Les avantages d'entreprise d'un processus de gestion de projet

Une gestion de projet (PM) est un processus qui encapsule une structure saine et reproductibles autour d'une série d'événements qui mènent à un projet de réalisation ou de mise en œuvre. Dans la plupart des cas, vous pourrez voir un schéma structuré qui énumère les groupes de projet de gestion des processus utilisés pour gérer un projet. J'ai eu la chance d'étudier et d'examiner de nombreux processus PM au fil des ans par le ministère de la Défense à l'Etat et les processus de gouvernement local. En outre, j'ai étudié et examiné les processus de PM dans les entreprises, les banques, les soins de santé et l'énergie nucléaire. Ce que je veux vous présenter, est le concept de processus de gestion de projet et pourquoi est-ce avantageux d'en avoir une place dans votre organisation.

Dans la plupart des cas de gestion de projet (PM) des processus réellement servir un but dans une organisation en fournissant une méthodologie de PM dans un environnement où l'on n'a pas de manière formelle. Même si une société peut avoir une SDLC (développement de systèmes de cycle de vie) documentés, sont spécifiques aux systèmes et développement d'applications et de gestion de projet non. Il convient de bien vouloir noter que les projets ne sont pas exclusifs à une direction des systèmes d'information. Il convient également de noter que tous les SDLC de refléter correctement les processus PM.

Selon le PMBOK (Project Management Body of Knowledge), «Un projet est une entreprise temporaire entrepris pour créer un produit unique, un service ou résultat. Ces temporaire et les caractéristiques uniques de déterminer si un effort particulier est un projet." Dans cet esprit, les projets peuvent exister dans de nombreux domaines de l'organisation et à plusieurs reprises qu'ils font, avec la mise en garde qu'ils ne peuvent pas être traités comme un projet en vertu des lignes directrices d'un «processus de gestion de projet." Si les projets exister sans un processus de PM à la référence, mais ils peuvent réussir, Souvent, ces projets sont gérés dans le chaos.

Le but d'un processus de PM est de fournir aux organisations et gestionnaires de projet avec une structure et un format qui est commun et reproductible, le processus de PM n'est pas spécifique à une unité d'affaires ou le service de l'entreprise. Le processus de PM doit être utilisé par tous les ministères pour des projets spécifiques pour eux ou pour des projets qui touchent toutes les unités d'affaires multiples.

Dans un diagramme de processus d'entreprise, chaque groupe de processus peut se référer à des projets liés modèles qui peuvent être remplis et utilisés pour la documentation du projet. documentation du projet général sera composé de ...

1. Le projet de Charte

2. Le Projet Objectifs du

3. Un Résumé de l'affaire

4. Analyse des parties prenantes

5. Documentation Portée du projet

6. Exigences du projet de documentation

7. Une matrice de responsabilités

8. Un plan de projet

9. Un plan de communication

10. Un plan des risques

11. Procès-verbal de réunion

12. Les rapports de situation

Ce n'est pas une liste exhaustive mais elle vous donne une idée de certains types de documents vous devez avoir un projet formel.

Passons en revue une situation où la gestion de projet n'est pas utilisé, ce sont quelques-uns des pièges? Un département des systèmes informatiques est typique dans de nombreuses organisations et donc un logiciel sera utilisé pour cet exemple. Dans ce cas, sans aucun PM procédés utilisés, vous pouvez vous attendre que le projet soit mal documentée ou, dans certains cas non documentés à tous, et très probablement dans un état de changement constant. En d'autres termes, on commence par une rencontre des utilisateurs d'affaires avec un manager et / ou développeur de l'application avec ... nous voulons la demande pour ce faire, et que le demandeur présente ce qu'ils veulent l'application de le faire. À un certain moment dans le temps les rendements demandeur et demande pour des fonctionnalités supplémentaires. Cela se note et mis à exécution. Ce cycle se poursuit jusqu'à ce que le demandeur se sent satisfait et la demande est approuvée et a déménagé dans la production.

Jusqu'à présent, dans la phase de développement, nous pouvons voir dans cet exemple que le projet n'est pas contrôlé forcer le développeur à être dans un état réactif vs proactive. Quel peut se produire la prochaine est souvent attendue, sans un processus de PM. L'application mise en production et tout à coup quelque chose ne fonctionne pas comme prévu. Cela pourrait être causé par plusieurs facteurs. Il n'a pas été entièrement testé avant sa mise en production parce qu'il n'y avait pas de documentation à la référence pour créer un script de test. Or, le demandeur est la recherche de fonctionnalités qu'ils n'ont pas demandé ou ont oublié de demander et il n'y a pas de documentation pour référence qui identifie ce qui a ou n'a pas eu lieu. Il pourrait y avoir d'autres raisons mais le résultat est le même, le découragement, mécontentement, ainsi qu'un temps et des coûts supplémentaires pour achever le projet.

Une fois de plus, dans cet exemple nous voyons les ressources du projet dans un état réactif, non contrôlée par toutes les formalités ainsi le chaos existe. La réalité de cet exemple est le fait que les ressources ne sont pas utilisées de manière efficace et que la société paiera pour ces coûts supplémentaires financièrement et émotionnellement. Croyez-moi, si la majorité des ressources de votre entreprise opère dans cet état chaotique, il aura un drain équilibre travail-vie sur eux. En outre, la qualité du produit ne sont pas gérées efficacement, donc la société finiront par payer pour cela aussi. La productivité des ressources du projet est également en jeu, et oui, il ya un coût associé à ça.

