Soulager la douleur des collaborateurs avec des collègues pour créer et éditer des documents

Jamais essayé de créer et d'éditer un document en collaboration avec vos collègues ou votre patron? Bien que la plaisanterie norme peut être que c'est comme "l'élevage des chats», il peut être rendu beaucoup plus facile avec de simples, souvent négligé, des outils qui sont une caractéristique standard de MS Word.



La collaboration peut être facilitée par l'identification du document en tant que projet 1 et le courriel d'un membre du personnel à l'autre, permettant à chaque insérer des commentaires et répondre aux questions à l'examen.



Pour insérer un commentaire, l'examinateur choisit simplement «Outils» dans la barre de menu principal, puis clique sur "Suivi des modifications." Cela va provoquer la "revue" barre d'outils à comparaître.



Suivant l'examinateur sélectionne tout le contenu du document qui, selon eux est douteuse ou qui ont besoin d'amélioration, les points à l'observation "insert" icône de la "revue" barre d'outils et de clics. Une bulle de commentaire sera inséré dans la marge du document et l'examinateur peut conclure toute observation qu'ils souhaiteraient faire. Toutes les observations formulées par un examinateur sera dans une couleur et quand l'examinateur prochaine entrée commentaires qu'elles apparaissent dans une couleur différente. Lorsque le document est enregistré et transmis à un nouvel évaluateur, il peut apparaître dans la vue "Normal". Afin de voir les commentaires déjà fait il suffit de cliquer sur «Imprimer Layout View».



Lorsque le document arrive à l'approbateur final, cette personne sera de cliquer sur l'icône intitulée «Examen de volet" de la barre d'outils et de voir une liste des changements proposés au bas de l'écran. Il indiquera le nom de la personne proposant le changement ainsi que la date et l'heure de la demande.



Dans la plupart des cas, l'approbateur (s) se penchera sur chaque commentaire et choisir d'accepter ou de rejeter. Pour ce faire, le curseur est placé en haut du document et l'icône "suivants" est cliqué. MS Word trouverez le premier commentaire et l'examinateur peut faire l'accepter ou de rejeter la décision. Si un commentaire est rejeté, il suffit de cliquer sur le "X" rouge va supprimer le ballon et de rétablir le document dans son état initial. Si elle est acceptée, la modification est effectuée et le ballon est retiré.



Cet outil peut également garder une trace du nombre de projets créés et les changements qui ont eu lieu à chaque révision. Elle permettra également de fusionner les modifications apportées à un document qui a des commentaires distincts.



Cette caractéristique de MS Word contribuera à atténuer d'innombrables heures de discussions stériles et les détournements qui se produisent lorsque toute une équipe tente de collaborer et de créer un document.

cet article est traduisé en francais

l'origine de cet article (en anglai): http://www.articlesbase.com/team-building-articles/ease-the-pain-of-collaborating-with-coworkers-to-create-and-edit-documents-1360641.html