Suivre le rythme avec les entreprises aujourd'hui, c'est l'organisation et la gestion de l'information efficace et efficiente. Un des meilleurs moyens est à travers l'imagerie documentaire. Imaging rend vos données disponibles par voie électronique, dans un système centralisé consultable, et vous donne un aperçu des affaires de valeur. Les organisations qui sont le train en marche pour la première fois - ou qui ont eu des expériences avec des projets d'imagerie moins-que-idéales - ne savent pas s'il convient d'adopter l'imagerie à l'interne, ou d'embaucher des services externalisés.
Lorsque vous évaluez vos besoins d'affaires, tenir compte de plusieurs facteurs fondamentaux:
- Le coût de la solution;
- La qualité d'image et de l'indexation nécessaires;
- Si vos fichiers sont principalement historiques ou active;
- Votre niveau de confiance dans le fournisseur de services d'impartition et de votre personnel en interne, et
- L'importance de démontrer la conformité aux règlements.
- Depuis les capacités inhérentes à tout logiciel, matériel, ou une solution d'impartition varient considérablement, en précisant vos besoins et attentes dans chaque domaine est vitale.
Trois options de base pour l'imagerie documentaire (et un millier de variations)
Les entreprises qui ont une connaissance du personnel informatique et un chef de projet avec une vision claire choisissent souvent des ressources internes pour leur imagerie documentaire. D'autres avec les travailleurs surchargés, d'importants fichiers archivés, ou à des budgets restrictifs peuvent choisir l'externalisation. Une troisième option peut être une bonne alternative pour les organisations qui veulent garder leurs projets d'imagerie dans la maison, mais n'ont pas les ressources humaines nécessaires: en sous-traitance des services de numérisation et d'indexation. Dans ce scénario, une entreprise investit dans l'achat de logiciels d'imagerie documentaire et de matériel d'imagerie pour répondre aux besoins à long terme, transportant du personnel de numériser et sauvegarder des fichiers d'index ou de gérer des projets à haut volume. Depuis personnel d'origine est temporaire, cela donne une réponse pratique à la question de savoir quoi faire avec le personnel ajouté, après les fichiers sont analysés et les volumes déposer afin de refléter relativement minime des besoins quotidiens.
Parfois, la meilleure solution en cause les trois: dans l'imagerie d'échange pour les dossiers actifs, sous-traitance pour les fichiers en arrière, et des services dans d'origine pour les grands projets (ou de soulager le personnel surchargé). Les variations sont nombreuses. La clé est d'être sincère au sujet de vos besoins et attentes, ainsi que le temps et les ressources de votre personnel sera en mesure de s'engager dans le projet.
Avantages de l'externalisation
Deux raisons sont les entreprises choisissent l'externalisation des coûts de propriété et d'éviter les complexes questions de ressources humaines. Bien que les solutions d'imagerie robustes aujourd'hui sont raisonnables et produire un retour rapide, les entreprises doivent encore évaluer les vendeurs et ont une solide compréhension de la technologie pour prendre des décisions éclairées au sujet des besoins d'infrastructure. En puisant dans les vendeurs qui ont déjà le logiciel, les décisions concernant l'infrastructure, la configuration logicielle et la configuration sont dans les mains de la société d'externalisation. Sous-traitants ont généralement solide, pratique, et des routines d'installation rapide, et vous pouvez commencer le processus de numérisation rapidement.
Défis à l'externalisation
Malgré ces avantages, il peut y avoir des défis, et certaines questions importantes doivent être répondu quand une entreprise estime sous-traitance. Laissées sans réponse, ils peuvent causer de graves problèmes. La plupart des défis à l'externalisation, particulièrement si l'entreprise est loin ou à l'étranger, résultant de l'incertitude quant à la confiance ou des préoccupations concernant la sécurité. Cela est particulièrement vrai si l'entreprise peut indexer des documents directement dans votre réseau. Si votre personnel n'a pas de surveiller l'activité réseau, vous pouvez être une victime inconsciente d'une atteinte à la sécurité. Si démontrer la conformité réglementaire est une préoccupation pour votre entreprise, puis sous-traitance doit être géré en étroite collaboration - de préférence par quelqu'un de votre personnel ayant des compétences informatiques solides.
Formation de l'entreprise sous-traitance sur vos procédures d'indexation et de les confier à assurer des images de haute qualité et de l'imagerie cohérente peut être difficile. Les entreprises qui sont fiers de fournir des produits et des services supérieurs doivent disposer de procédures de contrôle de qualité en place pour veiller à ce que vous recevez ce que vous attendez. Néanmoins, vous ne pouvez pas garantir que le personnel de l'entreprise sous-traitance sera constamment sur l'accessibilité des soins de qualité d'image et de l'information autant que vous. L'établissement d'un système de contrôle et d'équilibre est sage.
