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dimanche 6 février 2011

L'organisation du travail avec la «Méthode ABC»

Au cours de mes nombreuses années en tant qu'adjoint administratif, j'ai utilisé un système de gestion des tâches que j'ai appris le chemin du retour, tout en tenant un programme de diplôme bureau de l'administration au collège. La méthode ABC est une idée de gestion du temps qui consiste à déléguer le travail pour vous par ordre d'importance et de l'opportunisme.

Les tâches sont placés dans des piles étiquetées A, B et C.

     * "A" des emplois sont des tâches qui doivent être fait en ce moment. Un travail A peut être un rapport qui doit être dactylographié et formaté pour une réunion qui se déroule aujourd'hui. Votre patron peut vous demander de retirer certains fichiers qui se rapportent à une conférence téléphonique qu'il est actuellement ou vous pourriez avoir besoin de tout laisser tomber et de messagerie de certains documents à un client à travers la ville qui en a besoin dans l'heure. "A" des emplois sont urgentes et ne vous laisse pas la possibilité de les mettre de côté pour quand vous avez une minute. En fait, vous pourriez ne pas être donné en tout temps pour planifier un «A» d'emplois, car ils peuvent facilement se produire sans préavis.


     * "B" des emplois sont des tâches qui doivent être bientôt terminé, mais ne sont pas urgentes. Il pourrait être aujourd'hui, demain ou la semaine prochaine, mais le "B" des emplois ont encore un délai qui doit être atteint. Ces tâches pourraient être quoi que ce soit de remplir un rapport sur le budget hebdomadaire, de prendre des dispositions Voyage, au dépôt de documents à leur place. Vous devez être prudent, cependant, que vous ne négligez pas les "B" des emplois pour si longtemps qu'ils se heurta tout d'un coup à la "Une" pile, car ils sont maintenant urgent et nécessaire tout de suite. Vous ne voulez pas être prendre des dispositions pour votre collègue Voyage deux heures avant elle pour cause de congé quand elle vous a demandé de le faire la semaine dernière ou de passer une heure à chercher un document, vous devriez avoir déposé à titre de référence facile, mais n'a pas.


     * «C» d'emplois sont ce que j'appelle «les tâches pour un jour de pluie» ou des tâches qui peuvent être laissés jusqu'à ce que vous avez le temps de le faire. Ces tâches peuvent être n'importe quoi d'organiser les dossiers de fichiers sur votre PC pour faciliter la référence à nettoyer votre bureau à la saisie de toutes les informations recueillies à partir des cartes de visite dans le carnet d'adresse de votre ordinateur. D'habitude, j'écris mon "C" des emplois sur un bout de papier et de les mettre dans un dossier marqué «C» dans mon tiroir, de sorte que je n'oublie pas qu'ils ont éventuellement besoin de faire. Quand je reçois une dizaine de minutes de rechange au travail, j'ai ouvert mon "C" dossier et remplir le temps supplémentaire fait un travail occupé par un but.

Je prends toujours cinq minutes au début de ma journée de travail à déléguer des tâches dans le tas appropriés, notés A, B et C. Voici, par exemple, est un échantillonnage récent des travaux que j'avais à remplir et à la pile, j'ai délégué à chaque tâche:

Pay gaz, électriques et de messagerie factures.

En raison de jeudi prochain.

B Jobs

projet de rapport Transcrire # 2 à partir de bandes.

En raison d'ici la fin de la journée.

B Jobs

Edit, le format et le rapport final # 1.

En raison d'une heure.

Un emploi

carnet d'adresse patron Update.

En raison quand j'ai le temps.

C Offres d'emploi

Courrier des documents à la société XYZ.

En raison ASAP.

Un emploi

Tidy étagères dans le placard et l'étiquette de l'offre.

Aucune date d'échéance. J'aimerais qu'elle soit plus organisée.

C Offres d'emploi

En tant que chargé d'adjoint administratif (y at-il un autre type?), Je trouve que la méthode ABC m'aide à garder mon travail sur la bonne voie et me force à être organisés. Il allège la pression certainement quand je peux prendre ce qui ressemble à une énorme pile de travail et de le séparer en trois plus petits, a ordonné pieux.

Il réduit la montagne jusqu'aux contreforts peu!

cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Organizing-Work-With-the-ABC-Method&id=71077

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