Les défis de gestion de contenu d'entreprise

Ayant été impliqué dans un certain nombre de gestion de contenu d'entreprise (ECM) des projets tout au long de ma carrière, de nombreux facteurs peuvent influer sur le succès ou l'échec d'une telle initiative. Souvent, les organisations de mal à évaluer leurs besoins d'affaires ou prématurément choisir un système avant de définir leurs processus. En conséquence, faire les choses ECM peut être un défi, même pour les ressources les plus illimitée technique et financière.

Grâce à la technologie, ECM fournit aux organisations un cadre pour définir les processus associés à la création, l'enrichissement / annoter, gérer et fournir du contenu à la fois les parties prenantes internes et externes. J'ai trouvé que l'ECM est venu à signifier plus d'un large éventail de technologies et de besoins des entreprises que de l'offre produits monolithiques réelle.

Mise en route

L'une des organisations défis première rencontre quand on regarde ECM est ce que la solution devrait englober. Kyle McNabb chez Forrester Research affirme que ECM englobe la gestion de documents, gestion de contenu Web, l'imagerie documentaire, la gestion des documents et la gestion des actifs numériques, et est étroitement lié à la gestion des processus de collaboration et d'affaires ("Sujet Vue d'ensemble: Enterprise Content Management" Kyle McNabb, Forrester , Mars 2008). Récemment, Tony Byrne, de CMS Watch et plusieurs analystes de l'industrie qui travaillent sur l'initiative ECM3 (Enterprise Content Management Maturity Model) ont offert à l'idée que ECM ne devrait pas couvrir la gestion de contenu Web et de "disciplines connexes édition orientée." (Citer: ecm3.org)

Mon parti pris est en fait autour de la gestion des objets de contenu pour des fins de conservation et de réutilisation dans des contextes différents. Cela comprend la livraison à l'impression, Web, mobiles, dispositifs e-reader, ainsi que le reconditionnement des objets différents contenus pour créer de nouvelles offres. Mon point de vue de l'ECM est constitué de gestion de contenu Web, gestion des actifs numériques, certains aspects de la gestion des documents, et d'autres composants de l'application multi-canal. En outre, pour les éditeurs de contenu, je crois serveur XML et les technologies de traitement linguistique peut être étroitement aligné avec une stratégie ECM. Je ne dis pas que la gestion des documents et de l'imagerie numérique ne peut pas faire partie d'une stratégie ECM - seulement que mes clients particuliers traitent généralement les besoins de l'entreprise indépendamment des besoins réels autour de la création, l'annotation / enrichir, gérer et fournir du contenu.

Processus d'abord, ensuite la technologie

Les débuts sur ECM peut être écrasante, car il ya tellement de composantes essentielles - les personnes, processus, technologie, budget, management buy-in, etc Ce que nous avons constaté que nos clients sont parfaitement satisfaits de se concentrer sur les défis spécifiques qu'ils essaient à résoudre et vous attardez pas trop sur le large éventail de moyens de ce ECM analystes de l'industrie ou les fournisseurs de logiciels. Par exemple, si un client cherche à gérer les dossiers ou documents, ils se réuniront les exigences et les cas d'utilisation de documents spécifiques à ce besoin, ce qui peut ou non inclure la gestion des actifs numériques. Ceci ne dispense pas l'entreprise de tenter de la carte de leur stratégie globale d'ECM et les technologies appropriées qui la soutiennent. Toutefois, il parle de la nécessité d'une approche progressive pour la mise en œuvre des différents domaines de l'ECM au lieu d'essayer de le mettre en œuvre tout à la fois.

Taille unique, pas de solution unique

Les commerçants et les autres dans l'industrie peut faire valoir que pour mettre en œuvre avec succès ECM vous avez besoin de s'en tenir à la demande d'un fournisseur de logiciel unique de la pile. En réalité, différents fournisseurs sont plus forts dans certains domaines - par exemple la gestion de documents, par exemple -, mais plus faible dans des domaines tels que la gestion des biens numériques ou de gestion de contenu Web. Étant donné les coûts considérables de mise en œuvre une plate-forme ECM, c'est un autre cas fort pour se concentrer sur la résolution des défis d'entreprise qui soit offrent des gains de productivité mesurables ou, dans le cas des capacités de publication multi-canal de l'ECM, nouveaux modèles de revenus.

Commencez par votre entreprise et exigences fonctionnelles

Essayez d'organiser ces exigences dans les domaines de la fonctionnalité ECM apparaît à manipuler. Ne lancez pas de suites de produits, puisque vous laisser distraire par les capacités du produit et peut-être perdre de vue vos besoins spécifiques.

Analyser de flux de travail

Les entreprises sont souvent pris en essayant de mettre en œuvre des initiatives de workflow dans ECM, qui est une entreprise louable si les flux sont bien définis et respectés. Toutefois, si vous avez des problèmes avec les processus existants, vous pouvez ré-appliquer des processus mal avec la technologie, qui fera qu'empirer les choses. En outre, si vous n'avez pas de consensus sur les flux de travail (s), vous pouvez courir dans la gestion du changement (l'utilisateur adoption) des problèmes lorsque vous passez à la phase de déploiement. Les entreprises ont souvent des flux de travail mal définis ou trop d'exceptions dans un flux de travail, et d'essayer de les capturer tous dans votre application ECM sera coûteuse et finalement pouvez créer un ensemble très confus des interfaces.