Un autre problème fréquemment rencontré avec l'imagerie hors site est l'impossibilité de numériser des documents à la demande de maintenir les processus opérationnels en mouvement. Documents sont généralement expédiés quelque part, qui entraîne des retards de traitement. Questions dépendent des fichiers spécifiques peuvent rester sans réponse temporairement à la suite de l'externalisation. Les coûts et les formats peuvent également causer des problèmes. Dans certains cas, des marchands font payer pour chaque image importée. Ils peuvent également modifier les noms de fichiers du format d'origine, la création d'un indésirable, une collection d'images exclusives. La situation peut être frustrant, en particulier lorsque vous ajoutez à cela la logistique de déplacement des données avant et en arrière.
Enfin, des questions peuvent se poser quant à la solidité financière de l'entreprise sous-traitance. Qu'est-ce qui va arriver à vos fichiers et données si l'entreprise fait faillite? Même si les politiques et procédures ont été établies, les fichiers de récupération et de données peuvent être difficiles. Cela est particulièrement vrai lorsque l'entreprise est l'externalisation des milliers de miles de votre entreprise, et les litiges peuvent être impliqués.
Avantages de l'imagerie à l'interne
Dans l'imagerie interne présente habituellement une solution plus viable à long terme pour les entreprises qui continueront à recevoir et à traiter le papier sur une base régulière. Par la numérisation de documents en interne, frais de livraison sont éliminés, et les processus d'affaires dépend de fichiers sont accélérées. Les documents peuvent être numérisés, indexés et disponibles presque immédiatement à la réception, permettant des délais plus courts et un meilleur service. Scans qui se traduisent par une qualité d'image douteuse ne peut être reconnue et traitée immédiatement. familiarité du personnel avec des types de l'organisation document diversité est également susceptible d'entraîner une indexation plus uniforme. Ce qui profite à tous en fin de compte la recherche des données stockées dans le système.
Dans les organisations d'importantes dossiers actifs contenant des informations sensibles, ou lorsque la démonstration de conformité aux réglementations (telles que HIPAA, Sarbanes-Oxley, ou la loi Gramm-Leach-Bliley) est essentiel, dans l'imagerie interne peut être la meilleure option. Même si la confiance peut être un problème à l'interne comme à l'extérieur, la direction a généralement un bon sens de ses employés et leur responsabilisation. En outre, l'organisation de l'administrateur peut surveiller la sécurité, en profitant de la piste de transactions électroniques fournies par un système de gestion de documents.
Défis de l'imagerie à l'interne
Les plus grands défis de l'imagerie à l'interne sont le choix des fournisseurs, des infrastructures et la maintenance du système mis en place, la gestion du changement, et. Les entreprises avec le personnel IT savvy ont généralement les connaissances et l'expérience nécessaires pour poser les bonnes questions en choisissant des fournisseurs et peut gérer des systèmes d'imagerie. Toutefois, si des intégrations complexes font partie des plans actuels ou futurs, ils peuvent avoir besoin d'assistance spécialisée. Comprendre la flexibilité de la solution et l'évolutivité est important.
Choisissez un système qui va grandir avec vous. Sélectionnez les fournisseurs qui ont les ressources disponibles pour aider à la consultation, l'installation, la formation du personnel, l'intégration et de maintenance, d'autant plus que votre entreprise se développe et que votre solution doit s'adapter.
Sommaire
Peu importe si vous choisissez d'imagerie à l'interne, l'externalisation, les projets d'origine et de services, ou une combinaison des options, vous devriez avoir du succès si vous suivez quelques principes de base. Évaluer vos besoins en imagerie à partir d'une perspective à court terme et à long terme. Monter un plan de projet détaillé et un plan d'indexation en profondeur qui a d'entrée de vos utilisateurs finaux. Soyez réaliste quant à vos ressources en personnel et de leurs capacités. Choisissez un produit stable et le personnel de confiance pour gérer votre projet. Communiquer clairement et fréquemment à chaque étape de la voie. D'imagerie qui, normalement, ne répond pas dans un de ces domaines. Avec ces principes à l'esprit, vous marcher sur le chemin du succès.
cet article est traduisé en francais
l'origine de cet article (en anglai): http://ezinearticles.com/?Document-Imaging-In-House-Vs-Outsourcing---Making-the-Right-Choice-For-Your-Business&id=3869533
samedi 12 février 2011
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