de toute organisation. Ils sont un moyen essentiel de la communication organisationnelle, une composante importante de la mémoire organisationnelle et de jouer un rôle important dans l'amélioration du processus d'affaires.

Les sociétés commerciales et d'autres organisations générer des milliards de pages de documents papier chaque année. Pour cette raison, ils ont besoin d'un système efficace de gestion de document qui peut faciliter le dépôt systématique, le stockage, la sécurisation et la récupération d'informations. Pour certaines organisations comme les compagnies d'assurance, les avocats et les consultants, un système efficace de gestion de document signifie un meilleur service et les perspectives d'affaires plus élevé.

Un système de gestion de documents peut gérer des documents en utilisant un logiciel informatique. Il comprend également la gestion des fichiers audio et vidéo, des graphiques, des photographies, des télécopies et des courriels. C'est le processus d'organisation, le stockage, la sécurisation, la classification et la recherche de l'information basée sur des documents et fichiers multimédia. Depuis l'idéal d'un environnement de bureau sans papier n'a pas pu être atteint, les systèmes de gestion de documents doivent également s'adapter n efficacement aux exigences des diverses industries dans le stockage, la récupération et l'échange d'information avec du papier ainsi que des documents électroniques.

systèmes de gestion de documents impliquent, document de capture en utilisant des scanners et la reconnaissance optique de caractères pour convertir les documents papier en données numériques, l'installation de logiciels de gestion de documents pour la création et l'organisation des documents et de gestion de bases de données et de gestion de workflow pour la transmission systématique d'informations.

systèmes de gestion de documents facilitent le stockage à long terme des documents. Ils permettent l'archivage numérique, c'est, de classer et stocker des documents, qui sont actuellement nécessaires, et ceux qui sont devenus désuets. Partage de l'information sous forme de texte, des graphiques et multimédia est pratique par un accès facile par Internet ou via l'intranet de l'entreprise, en fonction des besoins d'un individu et une priorité. Un système de gestion documentaire permet l'indexation systématique des documents, ce qui rend plus facile pour l'utilisateur d'identifier et de localiser le document requis sur demande. Il réduit également le nombre d'heures-homme nécessaires pour gérer les documents.

Un système de gestion de bon document est au cœur de la gestion efficace des documents, ainsi que dans l'amélioration de la communication et le partage d'informations au sein de l'organisation.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Management-Systems&id=196725