Documenter les politiques et procédures

Un autre grand défi dans une mise en oeuvre ECM est que les entreprises ne soit documenter les politiques et les procédures de document / dossiers / gestion de contenu, ou n'ont pas suffisamment de gouvernance et de contrôle sur les objets numériques. Cela peut ne pas être aussi évidente dans les implémentations ECM où les biens sont des contrats ou des dossiers des RH, mais il devient un problème majeur lorsque la mise en oeuvre ECM est actif sur digital. Dans ces sortes de mises en œuvre, il n'est pas rare de trouver de nombreux fichiers en double, ou pire, les petites variations dans les versions qui sont presque imperceptibles, mais non documenté. Le défi que j'ai trouvé est que les gens juste des trucs les anciens fichiers dans leur ECM comme ils le feraient des souvenirs vieux dans une boîte dans le grenier, ces actifs sera aussi difficile à trouver que les divers bibelots d'antan.

Comprendre les types de données

Un des plus grands défis que de nombreuses entreprises doivent surmonter est la façon de gérer des morceaux de l'information dans des formats de fichiers différents. Ces données doivent être stockées sous forme élémentaire et ses caractéristiques physiques, les entreprises et les propriétés sémantiques en quelque sorte capturé, soit automatiquement, soit par saisie manuelle des données. Si une solution ECM peut sembler vaste et complexe, il est de mon avis que les entreprises doivent penser petit et se tournent vers les objets eux-mêmes qui doivent être stockés. De cette façon, même s'il y avait faux pas dans la mise en oeuvre ECM, au moins vous vous êtes protégés à l'avenir par entreposer convenablement et en décrivant les masses des éléments de contenu.

Métadonnées et taxonomie

Un autre sujet de contestation de l'ECM est de définir, appliquer et gérer des informations descriptives sur les objets de contenu. Les entreprises sont souvent trop zélés au sujet des renseignements qu'ils aimeraient aux utilisateurs d'appliquer au contenu, et dans le processus de créer des dizaines de champs de métadonnées qui doivent être entrés avec chaque téléchargement d'un objet. Récemment, les entreprises cherchent à mettre en œuvre traitement du langage naturel (NLP) des outils qui peuvent extraire du sens à des objets de contenu textuel fondé sur les taxonomies spécialement préparés qui sont pertinentes pour l'entreprise.

Il s'agit d'une tendance prometteuse, mais la technologie est coûteuse, et je suis actuellement ne pas voir que l'adoption gamme de moteurs de text mining. Toutefois, les entreprises qui considère cela comme un problème grave et nous investissons dans la recherche afin de déterminer leur retour sur investissement vont acheter ces solutions PNL. Comme le souligne le prix descend, plus les systèmes devront PNL incorporé en tant que partie de la solution, cela va augmenter adoption.

Ne pas faire cavalier seul

Cela m'étonne toujours lorsque les entreprises choisissent de mettre en œuvre des solutions ECM par eux-mêmes. Les technologies et les flux de travail associé au document, des dossiers et la gestion des actifs numériques nécessitent une expertise technique poussée. Cependant, je peux comprendre que certaines entreprises ont gros problème est que les fournisseurs ou des consultants pourraient envoyer des ressources techniques spécialisées dans la technologie, mais pas l'expertise en la matière. C'est toujours l'un des plus grands défis où les exigences opérationnelles et fonctionnelles, les cas d'utilisation, des architectures système et des plans d'intégration sont insuffisantes.

Une façon de contourner cette difficulté est de s'assurer que vous embauchez un consultant qui n'est pas seulement expert dans la technologie, mais a également travaillé au sein de votre marché vertical (s) et comprend les défis d'affaires. Sinon, la prochaine chose mieux est d'obtenir votre experts en la matière (PME) formés à la technologie et d'embaucher un magasin de conseil technique habile pour soutenir les PME.

Adopter une approche progressive

J'ai vu les entreprises cherchent à mettre en œuvre trop de choses à la fois, ce qui est moins une question sur les ECM que sur la gestion de projet d'entreprise. Il convient de répéter ici que d'une approche progressive avec le développement 30/60/90 jour et cycles d'intégration reste le moyen le plus sûr de réaliser tout type de technologie (s). En outre, en cas de doute sur une approche, l'exécution la preuve de concept ou de tests épi est une bonne façon de tester des hypothèses techniques pour déterminer leur efficacité.

Définir la portée

Sur une base régulière me convoque en clients au niveau ministériel afin d'aider ce groupe à obtenir ce qu'ils pourrait appeler une «stratégie de contenu d'entreprise" documentés. Cependant, il devient évident qu'il s'agit d'une stratégie d'entreprise pour leurs propres besoins des ministères, et en fait, il pourrait y avoir d'autres ministères qui ont déjà technologies ECM et les pratiques en place qui ne serait pas pertinent à mon client. Je n'ai pas de réponse magique ici - je pense que la chose la plus sûre à faire est de documenter les exigences du ministère, puis allez à d'autres divisions ou les segments de l'entreprise pour voir si ce qu'ils ont mis en place peut répondre aux besoins documentés.

Bachana Joseph - Bio

Joseph Bachana est président et fondateur de la DPCI, une agence de technologie interactive qui fournit des services intégrés de gestion de contenu Web, gestion des actifs numériques, et solutions en ligne des logiciels de collaboration pour les organisations qui ont besoin de publier du contenu dans une série de canaux.

M. Bachana a commencé sa carrière dans la fin des années 1980 au New York Times dans sa technologie de production du Groupe. Il poursuit sa carrière à l'Associated Press en tant que gestionnaire des services techniques pour AdSend AP, le système de distribution numérique des annonceurs, des journaux membres de l'AP. M. Bachana a continué à être gestionnaire principal de projet au IMAGE Inc, puis Senior Account Manager chez Inacom, avant de fonder DPCI en avril 1999.

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?The-Challenges-With-Enterprise-Content-Management&id=3045071