Dans la plupart des organisations, Voyage et loisirs (T&E) les dépenses sont souvent négligés comme insignifiante ou inévitable. À cause de cela, ils ne viennent immédiatement à l'esprit dans le contexte des chaînes d'approvisionnement traditionnelles. Selon le groupe Aberdeen, «Employé-Voyage initié et de divertissement (T&E) peut rendre compte de un à cinq dollars opérationnelle d'une entreprise passe (avec des pourcentages encore plus élevés dans les entreprises de services)." À la suite d'un débat d'automatisation de gestion des dépenses (EMA) dans le cadre de la gestion du coût total (TCM).
le remboursement des dépenses mixtes dans les procédures manuelles, sur papier, l'application des politiques en résulte un manque dans les cycles de processus long et coûteux, sans déclaration ou la capacité d'analyse. Cependant, les temps ont changé, et les conditions économiques difficiles de ces dernières années ont obligé les organisations à réduire les dépenses et d'examiner les politiques Voyage. En conséquence, les dépenses d'affaires sont pratiquement T&E zones inexploitées pour l'automatisation des processus et des économies de coûts dans toutes les entreprises.
Les organisations du monde entier sont en réduisant les coûts directs, qui représentent 30-60% de la plupart des entreprises l'ensemble des dépenses. Employé à l'initiative des dépenses, telles que T&E contribuer jusqu'à 20% de ces coûts. Toutefois, les systèmes traditionnels de gestion des dépenses beaucoup de temps, de main-d'œuvre, et l'absence d'un mécanisme d'application de la politique. Elles exigent également des effectifs importants, y compris les gestionnaires et le personnel comptable.
Au cours de la dernière décennie, les entreprises ont investi dans la planification des ressources d'entreprise électronique (ERP), la construction d'une infrastructure sophistiquée TCM ou de mieux gérer les coûts directs et indirects. Cependant, peu d'attention accordée à l'automatisation et l'optimisation de l'employé à l'initiative des dépenses. Selon le groupe Aberdeen, «L'EMA offre autant de possibilités, sinon plus, que l'approvisionnement électronique dans la maîtrise des coûts."
Comprendre dépenses
Plusieurs des plus grandes entreprises mondiales avec les systèmes ERP les plus sophistiqués peuvent fournir des détails tels que la quantité, la localisation exacte et le prix de la plus petite composante d'un produit dans leur chaîne d'approvisionnement des produits. Toutefois, ces systèmes ne parviennent pas à suivre la façon dont les employés passent beaucoup sur les hôtels, où ils séjournent, et / ou combien ils paient par nuit.
Selon l'enquête du groupe Aberdeen, en dépit de budgets Voyage millions de dollars et d'audit manuel de 100% de tous les rapports sur les dépenses pour la conformité aux politiques, à l'appui la plupart des entreprises des fonctions T&E pour les employés est inexistante ou négligés. Par exemple, top directeurs des ventes pourrait passer des heures chaque semaine à la préparation des formulaires de dépenses, les recettes à trouver, et d'envoyer le paquet de papier (par courrier pendant la nuit) à un gestionnaire pour approbation. Tout problème avec le rapport moyen de plusieurs séries de coups de téléphone, qui gaspille du temps employé et de l'administration. En outre, le cas échéant hors frais de politique identifiés, les gestionnaires généralement le voir avec indifférence. Selon le groupe Aberdeen, de nombreuses entreprises utilisent de remboursement des employés comme une échappatoire pour contourner le service de la comptabilité, des politiques et / ou de systèmes.
Dans l'ensemble, les rapports de dépenses d'emploi s'est avérée être un processus inefficace, frustrant et coûteux pour toutes les personnes impliquées - une zone propice à l'automatisation.