Si l'on prend cet exemple et envelopper d'un processus PM autour de lui nous nous retrouvons avec des résultats différents. Nous voudrions créer et de maintenir solide et documentée exigences du projet. exigences du projet seront utilisés pour développer vos méthodes d'essai à venir, avec les exigences de sa documentation et les informations dont vous avez besoin pour tester votre application est déjà dans vos mains. Le gestionnaire de projet pourrait commencer par la fin à l'esprit et le travail en arrière pour compléter le calendrier du projet. Avec des applications logicielles, en intégrant la structure SDLC dans le plan est bon, mais être sûr de recueillir l'utilisateur d'affaires (s) des besoins et des exigences et obtenir les dans le plan ainsi.

A ce stade, nous avons déjà amélioré le processus, de la documentation peuvent être référencés pour développer l'application et la même documentation peut être utilisé pour créer les scénarios de test. Tout à coup, on se rend compte que nous devons ajouter une fonction à la demande qui n'était pas dans la portée du projet initial, c'est là que processus entre en jeu. Ce qu'on appelle communément que le changement de contrôle, utilisés de manière efficace, une demande de modification est faite et avant il est donné suite en attente d'approbation. Une fois approuvé, ce changement est documenté dans le cadre des exigences du projet, de sorte qu'il peut être développé, mais également testé dans le processus de test d'applications. Il est également ajouté au plan de projet et suivi en conséquence. (S'il vous plaît noter que je n'ai pas entré dans la discussion des facteurs de risque ici, qui fait l'objet d'un prochain article)

PM processus en place une structure de gestion de l'information nécessaire à la réussite d'un projet. Quand je dis "réussite" Je me réfère à la triple contrainte de la gestion de projet qui sont le coût du projet, le calendrier et la portée qui s'enroulent autour de la qualité du projet. Si le résultat d'un projet n'est pas à la hauteur des objectifs de qualité, peu importe la façon dont les choses se sont, le projet pourrait être classé comme un échec.

Dans mes recherches, j'ai appris que comme une organisation met en œuvre un processus ou la méthodologie PM, il ya des associés des sociétés de réelles économies de coûts en dollars. Par exemple, le coût médian d'un projet peut être réduite jusqu'à 75% par rapport à un processus sans-papiers. Le calendrier du projet peut être réduite de près de 40%. Le temps des ressources du projet peuvent être réduits jusqu'à 75%. Ensuite, il ya la prise en compte de la qualité, le nombre de défauts peuvent être réduits de 80%. Ces coûts, économies de temps et de qualité se produire lorsqu'une organisation est preuve de diligence dans la mise en œuvre d'un processus de bonne gestion des projets. En tant qu'organisation maturité dans l'utilisation de la gestion de projet, il existe des coûts supplémentaires, économies de temps et de qualité.

Prenons un moment pour mettre les économies ci-dessus dans les chiffres réels. Les études indiquent que si vous utilisez un processus de gestion de projet, que votre demande 100.000 dollars auraient pu être développés pour 25.000 $. C'est tout à fait une économie substantielle simplement sur le budget, et vous avez 75.000 $ à dépenser sur d'autres initiatives. Si un calendrier de projet peut être réduite jusqu'à 40%, ce qui signifie que l'annexe 20 semaine de projet peut être réduite à 12 semaines. Dans cet esprit, vous avez maintenant l'argent et le temps de travailler sur d'autres initiatives. Vient ensuite l'utilisation des ressources du projet, avec des économies allant jusqu'à 75%, ce qui s'est vos ressources de 800 heures à accomplir prend aujourd'hui plus de 200 heures pour accomplir. Maintenant, vous avez plus de temps, d'argent et de ressources pour d'autres initiatives. Mais attendez, il ya plus (car cela sonne comme une infopub), le nombre de défauts est réduite de jusqu'à 80%. Ce qui peut avoir été de 20 défauts du produit finit à 4 défauts. On finit par avoir plus de temps, d'argent et de ressources avec des défauts du produit moins. Qu'est-ce qui se passe dans votre entreprise?

Nous sommes à une époque où les entreprises examinent tout particulièrement d'accroître l'efficacité des entreprises en rationalisant les processus. Les responsables sont invités à maximiser un retour sur investissement des systèmes et d'aligner les systèmes d'information avec les objectifs de l'entreprise. Afin d'accomplir efficacement ce, cadres de niveau C vers le bas les rangs pour les responsables informatiques ont besoin de comprendre comment les processus tels que la gestion de projet et d'autres, l'impact du coût global des systèmes et des applications.

En cette période économique difficile, les sociétés qui ont de solides processus PM en place (en plus d'autres processus d'affaires de son) sont capables de concentrer leurs efforts sur la maîtrise des coûts des entreprises et augmenter les bénéfices en utilisant des méthodes traditionnelles. Comparez cela à des organisations qui ont besoin de contrôler les coûts et augmenter les profits en plus d'améliorer la performance des entreprises, améliorer l'information des entreprises, améliorer la sécurité, améliorer l'efficacité et améliorer le service aux clients, fournisseurs, partenaires et employés. Les coûts opérationnels de la Société de celui-ci sera énorme par rapport à la société qui a son processus en place. Sans son processus de PM en place, tandis que les projets sont développés dans le chaos, ils peuvent être complétés par héroïsme pur. Il ya un coût à l'entreprise d'exploitation en vertu de cette méthode, ma recommandation est de faire la différence et de prendre la bonne décision.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Corporate-Advantages-of-a-Project-Management-Process&id=1960968