Le maintien du projet de loi facture papier par des petites entreprises

Dans toutes les affaires que ce soit petit ou grand compte des différents processus pour gérer le paiement de factures et les factures sont à peu près la même. Ce processus compte est de deux types: compte à payer et compte de réception. Depuis ces accords processus de compte avec des flux de trésorerie et doit donc être manipulées avec soin. Dans cette génération Y, il est plusieurs technologies comme le paiement de factures en ligne, la facturation électronique qui aide à éliminer les pénibles paperasseries. Mais pratiquement jusqu'à aujourd'hui, il a aidé, mais ne peut pas enlever le papier fully.Even travaux aujourd'hui 80% de la facture en papier viennent dans les petites entreprises », explique le rapport Aberdeen recherche du Groupe.

Gestion de l'Assaut du papier Dans le département des comptes

Différentes sociétés comme Kofax, ReadSoft, AnyDoc et Abbyy élaboré de capture de données des solutions permettant de convertir toutes les factures papier en fonction, chèques, factures et autres documents en données à envoyer à la comptabilité ou ERP. Les grandes entreprises utilisent ce logiciel pour augmenter l'efficacité du département de compte et ils ont réussi à lui. Ils ont fait des gains de production dans le département des comptes.

Mais petite entreprise ne peut pas utiliser ce logiciel. Au contraire, ils font le travail maximum manuellement. Ils utilisent des logiciels que de numériser leurs documents papier contenant des comptes. Ce n'est pas une solution rentable.

Raison pour laquelle les petites entreprises ne sont pas en utilisant des données de capture automatique de compte de logiciels
La raison la plus importante est le coût de ce logiciel est élevé. Donc petite entreprise commerciale ne peut pas le supporter. Non seulement acheter ce logiciel, mais vous devez aussi assumer le coût de:

1.. Frais de licence pour le logiciel (ou l'accès utilisateur à base du processeur en fonction)

2. Matériel de mise à niveau pour installer le logiciel

3. De formation pour vos employés

4. support et maintenance des logiciels

Ce logiciel ne peut pas être adapté à l'interface utilisée par vous. Ensuite, vous devez de nouveau pour changer l'interface en fonction du logiciel.

projet de loi facture, chèques vient de la taille et de formes différentes. documents importants comme le nom du client, l'adresse, les montants sont écrites à différents endroits dans les documents papier. Maintenant, si les documents papier contenant des notes écrites à la main, puis il peut créer des problèmes pour le logiciel car il ne peut pas analyser correctement les données. Les vendeurs encore adopté les technologies OCR et ICR dans leurs produits pour capturer les données du compte avec précision à partir des images numérisées. Il ya donc un long chemin à parcourir pour éliminer la saisie manuelle.

La solution pour les petites entreprises à améliorer leurs processus de comptes différents.

Les petites entreprises doivent utiliser des fournisseurs de délocaliser pour les processus de compte différent. Ils peuvent utiliser leur infrastructure existante pour envoyer les données en toute sécurité via Internet à large des côtes pour obtenir processus par le fournisseur offshore. Pour plus de détails, consultez Cybelink Secure BPO.

Utilisation d'un fournisseur offshore ne changera pas le processus de gestion dans le service de comptabilité de la petite entreprise. Seul le changement est pour les images numérisées seront convertis en un logiciel de comptabilité ou ERP.

Après avoir reçu les images numérisées, ci-après sont les tâches typiques réalisées par le

fournisseur offshore.

o 1. Utilisez processus automatisés et manuels pour extraire toutes les données comme le numéro de facture, date de la facture, et vérifiez le nombre à partir des images.

o 2. Matériel de mise à niveau pour installer le logiciel

o 3. Entrez les données extraites de logiciels de gestion de petits comptes

o 4. Effectuer des opérations comptables d'autres, comme la préparation des factures, paiement de factures, et de départ d'impression dans le logiciel de compte de petite entreprise.

o 5. Exporter le travail à partir du logiciel de comptabilité à un fichier.

o 6. Envoyer le fichier à la petite entreprise à l'importer dans leur logiciel de comptabilité pour vérification.

Après avoir reçu les fichiers terminés par le fournisseur offshore, les entreprises de petites entreprises peuvent importer dans leur comptabilité ou des systèmes ERP pour la vérification et à la suite de leur traitement.

Coût du document papier réduit de 50% si cette délocalisation off se fait. Les petites entreprises ont besoin pour surmonter les problèmes comme la sécurité en mer et la délocalisation des questions culturelles. Mais en gérant avec soin les entreprises de leurs fournisseurs offshore "petits peuvent avoir la réduction des coûts et l'efficacité opérationnelle dans leurs comptes à payer et les opérations des comptes débiteurs.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/637330