La boîte de réception vide - Nirvana Email pour les communications des petites entreprises

Si vous lisez ceci, vous êtes probablement un propriétaire de petite entreprise ou d'un employé et vous sentez que vous avez trop de messages dans votre boîte de réception. Vous vous sentez dépassé par tout cela, et vous avez peur que la masse pure de vos communications petite entreprise pourrait avoir une incidence sur votre capacité à faire votre travail, qui n'est probablement pas centrée sur le courrier électronique, ou la productivité en cause en y répondant. Finalement, vous avez réellement besoin de faire les choses vous parlez dans vos e-mails, les choses que vous avez commencé votre petite entreprise à faire. Mais dans le même temps, il ya des choses importantes qui viennent à vous dans votre e-mail, et vous ne pouvez pas les ignorer. Il ya les commandes des clients, les demandes de soutien, les demandes de développement des affaires, les questions de vos employés, et toutes sortes d'autres tâches nécessaires. Alors, comment gérez-vous ce volume d'e-mail tout en obtenant tout le reste fait dans le temps limité que vous avez tous les jours?

Tout au long de cet article, vous allez apprendre quelques astuces de productivité email qui devrait aider à vous sentir plus en contrôle de vos communications des petites entreprises, et vous vous sentirez moins comme il ya quelque chose se cache dans votre boîte de réception qui vous embuscade plus tard quand il a parti défait depuis trop longtemps. Une grande partie de cette information sur la productivité email vient de l'David Allen "Getting Things Done" programme, Merlin Mann "Boîte de réception Zero" du système, ainsi que le livre Take Back Your Life! Utilisation de Microsoft Outlook 2007 pour s'organiser et de rester organisé. Si l'un de cet article vous donne l'espoir sur l'avenir de votre petite entreprise de communication, je vous recommande fortement ne plus lire, et il ya des liens à la fin de la présente pour vous aider à franchir les prochaines étapes sur l'accroissement de la productivité de votre e-mail.

Meilleure productivité Email correspond à la boîte de réception Treasured Zero État

Pour être honnête, si vous recevez beaucoup de courrier électronique, vous n'aurez probablement jamais arriver à un état zéro boîte de réception, mais il devrait être votre objectif. Le courrier électronique est simplement un moyen de communication qui améliore les petites entreprises. Il est le seul endroit que les gens utilisent pour essayer d'interagir avec vous. Mais vous ne pouvez pas le laisser contrôler votre vie ou votre petite entreprise. Alors, essayez de ne vérifier e-mail toutes les deux heures ou plus. Et quand vous vérifier vos courriels - assurez-vous d'avoir du temps pour donner à votre e-mail toute l'attention nécessaire. Vous ne voulez pas que votre boîte de réception pour devenir votre système de classement pour toutes vos communications des petites entreprises, les ordres, et tout le reste parce que c'est ce qui conduit à la sensation d'être débordé et hors de contrôle. Lorsque vous aurez maîtrisé votre boîte de réception (et par la suite votre productivité e-mail), vous serez en mesure de passer plus de temps à penser à la croissance de votre petite entreprise de communication qui permettent de simplifier les processus, ou de prendre les vacances avec votre famille, ou tout autre chose c'est vous havre 't eu le temps de réfléchir.

Ainsi, lorsque vous ouvrez votre boîte de réception - et vous êtes confronté à un tas de nouveaux e-mails - Que faites-vous? Tout dans votre boîte de réception devrait être quelque chose que vous n'avez pas encore décidé des mesures à prendre, et vous ne devriez avoir à lire (et processus) de chaque e-mail une fois. Vous avez besoin de "processus à zéro", ou aussi près que vous pouvez. Quel est le «traitement» dans ce contexte? Il est le "So What" pour chaque thread que vous ouvrez, où vous convertir chaque message dans une action afin d'atteindre une plus grande productivité email. Qu'est-ce que cet e-mail pour vous, et qu'est-ce que finalement vous demande? Sur la base de la réponse à cette question, vous devez effectuer l'une des quatre choses à chaque email que vous avez procédé:

1. Supprimer / archive
2. Délégué
3. Différer (à savoir le lire plus tard)
4. Ne (réponse doit prendre plus de deux minutes, mais vous avez encore besoin de le faire)

Alors, comment savez-vous pour le faire?

Prendre des mesures pour rationaliser les communications des petites entreprises

Supprimer / Archive: Si aucune action n'est définissable (ou vous avez déjà pris les mesures nécessaires sur les communications des petites entreprises que vous avez reçu), vous devez supprimer le courriel ou archive si le contenu est quelque chose que vous savez que vous devrez reportez-vous à plus tard (je les ai mis dans un "@ Archive" dans le dossier Outlook 2007, parce que conserve ce dossier au sommet de ma liste des dossiers et facile à voir plus loin). Dans tous les cas, la suppression de la grande majorité des e-mails qui ne servent pas l'avenir de manière significative augmenter votre productivité email, vous permettant de passer à d'autres tâches.

Délégué: Si il ya une action définissable que quelqu'un d'autre a besoin de prendre, déléguer l'action à quelqu'un d'autre en lui transmettant à eux et énonçant clairement ce que vous attendez d'action à prendre. Ensuite, vous devez soit supprimer ou d'archiver ce courriel, car il n'appartient plus à votre boîte de réception.

Reporter: Si l'e-mail nécessite une tâche qui doit prendre plus de deux minutes - vous avez besoin de reporter l'action (et de son électronique associée). Je fais cela en déplaçant l'e-mail dans un "@ Action" du dossier. La chose la plus importante ici est que vous vous assurez que vous obtenez les choses dans le "@ Action" dossier dans un délai raisonnable. Vous ne pouvez pas les oublier et les laisser aller annulée, ou vous cesserez de confiance, puis cesser d'utiliser, le système et être de retour là où vous avez commencé.

À faire: Si le courriel contient une action qui nécessite moins de deux minutes pour compléter - vous devez simplement aller de l'avant et faire une action et supprimer ou d'archiver les e-mail afin que vous obteniez le point sur votre assiette. Vous accumuler beaucoup de "petites victoires" de cette façon et se sentent plus productive, parce que vous allez réellement être plus productifs lorsqu'ils traitent avec vos communications aux petites entreprises. Ne vous dites pas «je vais laisser cela dans ma boîte de réception et d'obtenir un peu plus tard;« prendre les mesures immédiatement pour voir votre email augmentation de la productivité.

Un couple de conseils de productivité liés email par les gens de Squad Télécharger -

1. "Si vous n'avez pas besoin de le lire maintenant, il ne devrait pas être dans votre boîte de réception."
2. "Si vous avez déjà répondu, il ne devrait pas être dans votre boîte de réception."

Rappelez-vous, vous voulez réduire le nombre de fois que vous avez à lire le même email. Prendre une décision à ce sujet la première fois vous avez bien lu, et juste en finir. Il ne vous aide pas du tout à le laisser dans votre boîte de réception que vous avez donc de revenir et de faire la même réflexion tout recommencer. C'est un gaspillage de votre temps et une ponction sérieuse sur la productivité de votre e-mail en général.

Nous espérons que ces petits conseils communications d'entreprise ont obtenu vous avez commencé sur le chemin d'un nettoyeur boîte de réception et un nettoyant l'esprit. Le moins de choses que vous devez garder une trace de votre tête, plus vous pouvez utiliser votre tête pour penser productives, comme la façon de développer votre petite entreprise.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/3019441