Le pouvoir de l'EMA
Comme c'est le cas avec tout processus automatisé, EMA est sur le renforcement de la collaboration, la rationalisation des processus, la maîtrise des coûts, et renforcer l'échange d'informations au sein des limites organisationnelles. EMA permet aux entreprises de se concentrer sur la ligne de fond et réduire les coûts en rapide et constante collecte de l'information charges, l'application de politiques de l'entreprise, et gagner en efficacité. L'automatisation de la gestion des dépenses n'est pas différent de toute l'automatisation des processus internes, et considéré comme un outil stratégique en médecine traditionnelle chinoise.
Outre la méthode manuelle, il existe d'autres méthodes EMA, disponibles sur le marché, y compris l'externalisation et les logiciels sous licence. Cependant, la méthode la plus rentable est de 100% Web-Based fournisseur de services applicatifs. Web-Based EMA solution cible les entreprises prestataires qui repoussent les limites de l'efficience de la chaîne d'automatisation des processus d'entreprise et de l'utilisation d'Internet. "Les sociétés qui ont adopté des solutions Web Based EMA tirent des bénéfices considérables ... et sont également préparées pour quand le marché commence à croître à nouveau, car ils peuvent faire plus avec moins d'employés A / P.
Beaucoup d'entreprises a promis que le processus de gestion des dépenses pourrait simplement être traitées à l'aide financière ou sophistiqué modules du système ERP. Toutefois, selon les analystes, de nombreuses entreprises les meilleures pratiques se sont retrouvées tourner vers le Web des fournisseurs de base pour la facilité d'utilisation et facilité d'application. Fournisseur de solutions comme iEmployee sont aborder et de résoudre les problèmes réels des entreprises, et les entreprises déployant des solutions Web-Based gagnent significative et rapide la valeur commerciale de valeur qui se traduit par des avantages commerciaux qui étaient inaccessibles avant l'avènement de la technologie Internet. A la clé de Web-based EMA:
Dans la plupart des organisations, Voyage et loisirs (T&E) les dépenses sont souvent négligés comme insignifiante ou inévitable. À cause de cela, ils ne viennent immédiatement à l'esprit dans le contexte des chaînes d'approvisionnement traditionnelles. Selon le groupe Aberdeen, «Employé-Voyage initié et de divertissement (T&E) peut rendre compte de un à cinq dollars opérationnelle d'une entreprise passe (avec des pourcentages encore plus élevés dans les entreprises de services)." À la suite d'un débat d'automatisation de gestion des dépenses (EMA) dans le cadre de la gestion du coût total (TCM).
le remboursement des dépenses mixtes dans les procédures manuelles, sur papier, l'application des politiques en résulte un manque dans les cycles de processus long et coûteux, sans déclaration ou la capacité d'analyse. Cependant, les temps ont changé, et les conditions économiques difficiles de ces dernières années ont obligé les organisations à réduire les dépenses et d'examiner les politiques Voyage. En conséquence, les dépenses d'affaires sont pratiquement T&E zones inexploitées pour l'automatisation des processus et des économies de coûts dans toutes les entreprises.
Les organisations du monde entier sont en réduisant les coûts directs, qui représentent 30-60% de la plupart des entreprises l'ensemble des dépenses. Employé à l'initiative des dépenses, telles que T&E contribuer jusqu'à 20% de ces coûts. Toutefois, les systèmes traditionnels de gestion des dépenses beaucoup de temps, de main-d'œuvre, et l'absence d'un mécanisme d'application de la politique. Elles exigent également des effectifs importants, y compris les gestionnaires et le personnel comptable.
Au cours de la dernière décennie, les entreprises ont investi dans la planification des ressources d'entreprise électronique (ERP), la construction d'une infrastructure sophistiquée TCM ou de mieux gérer les coûts directs et indirects. Cependant, peu d'attention accordée à l'automatisation et l'optimisation de l'employé à l'initiative des dépenses. Selon le groupe Aberdeen, «L'EMA offre autant de possibilités, sinon plus, que l'approvisionnement électronique dans la maîtrise des coûts."
Comprendre dépenses
Plusieurs des plus grandes entreprises mondiales avec les systèmes ERP les plus sophistiqués peuvent fournir des détails tels que la quantité, la localisation exacte et le prix de la plus petite composante d'un produit dans leur chaîne d'approvisionnement des produits. Toutefois, ces systèmes ne parviennent pas à suivre la façon dont les employés passent beaucoup sur les hôtels, où ils séjournent, et / ou combien ils paient par nuit.
Selon l'enquête du groupe Aberdeen, en dépit de budgets Voyage millions de dollars et d'audit manuel de 100% de tous les rapports sur les dépenses pour la conformité aux politiques, à l'appui la plupart des entreprises des fonctions T&E pour les employés est inexistante ou négligés. Par exemple, top directeurs des ventes pourrait passer des heures chaque semaine à la préparation des formulaires de dépenses, les recettes à trouver, et d'envoyer le paquet de papier (par courrier pendant la nuit) à un gestionnaire pour approbation. Tout problème avec le rapport moyen de plusieurs séries de coups de téléphone, qui gaspille du temps employé et de l'administration. En outre, le cas échéant hors frais de politique identifiés, les gestionnaires généralement le voir avec indifférence. Selon le groupe Aberdeen, de nombreuses entreprises utilisent de remboursement des employés comme une échappatoire pour contourner le service de la comptabilité, des politiques et / ou de systèmes.
Dans l'ensemble, les rapports de dépenses d'emploi s'est avérée être un processus inefficace, frustrant et coûteux pour toutes les personnes impliquées - une zone propice à l'automatisation.
Le pouvoir de l'EMA
Comme c'est le cas avec tout processus automatisé, EMA est sur le renforcement de la collaboration, la rationalisation des processus, la maîtrise des coûts, et renforcer l'échange d'informations au sein des limites organisationnelles. EMA permet aux entreprises de se concentrer sur la ligne de fond et réduire les coûts en rapide et constante collecte de l'information charges, l'application de politiques de l'entreprise, et gagner en efficacité. L'automatisation de la gestion des dépenses n'est pas différent de toute l'automatisation des processus internes, et considéré comme un outil stratégique en médecine traditionnelle chinoise.
Outre la méthode manuelle, il existe d'autres méthodes EMA, disponibles sur le marché, y compris l'externalisation et les logiciels sous licence. Cependant, la méthode la plus rentable est de 100% Web-Based fournisseur de services applicatifs. Web-Based EMA solution cible les entreprises prestataires qui repoussent les limites de l'efficience de la chaîne d'automatisation des processus d'entreprise et de l'utilisation d'Internet. "Les sociétés qui ont adopté des solutions Web Based EMA tirent des bénéfices considérables ... et sont également préparées pour quand le marché commence à croître à nouveau, car ils peuvent faire plus avec moins d'employés A / P.
Beaucoup d'entreprises a promis que le processus de gestion des dépenses pourrait simplement être traitées à l'aide financière ou sophistiqué modules du système ERP. Toutefois, selon les analystes, de nombreuses entreprises les meilleures pratiques se sont retrouvées tourner vers le Web des fournisseurs de base pour la facilité d'utilisation et facilité d'application. Fournisseur de solutions comme iEmployee sont aborder et de résoudre les problèmes réels des entreprises, et les entreprises déployant des solutions Web-Based gagnent significative et rapide la valeur commerciale de valeur qui se traduit par des avantages commerciaux qui étaient inaccessibles avant l'avènement de la technologie Internet. A la clé de Web-based EMA:
# Rapide à mettre en œuvre et facile à utiliser
# Pas besoin d'acheter du matériel
# Aucune exigence d'un nouveau logiciel
# Pas de support spécial nécessaire à partir de votre technologie de l'information (TI).
# Pay-per-use
# Bas coûts de démarrage,
# Rapide retour sur investissement (ROI)
Dans la partie II, nous avons:
# Fonctions de l'automatisation des frais de gestion
# Prise de décisions
# EMA rendements rapide retour sur investissement
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Concerned-with-the-Bottom-Line?-Consider-Expense-Management-Automation---Part-I&id=403733
vendredi 17 décembre 2010
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